Preuzimanje klasifikacija

Dokumentima, koje želimo sačuvati u eDokumentaciji, potrebno je dodijeliti odgovarajuće klasifikacije. Klasifikacije nam omogućavaju lakše razvrstavanje i veću preglednost dokumenata. Klasifikacije kreiramo i pregledavamo u Klasifikacijskom planu.

U koraku Preuzimanje klasifikacija u Čarobnjaku za instalaciju preko Web servisa prenosimo izabrane klasifikacije, ili cijeli, unaprijed pripremljeni klasifikacijski plan.

Obrazac nam omogućuje odabir unaprijed postavljenih klasifikacijskih planova prema vrsti naše tvrtke, odabir lokalizacije za pojedine zemlje ili odabir pojedinačnih klasifikacija. Nakon preuzimanja, klasifikacijski plan se može uređivati ​​i oblikovati po želji.

Čarobnjak za instalaciju pronađite u meniju Postavke I Program I Administratorska konzola u panelu Postavke I Dokumentacija.

SAVJET Pročitajte informacije o koraku Preuzimanje klasifikacija u poglavlju Preuzimanje klasifikacija. Klasifikacija se na najlakši način može zamisliti kao mapa u koju arhiviramo/ubacujemo dokumente istog tipa. Osim razvrstavanja dokumenata, klasifikacija određuje i postupanje s tim dokumentom. Dakle, određuje se u kojoj pohrani će taj dokument bit čuvan/lociran, koliko dugo će se čuvati, kada će biti predložen za automatsko uništavanje, i slično. Napredne postavke klasifikacije koje su potrebne za rad s eDokumentacijom organizirane su u Klasifikacijskom planu. Pogledajte detaljne upute u poglavlju Klasifikacijski plan.

Opis primjera Odgovorna osoba želi brzo, koristeći Čarobnjak za instalaciju, prenijeti klasifikacijski plan u šifrant poduzeća. Želi koristiti unaprijed postavljeni plan za organizaciju, na primjer d.o.o., i prilagoditi ga svojim potrebama. To čini sljedećim koracima: Izbor kriterija Način uvoza Izbor klasifikacije Prijenos u šifrant

1. Izbor kriterija

Odgovorna osoba želi prenijeti unaprijed pripremljeni klasifikacijski plan u šifrant tvrtke. U prvom koraku bira kriterije, odnosno, vrstu klasifikacijskog plana.

U Čarobnjak za instalaciju bira korak Preuzimanje klasifikacija.

U odjeljku Kriteriji u polju Grupa na padajućoj listi birate klasifikacijski plan, koji odgovara unaprijed pripremljenom Klasifikacijskom planu za d.o.o.

SAVJET Polje Kod i Opis, omogućavaju filtriranje klasifikacija prema vrsti i opisu klasifikacije. Također možete filtrirati pomoću posebnog znaka %.

2. Način uvoza

Želi prenijeti klasifikacije koje ne postoje u šifrantu i prepisati sve postojeće.

U tu svrhu, u odjeljku Način uvoza označi polje za potvrdu Dod./Promj.

Ako želi uvesti klasifikaciju za hrvatsku tvrtku, u tu svrhu u polju Za državu na padajućoj listi bira lokazilaziju HR.

Nastavlja s izborom klasifikacije.

3. Izbor klasifikacije

Među unaprijed postavljenim klasifikacijama želi odabrati klasifikacije koje zadovoljavaju potrebe poduzeća.

Klikinte na Prijenos sa servera i u cijelosti preuzimate Klasifikacijski plan za d.o.o.

Označavanjem polja za potvrdu Da/Ne za svaku poziciju, bira se klasifikacija koju želi izabrati za prijenos u šifrant.

Nastavlja s prijenosom u šifrant.

4. Prijenos u šifrant

Za prijenos izabranih klasifikacija u šifrant, klikom na Prenesite u šifrant

gumbom Potvrdi u prozoru Informacija zaključite uspješan prijenos izabranih klasifikacija u šifrant.

SAVJET Klasifikacijski plan možete pregledati u meniju Postavke I Dokumentacija I  Klasifikacijski plan.

Klikom na nAPRIJED, nastavite na korak Peuzimanje pohrane u Čarobnjaku za instalaciju.

Nazad Korak1: Dokumentacija

Naprijed Korak 3: Prijenos pohrane