eExchange

Um den eExchange leichter verständlich zu machen, sind hier die wichtigsten Informationen zusammengefasst:

1. Was ist eExchange?

eExchange (Elektronischer Datenaustausch – EDI) bedeutet jeglichen elektronischen Datenaustausch und somit auch Dokumentenaustausch.

EDI ist die standardisierte Austauschmethode, die seit 1960 weltweit eingeführt wurde und einen gegenseitigen Austausch verschiedener Dokumente ermöglicht. Dank der Nutzung der standardisierten Kommunikationsspracheverbindet es verschiedene Informationssysteme und automatisiert die Integration interner Verwaltungssysteme.

2. Was benötigen Sie, um eExchange zu nutzen?

Um eExchange zu nutzen, benötigen Sie eine standardisierte Kommunikationssprache. Die Partner im eExchange müssen ihre gemeinsame Sprache oder Form, Struktur der Nachricht verwenden.

Durch die Standardisierung ermöglichen Sie einen Nachrichtenaustausch unabhängig von der verwendeten Nachrichtenstruktur, dem Land und der Aktivität des Partners.

Zusätzlich zur standardisierten Kommunikationssprache benötigen Sie auch die Software , die es dem Sender und Empfänger ermöglicht, Nachrichten und Dokumente zu senden und zu empfangen, damit eExchange zwischen ihnen ablaufen kann.

3. Welche Vorteile bietet eExchange?

Die Implementierung von eExchange bietet einem Unternehmen flexiblere und effizientere Geschäftsprozesse. Durch die Nutzung von eExchange erreichen Sie:

1. Automatisierung von Aufgaben – das Drucken von Dokumenten, das Einlegen von Dokumenten in Umschläge, das Einfügen von Dokumenten in Ordner, das Empfangen traditioneller (Papier-)Dokumente, das Scannen, das Übertragen in ein Geschäftsinformationssystem und alle damit verbundenen Manipulationsaufgaben werden minimiert oder vollständig eliminiert.
2. Reduzierung der Reaktionszeit – elektronisch ausgetauschte Dokumente werden über den e-Routen-Anbieter in einem bestimmten Moment und rund um die Uhr ausgetauscht. In PANTHEON genügen wenige Klicks, um z. B. e-Dokumente zu empfangen oder e-Dokumente zu senden. Dies ersetzt die längere Papiermanipulation und -verarbeitung.
3. Genauigkeit der ausgetauschten Daten – der Datenaustausch erfolgt auf Basis der standardisierten Kommunikationssprache. Dies gewährleistet eine korrekte Computerinterpretation unabhängig von Nationalität oder Aktivität des Unternehmens, das die Dokumente sendet oder empfängt.
   Typische Fehler werden auch durch den Einsatz künstlicher Intelligenz eliminiert, die mit jedem gelesenen Datensatz lernt und bei jeder Nutzung eine bessere Interpretation bietet. So funktioniert der ePosting Service (System zur Erkennung von Inhalten gescannter Rechnungen oder PDF-Dokumente, das Daten aus dem traditionellen Dokument in die e-Dokument-Form im JSON-Format umwandelt) in PANTHEON, das Teil des PANTHEON eExchangeist.
4. Kostenreduzierung – eExchange bietet reduzierte Reaktionszeiten und die Eliminierung von Fehlern, die häufig bei der traditionellen und manuellen Verarbeitung von Dokumenten auftreten. In PANTHEON wird eExchange durch vorbereitete eWorkflows gesteuert, die die zuvor manuellen Prozesse für den Benutzer ausführen und entsprechende Aufgaben für ihn erstellen.
5. Kontrolle und Sicherheit – durch die Einführung von eExchange erhalten Sie Kontrolle über Transaktionen und ausgetauschte e-Dokumente. In PANTHEON läuft eExchange über eDokumentation. Jedes ausgetauschte Dokument wird dort sicher bei Aktivierunggespeichert. Es ist auch mit korrekten Status, Nachrichten und Rückmeldungen ausgestattet. Dadurch erhalten Sie vollständige Kontrolle darüber, wann eine e-Bestellung gesendet wurde, wann sie geliefert wurde, ob der Lieferant Ihre Bestellung erhalten hat usw.

4. Wie sieht der eExchange-Prozess aus?

Der grundlegende eExchange-Prozess kann wie folgt zusammengefasst werden:

• Das Geschäftsinformationssystem, das das Unternehmen verwendet (in diesem Fall PANTHEON), erstellt ein Geschäftsdokument (z. B. Rechnung) und sendet es an den eExchange-Anbieter (Netzwerkanbieter). Zum Beispiel die einheitliche eExchange-Plattform bizBox.
• Der eExchange-Anbieter oder seine Software erkennt den Dokumenttyp anhand vordefinierter Bedingungen, überprüft dessen Struktur, konvertiert ihn in den Dokumentenstandard des Empfängers und überträgt ihn über das vereinbarte Austauschprotokoll an den Empfänger (FTP, VAN, AS2 usw.).
• Das Dokument wird dann vom System des Empfängers für den Datenaustausch akzeptiert, in die Struktur umgewandelt, die das Informationssystem des Empfängers erkennt, und ermöglicht so dessen Integration und weitere Verarbeitung in Arbeitsabläufen.

Um den eExchange-Prozess besser zu verstehen, sehen Sie sich die folgende detaillierte Erklärung an:

4.1 Verbindung zwischen Partnern

Partner verbinden sich durch den Austausch verschiedener elektronischer Dokumente. Jedes Dokument stellt eine bestimmte Aktivität dar, die Teil des Geschäftsprozesses ist.

Die Verbindung jedes einzelnen Partners erhöht die Komplexität der Verbindung, da sich das Verbindungsproblem mit der Anzahl der Geschäftspartner vervielfacht (Bild unten links).

Ein Austauschpunkt (z. B. einheitliche eBusiness-Plattform bizBox) bedeutet die Vereinheitlichung von Dokumenten, Austauschwegen und Prozessen für alle Partner (Bild unten rechts).

4.2. Daten- und Dokumentenkonvertierung

Daten und Dokumente können in verschiedenen Formaten und Strukturen vorliegen.

Um die Verbindung zwischen Partnern zu vereinheitlichen, stellt der Netzwerk (eExchange-Netzwerk)-Anbieter die Konvertierung von Dokumenten in das gewünschte Format sicher.

In Slowenien ist die häufigste Konvertierung von Dokumenten in das standardisierte eSLOG Format. So werden z. B. Dokumente über die einheitliche eBusiness-Plattform bizBox in PANTHEON im angegebenen Format ausgetauscht.

4.3 eExchange-Prozess

eExchange und damit die entsprechende Konvertierung von Dokumenten und Daten erfolgt über die Mailbox und den ausgewählten EDI-Anbieter. Dies bietet eine einheitliche Kontrolle und Übersicht über Dokumente und Daten, die Gegenstand des eExchange sind.

Die EDI-Anbieter sind ein wesentlicher Bestandteil des Austauschs von e-Rechnungen und anderen e-Dokumenten. Sie sorgen für eine sichere, zuverlässige und nachvollziehbare Zustellung von e-Dokumenten vom Aussteller zum Empfänger. Netzwerkanbieter sind für e-Dokumente das, was die Post für den Versand traditioneller (Papier-)Dokumente ist (epos.si).

ZZI mit der bizBox Plattform ist daher einer der Netzwerkanbieter und Partner von Datalab. Über sie erfolgt der Austausch von e-Rechnungen, e-Lieferscheinen, e-Bestellungen mit dem Geschäftsinformationssystem PANTHEON (in Slowenien). In Kroatien ist der Anbieter MER usw.

4.4 Dokumenten-eExchange

In erster Linie werden e-Dokumente über eExchange ausgetauscht. e-Dokument steht für elektronisches Dokument und bedeutet im Allgemeinen ein Dokument in elektronischem (und nicht Papier-)Format. Dazu gehören e-Lieferscheine, e-Bestellungen usw.

Abgesehen von Dokumenten kann eExchange auch als Austauschplattform für Nachrichten oder Daten dienen. Die Überprüfung und automatische Bestätigung von Dokumenten ist ebenfalls eine der wichtigsten Anforderungen im eExchange-Prozess.

Im eExchange-Prozess können Dokumentenbestätigungen, e-Bestellbestätigungen, Daten über die Zustellung von e-Dokumenten oder Rückmeldungen usw. ausgetauscht werden.

5. Was ist eExchange in PANTHEON und wie wird es implementiert?

eExchange ist ein Datalab-Dienst, der den Austausch aller Arten von elektronischen Dokumenten (e-Rechnungen, e-Bestellungen, e-Lieferscheine usw.) ermöglicht.

Trotz der offensichtlichen Komplexität und des möglicherweise entstehenden Eindrucks, dass eExchange eine Lösung für größere Systeme ist, die technologisch in der Lage sind, es zu implementieren, sind alle eExchange-Funktionen in PANTHEON auch für kleinere Unternehmen verfügbar und in allen PANTHEON-Lizenzen kostenlos enthalten.

Um die eExchange-Dienste in PANTHEON zu nutzen, müssen sie zuerst aktiviert und erforderliche Einstellungen definiert werden.

WARNUNG Alle drei Funktionalitäten: eDokumentation , eExchange und eWorkflows sind in allen PANTHEON-Lizenzen enthalten. Bevor Sie die eExchange- und eDokumentationsdienste zum ersten Mal nutzen, müssen Sie sie aktivieren.

Dies erfolgt über die Mailboxes, mit Import und Export aus eDokumentation. Der gesamte Prozess wird durch vorbereitete eWorkflows

gesteuert. Die Ausnahme hier sind SMS- und Viber

Nachrichten, die nicht über eDokumentation gesendet werden.

Der Prozess des eExchange in PANTHEON selbst wird im folgenden Bild dargestellt, und Beispiele für eExchange werden ausführlich erklärt.

6. Gesetzgebung, Vorschriften und Standards

eExchange und e-Rechnung (und andere e-Dokumente) sind durch verschiedene Gesetze, Vorschriften und Standards geregelt.

6.1 Gesetzgebung und Vorschriften Geschäfte mit Rechnungen sind durchZDDV ( Mehrwertsteuergesetz) geregelt, und Geschäfte mit e-Rechnungen sind durch verschiedene Gesetze und Vorschriften geregelt; allgemeine Regeln des eBusiness sind im ZEPEP (Gesetz über elektronisches Geschäft und elektronische Signatur) und eIDAS
(Gesetz über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste (EU)) definiert. Die elektronische Dokumentenspeicherung ist durch ZVDAGA (Gesetz über den Schutz von Dokumenten und Archiven und Archivierungsinstitutionen) definiert. Geschäfte mit Haushaltsnutzern sind durch ZOPSPU-1A

(Gesetz über die Bereitstellung von Zahlungsdiensten für Haushaltsnutzer) geregelt.

• Nachfolgend finden Sie Links zu allen wichtigen Gesetzen und Vorschriften:

Mehrwertsteuergesetz (ZDDV-1) WARNUNG LautZDDV-1 müssen Kopien von ausgestellten und empfangenen Rechnungen zehn Jahre nach Ende des Jahres, in dem die Rechnungen ausgestellt wurden, oder 20 Jahre, wenn die Rechnungen mit Immobilien verbunden sind, aufbewahrt werden. Eine e-Rechnung muss im eSLOG-XML-Format gespeichert werden, es wird empfohlen, eine Visualisierung der Rechnung als PDF beizufügen. Abgesehen von der Rechnung selbst müssen Sie auch Daten speichern, die die Authentizität des Ursprungs und die Integrität des Inhalts garantieren. Daher ist es ratsam, verbundene Dokumente (Bestellung, Lieferschein) mit aufzubewahren. Ein Unternehmen kann die Speicherung von e-Dokumenten durch Aktivierung des eDokumentation Dienstes übernehmen. ZVDAGA

definiert auch Bedingungen, die der eHramba-Dienstanbieter erfüllen muss, um seinen Dienst zertifizieren zu lassen und somit vertrauenswürdiger für Unternehmen zu werden.

• Verbundene Gesetzgebung und Vorschriften:
• Gesetz über elektronisches Geschäft und elektronische Signatur (ZEPEP)
• Gesetz über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste (EU) (eIDAS)
• Gesetz über den Schutz von Dokumenten und Archiven und Archivierungsinstitutionen (ZVDAGA)

Gesetz über die Bereitstellung von Zahlungsdiensten für Haushaltsnutzer (ZOPSPU-1A)

6.2 Standards oder standardisierte Kommunikationssprache In Slowenien sind Standards Gegenstand desSlowenischen Nationalen eBusiness-Zentrums

, wo Sie auch die meisten Daten im Zusammenhang mit den eSLOG-Standards finden können.

Effizienter e-Dokumentenaustausch ist ohne die Verwendung einer standardisierten Kommunikationssprache oder Standardisierung nicht möglich. Mit der Standardisierung ermöglichen Sie den Nachrichtenaustausch und somit Dokumente in einem standardisierten Format (eSLOG, JSON usw.). Dadurch wird sichergestellt, dass sowohl der Sender als auch der Empfänger den Inhalt der ausgetauschten Nachrichten und Dokumente gleichermaßen verstehen.

6.2.1 eSLOG Es gibt viele verschiedene Standards für eBusiness. In Slowenien verwenden Wirtschaft und öffentliche Verwaltung hauptsächlich den eSLOG

Dokumentenstandard, der alle Hauptprozesse in der Einkaufskette abdeckt (eSLOG-Bestellung, eSLOG-Lieferschein, eSLOG-Rechnung). eSLOG-Dokumente werden ständig gemäß den Änderungen der Gesetzgebung und implementierten Geschäftspraktiken ergänzt. eSLOG Rechnung wurde im Rahmen des ROSE-Projekts 2018 auf die 2.0

Version aktualisiert. Diese Version entspricht dem europäischen semantischen Standard EN 16931 und ermöglicht internationales Geschäft innerhalb der EU. eSLOG-Dokumente können am besten wie folgt beschrieben werden; normalerweise wird neben dem XML-Dokument seinePDF-Visualisierung oder ein Dokument in einem anderen Format angehängt, um den Inhalt des e-Dokuments leichter zu überblicken. Vor dem Versand wird das XML-e-Dokument mit dem Umschlag

versehen, der Adressdaten enthält, ähnlich wie der Papierumschlag bei traditionellen Dokumenten. Der Umschlag wird normalerweise von der Software des Netzwerkanbieters vorbereitet, in diesem Fall wird er in PANTHEON erstellt. Die Übertragung eines Dokuments vom Aussteller zum Empfänger erfolgt normalerweise durch den Netzwerkanbieter

(oder eExchange-Anbieter), der eine zuverlässige, vertrauenswürdige und sichere Zustellung bietet (ähnlich wie die Post für traditionelle Dokumente). Der Versand von e-Dokumenten per E-Mail wird nicht empfohlen, da diese Methode nicht sicher und zuverlässig genug ist.

6.2.2 JSON PANTHEON erstellt und tauscht auch e-Rechnungen oder e-Dokumente im JSON Format aus. Zum Beispiel bei der Kommunikation mit Webshops oder Dokumente werden durch den ePosting

Dienst mithilfe der eingebauten künstlichen Intelligenz in JSON-e-Dokumente umgewandelt. JSON

(JavaScript Object Notation) ist einer der einfacheren offenen Standards, die auf Text basieren und für lesbaren Datenaustausch entwickelt wurden. JSON ist ein Format, das XML langsam ersetzt, da sein Code kürzer ist und sowohl einfacher zu schreiben als auch von einem Computer zu lesen ist.