Izrada novog primljenog avansa

Primljeni avans je iznos novca s kojim kupac poduzeću unaprijed plaća buduće isporuke proizvoda, roba ili usluga.

Na račun za primljeni avans unosimo sljedeće podatke:

• ident (po šifri ili nazivu),
• količinu za koju je avans primljen,
• vrijednost primljenog avansa s uključenim PDV-om,
• poreznu stopu.

U ovom poglavlju je opisana funkcija izrade novog primljenog avansa, koja se nalazi u modulu Veleprodaja.

OPIS PRIMJERA Odgovorna osoba poduzeća Tecta d.d. je od kupca IKEA d.o.o. primila bankovnu transakciju - avans, u vrijednosti od 32.345,98 EUR, koji želi evidentirati u program. Kupac je naznačio avans za 10 naručenih šatora 'Indijanac3'. To čini na sljedeći način: Otvaranje prozora Novi primljeni avans Unos podataka u zaglavlje dokumenta Unos osnovnih podataka Unos pozicija dokumenta Dodavanje napomene na dokument Ispis dokumenta

1. Otvaranje prozora Novi primljeni avans

Odgovorna osoba odabere modul Veleprodaja i podmodul Novi primljeni avans iz glavnog izbornika.

Time se automatski otvori prozor za izradu novog primljenog avansa, u koji započinje s unosom podataka.

2. Unos podataka u zaglavlje dokumenta

Odgovorna osoba prvo odredi vrstu dokumenta za primljene avanse u zaglavlju prozora. Bira između unaprijed definiranih vrsta dokumenata:

• 3700 - Primljeni avansi
• 3710 - Primljeni avansi - storno
• AI00 - Primljeni avansi - izvoz

U ovom primjeru je poduzeće primilo avans, stoga u polju Vrsta dokumenta, odgovorna osoba odabere: 3700 - Primljeni avans.

U polju Kupac, sa silaznog popisa odabere kupca koji je napravio avans. Prikažu se svi subjekti koji su uneseni u Šifrant subjekata.

SAVJET Postupak unosa novog subjekta u šifrant možete pročitati u poglavlju Izrada novog subjekta.

U ovom primjeru je kupac IKEA d.o.o..

SAVJET Subjekt možete potražiti po OIB-u i/ili imenu.

U polju Način plaćanja odabere: 2 - Bankovna transakcija.

SAVJET U bazi se nalazi unaprijed postavljeni šifrant načina plaćanja. Više o tome možete pročitati u poglavlju Načini plaćanja. U slučaju primljenog avansa s naznačenom gotovinom kao načinom plaćanja, možete postaviti odgovarajuće postavke na vrsti dokumenta u izborniku Postavke | Vrsta dokumenta - 3700 - Primljeni avans za fiskalizaciju.

3. Unos osnovnih podataka

Nakon upisa glavnih podataka u zaglavlje primljenog avansa, odgovorna osoba započinje s unosom osnovnih podataka o primljenom avansu.

Pozicionira se na karticu Osnovni podaci, koja se nalazi na desnoj strani prozora Novi primljeni avans.

SAVJET Osnovne podatke možete prikazati ili sakriti klikom na strelicu .

U prvi dio kartice unosi sljedeće podatke:

• Predviđena dostava
• Datum
• Datum PDV-a
• Poziv

Dostava robe kupcu je predviđena 20.07.2023. U polju Datum i Datum PDV-a odabere datum primitka avansa: 05.07.2023.

U polju Poziv prepiše broj koji je kupac naveo prilikom uplate.

U sljedećem dijelu kartice se nalaze podaci o odjelu i primatelju.

U ovom primjeru se avans odnosi na odjel Veleprodaja.

SAVJET Ukoliko je odjel već definiran u postavkama vrste dokumenta, polje 'Odjel' će se ispuniti s podatkom koji je ondje unesen, ali ga možete promijeniti.

Polje Primatelj se automatski ispuni sa subjektom koji je kupac. Taj se podatak može promijeniti i koristiti kao kombinacija Kupac/Primatelj.

SAVJET Klikom na gumb (Dodavanje novih subjekata) se otvori formular za brzo dodavanje novog subjekta u šifrant. Upute za unos novog subjekta možete pročitati u poglavlju Brzo dodavanje novog subjekta.

U treći dio osnovnih podataka upisuje dodatne podatke, primjerice broj narudžbe na temelju kojega je formiran avans, datum izdavanja i broj otpremnice.

U polja dokumenata može unijeti podatke o broju i datumu dvaju povezanih dokumenata.

U ovom primjeru će odgovorna osoba, u polje Primljeni avans, unijeti broj narudžbe povezanog Dokumenta 1 na temelju kojeg je formiran avans.

Unese broj 2256132 i odredi datum narudžbe 01.07.2023.

SAVJET Ako posjedujete licence LT, LX, SE, ME ili MF, nazive polja možete promijeniti u PANTHEON-u. Ako želite da ovi podaci budu obvezni, to također možete postaviti na vrsti dokumenta u PANTHEON-u.

U zadnjem dijelu kartice 'Osnovni podaci', polje Odgovorna osoba se automatski ispuni s imenom prijavljenog korisnika.

Odgovorna osoba može biti primjerice trgovački putnik koji je sklopio određeni posao, na temelju čega možemo pratiti promet po pojedinom djelatniku.

U ovom primjeru odabere voditeljicu odjela veleprodaje: Pamela Prodaja.

SAVJET Predstavljanje djelatnika poduzeća Tecta možete pročitati u poglavlju Organigram Tecta.

Polje Referent je zaključano i automatski se popunjava s korisničkim imenom osobe prijavljene u program.

Odgovorna osoba je time završila unos osnovnih podataka o avansu.

4. Unos pozicija dokumenta

Odgovorna osoba nastavlja s unosom idenata u pozicije.

Idente, odnosno proizvode, pretražuje po šifri, nazivu ili šifri dobavljača. Taj podatak može unijeti ručno ili ga odabrati sa silaznog popisa šifranta idenata.

U ovom primjeru, odgovorna osoba dodaje ident upisivanjem njegovog naziva u odgovarajuće polje. Kupac je naručio šator 'Indijanac3', stoga u polje upiše pojam 'indijanac' i odabere odgovarajući ident.

Zatim odredi količinu identa, koja u ovom primjeru iznosi 10 komada. Cijena identa se automatski prepiše iz šifranta idenata.

U polje Popust % upiše vrijednost popusta koji je dogovoren. U ovom primjeru popust iznosi 10%.

Novi element dodaje klikom na gumb (Dodaj poziciju).

Kada se ident doda na poziciju, generira se Broj dokumenta koji je u ovom primjeru 23-3700-000001.

SAVJET Broj dokumenta je sastavljen od posljednja dva broja tekuće kalendarske godine, broja vrste dokumenta i rednog broja dokumenta.

Odgovorna osoba želi dodati napomenu na poziciju, odnosno na unos identa u pozicije.

U tu svrhu klikne na ikonu čime se otvori prozor za unos napomene, u koji upiše '10% popusta zbog avansa'.

Napomenu spremi klikom na gumb Spremi, čime se ikona napomene oboji u narančastu boju.

Nastavlja s provjerom ukupne vrijednosti avansa.

5. Dodavanje napomene na dokument

Nakon unosa svih postavki, odgovorna osoba još jednom provjeri podatak o ukupnoj vrijednosti primljenog avansa, koji se nalazi na dnu prozora.

Klikom na ikonu , odgovorna osoba doda napomenu na cjelokupni dokument, koja će biti ispisana na dnu računa.

U ovom primjeru upiše napomenu: 'Plaćanje za narudžbu broj 2256132'.

U nastavku se vrši ispis dokumenta.

6. Ispis dokumenta

U alatnoj traci prozora se nalazi gumb Ispiši kojim se dokument ispisuje.

Klikom na  se prikaže silazni popis s kojega se odabire oblik ispisa.

Može birati između unaprijed postavljenih oblika ispisa:

• 23B - Račun za avans
• 24A - Račun za avans
• 2UM - Račun za avans s popustom.

U ovom primjeru, odgovorna osoba odabere oblik ispisa 2UM - Račun za avans s popustom i ispiše dokument.