eRazmjena

Za lakše razumijevanje e-razmjene za vas smo u nastavku saželi najvažnije informacije:

1. Šta je e-razmjena?

E-razmjena (Elektronska razmjena podataka – EDI) označava svaku elektronsku razmjenu podataka, uključujući i dokumente.

EDI je standardizovana metoda prijenosa koja je uspostavljena širom svijeta od 1960. godine i omogućava međusobnu razmjenu različitih dokumenata. Zahvaljujući upotrebi standardizovanog jezika komunikacije , omogućava povezivanje različitih informacionih sistema i automatizaciju integracije u interne sisteme upravljanja.

2. Šta nam je potrebno za e-razmjenu?

Za e-razmjenu nam je potreban standardizovani jezik komunikacije. Partneri u e-razmjeni moraju koristiti zajednički jezik ili oblik, odnosno strukturu poruke.

Standardizacijom omogućavamo razmjenu poruka bez obzira na strukturu poruke koja se koristi, državu i djelatnost partnera.

Pored standardizovanog jezika komunikacije, potreban nam je i softver na drugom mjestu, koji omogućava primaocu i pošiljaocu slanje i primanje poruka i dokumenata. Tako da se e-razmjena može odvijati između njih.

UPOZORENJE eRazmjena je uključena besplatno u sve PANTHEON licence!

3. Koje su prednosti e-razmjene?

Uvođenje e-razmjene omogućava preduzeću da posluje fleksibilnije i efikasnije. Korištenjem e-razmjene postižete:

1. Automatizaciju zadataka – štampanje dokumenata, kovertiranje dokumenata, arhiviranje dokumenata u fascikle, prijem papirnih dokumenata, skeniranje, kopiranje u poslovni informacioni sistem i svi povezani manipulativni zadaci su smanjeni ili potpuno eliminisani.
2. Smanjenje vremena odgovora – Dokumenti koji se razmjenjuju elektronski razmjenjuju se putem provajdera e-rute u datom trenutku, 24/7. U PANTHEON-u, npr. za primanje e-dokumenata ili slanje e-dokumenata potrebno je samo nekoliko klikova. Ovo zamjenjuje dugotrajnu manipulaciju i obradu papira.
3. Tačnost razmijenjenih informacija – razmjena podataka je zasnovana na standardnom jeziku komunikacije. Ovo osigurava ispravnu kompjutersku interpretaciju bez obzira na nacionalnost ili djelatnost preduzeća koja djeluje kao pošiljalac ili primalac.
   Moguće tipične greške se također eliminišu uključivanjem umjetne inteligencije, koja uči sa svakim očitanim podacima i svaka naredna interpretacija je uvijek bolja. Ovako funkcioniše PANTHEON servis eKnjiženje (sistem za prepoznavanje sadržaja skeniranih računa ili dokumenata u PDF formatu, koji omogućava prikupljanje i prepoznavanje podataka iz papirnog dokumenta u e-dokument, u JSON formatu), koji je dio PANTHEON eRazmjene.
4. Smanjenje troškova – e-razmjena donosi smanjenje vremena odgovora i eliminaciju grešaka uzrokovanih ručnim radom i papirnim transakcijama. U PANTHEON-u eRazmjena kontroliše Unaprijed pripremljeni eProcesi koji izvode prethodno ručne procedure za korisnika i kreiraju odgovarajuće zadatke za njega.
5. Kontrola i sigurnost – uvođenjem e-razmjene uvodimo kontrolu nad transakcijama i razmijenjenim e-dokumentima. U PANTHEON-u se eRazmjena odvija putem eDokumentacije. Svaki razmijenjeni dokument se pri aktivaciji sigurno čuva. Također je opremljen odgovarajućim statusima, poruke i povratne informacije. To omogućava potpunu kontrolu kada je, na primjer, e-narudžba poslana, kada je isporučena, da li je dobavljač prihvatio našu narudžbu i slično.

4. Kako funkcioniše proces e-razmjene?

Osnovni proces e-razmjene može se ukratko sažeti na sljedeći način:

• Poslovni informacioni sistem kojeg koriste preduzeća (u našem slučaju PANTHEON) generiše komercijalni dokument (npr. račun) i šalje ga provajderu na e-razmjenu (provajderi e-ruta). Na primjer, na jedinstvenu platformu za elektronsku razmjenu bizBox.
• Provajder e-razmjene ili njegov softver prepoznaje vrstu dokumenta na osnovu unaprijed definisanih uvjeta, provjerava strukturu, pretvara je u standard dokumenta primaoca i prenosi putem dogovorenog protokol povezivanja do primaoca (npr. FTP, VAN, AS2 ,…) .
• Dokument se zatim prihvata putem sistema razmjene e-podataka primaoca, pretvara u strukturu koju prepoznaje informacioni sistem primaoca i na taj način omogućava integraciju i dalju obradu u poslovnim procesima.

Ali kako bismo malo bolje razumjeli sam proces e-razmjene, u nastavku ga objašnjavamo malo detaljnije:

4.1 Povezivanje između partnera

Partneri se međusobno povezuju razmjenom različitih elektronskih dokumenata. Svaki dokument predstavlja određenu aktivnost koja je dio poslovnog procesa.

Povezivanje svih sa svima povećava složenost veze, jer se problem povezivanja množi sa brojem poslovnih partnera (na slici dole lijevo).

Jedinstvena tačka razmjene (npr. jedinstvena platforma za elektronsko poslovanje bizBox) znači objedinjavanje dokumenata, puteva razmjene i procesa za sve partnere ( na slici desno).

4.2 Konverzija podataka i dokumenata

Podaci i dokumenti mogu biti u različitim formatima i strukturama.

Radi pojednostavljenja veze između partnera, e-put provajder (elektronska razmjenjivačka mreža) omogućava konverziju dokumenta u željenom formatu.

Jedan takav primjer konverzije dokumenta je standardizovani format eSLOG. Tako, npr. putem jedinstvene platforme za elektronsko poslovanje bizBox u PANTHEON-u, razmjenjuju dokumente u navedenom formatu.

4.3 Tok e-razmjene

E-razmjena, a time i odgovarajuća konverzija dokumenata i informacija vrši se putem Sandučića i odabranog provajdera e-pošte. Time se obezbjeđuje jedinstvena kontrola i pregled dokumenata i informacija koji su predmet e-razmjene.

Provajderi e-ruta su ključni faktor u razmjeni e-računa i drugih e-dokumenata. Osiguravaju sigurnu, pouzdanu i sljedivu dostavu e-dokumenata od izdavaoca do primaoca. Provajderi e-pošte su za e-dokumente u istoj ulozi kao i Pošta prilikom slanja papirnatih dokumenata.

ZZI sa platformom bizBox jedan je od podprovajdera e-rute i partner Datalaba. Preko njih se razmjenjuju e-računi, e-otpremnice, e-narudžbe sa poslovnim informacionim sistemom PANTHEON.

4.4 E-razmjena dokumenata

E-dokumente prvenstveno razmjenjujemo putem e-razmjene. E-dokument je skraćenica za elektronski dokument i vrlo općenito znači da je to dokument u elektronskom (a ne papirnom) obliku. To uključuje npr. e-dostavnice, e-narudžbe itd.

Osim dokumenata, poruke ili informacije se razmjenjuju i elektronskim putem. Provjera i automatska potvrda dokumenata također je jedan od ključnih zahtjeva u procesu e-razmjene.

Tako se potvrde dokumenata mogu razmjenjivati ​​u procesu e-razmjene; potvrda e-narudžbe, informacije o uručenju e-dokumenta ili povratnice itd.

5. Šta je eRazmjena u PANTHEON-u i kako je implementiramo?

eRazmjena je Datalab servis koji omogućava razmjenu svih vrsta elektronskih dokumenata (e-računi, e-narudžbe, e-otpremnice i sl.).

Unatoč prividnoj složenosti i možda osjećaju da je eRazmjena rješenje za veće sisteme koji su tehnološki sposobni za implementaciju, sve funkcionalnosti eRazmjene u PANTHEON-u su dostupne i za manja preduzeća i uključene su besplatno u svim PANTHEON licencama.

Za korištenje usluge eRazmjena u PANTHEON-u potrebna je njihova aktivacija i definisanje relevantnih postavki.

UPOZORENJE Sve tri funkcionalnosti: eDokumentacija , eRazmjena i eProces su uključeni besplatno u sve PANTHEON licence! Da bi se usluge eRazmjene aktivirale, potrebno ih je prethodno aktivirati.

To se odvija putem sandučića , sa uvozom i izvozom iz eDokumentacije. Cijeli proces kontroliše unaprijed pripremljeni eProces.

Jedini izuzeci ovdje su SMS poruke koje se ne šalju putem eDokumentacije.

Stvarni proces eRazmjene u PANTHEON-u je ilustrovan na slici ispod. Primjeri eRazmjene su detaljno opisani u nastavku.

6. Zakonski okvir, propisi i standardi

Sve informacije koje se odnose na sistem eRačuna u Bosni i Hercegovini, možete pronaći na stranci Ministarstvo finansija i trezora Bosne i Hercegovine.

6.1 Zakonski okvir i propisi

Sve relevantne informacije, uputstva, kao i izmjene možete naći na sajtu https://www.mft.gov.ba/. Pored toga, pogledajte i Zakon o fiskalnim sistemima, kojim se uređuju pitanja evidentiranja i kontrole prometa putem fiskalnih sistema.

6.2.1 eSLOG

Postoji veliki broj različitih standarda e-poslovanja. Jedan od njih je eSLOG standard dokumenata koji pokrivaju sve glavne procese u lancu nabavke (eSLOG obrazac za narudžbu, eSLOG obrazac za isporuku, eSLOG račun).

eSLOG dokumenti se stalno ažuriraju u skladu sa promjenama u zakonodavstvu i ustaljenim poslovnim praksama. eSLOG račun je nadograđen na verziju 2.0, koji je usklađen sa evropskim semantičkim standardom EN 16931 i omogućava prekogranično e-poslovanje između svih članica EU.

Najlakši način da zamislite eSLOG dokument je sljedeći; obično se, uz dokument u XML formatu, prilaže i njegova vizuelizacija u PDF ili drugom formatu radi lakšeg pregleda sadržaja e-dokumenta. Prije slanja, XML e-dokument treba biti opremljen kovertom koja sadrži informacije o adresiranju, slično koverti za papirni dokument. Kovertu obično priprema softver provajdera e-rute, u našem slučaju kreiran je u PANTHEON-u.

Prijenos e-dokumenta od izdavaoca do primaoca obično vrše provajderi e-rute (ili provajderi eRazmjene), koji osiguravaju pouzdanu, autentičnu i sigurnu dostavu (slično onome što Pošta pruža za papirne dokumente). Prijenos e-dokumenata putem e-pošte se ne preporučuje, jer ovaj način nije dovoljno siguran i pouzdan.

6.2.2 JSON

PANTHEON kreira i razmjenjuje e-račune ili e-dokumente također u JSON formatu. Na primjer, u komunikaciji sa online trgovinama ili se one konvertuju u e-dokument, u JSON formatu, od strane eKnjiga, uz pomoć ugrađene vještačke inteligencije.

JSON (JavaScript Object Notation) je jedan od lakših otvorenih standarda zasnovanih na tekstu dizajniranih za čitljivu razmjenu podataka. JSON je format koji polako zamjenjuje XML jer ima kraći kod koji računari lakše pišu i čitaju.

Ovo poglavlje pokriva sljedeća potpoglavlja: