OCR čitanje dokumenta i kreiranje e-računa

Račune od dobavljača možemo primati u papirnatom ili PDF obliku Papirnate dokumente možemo skenirati i uvoziti kao PDF u eDokumentaciju ili uvoziti primljene PDF dokumente koji su stigli kao prilog elektroničke pošte.

Da bismo PDF dokument pretvorili u elektronički oblik računa i na osnovu njega kreirali PANTHEON dokument prijema, pomaže nam unaprijed pripremljeni eProces Optičko čitanje (OCR) za eKnjiženje. On naime prepoznaje znakove (npr. OIB i naziv pošiljatelja, neto iznos, datum dospeća itd.) PDF računa, te ih pretvara u oblik eRačuna.

Poslovni proces pojednostavljuje unos primljenog računa u PANTHEON, budući da primljeni PDF dokument pretvara u e-račun u JSON formatu Njega zatim jednostavno kasnije uvozimo u PANTHEON.

SAVJET Pomoću podataka na e-računu koji su rezultat optičkog čitanja (OCR) postupak unosa primljenog računa je vrlo jednostavna Ujedno mogućnost za greške je tako minimalna, budući da se sistem za OCR čitanja poboljšava pomoću podataka na uvezenim računima.

U nastavku Vam opisujemo primjer korištenja poslovnog procesa koji smo upravo opisali.

Opis primjera Računovođa obrađuje primljene račune od različitih dobavljača. Želi pojednostaviti njihov unos u PANTHEON, a da ih pritom ne prekucava. U tu svrhu koristi eProces eKnjiženja za optičko čitanje (OCR) i njegovu upotrebu. To će učiniti prateći sljedeće korake: 1. Uvoz i izbor dokumenta u eDokumentaciji 2. Pokretanje eProcesa Optičko čitanje (OCR) za eKnjiženje 3. Rezultat optičkog čitanja - e-račun

UPOZORENJE PDF dokumente možemo pomoću eProcesa Optičko čitanje (OCR) za eKnjiženje pretvoriti u e-račun. Poslovni proces funkcionira samo ukoliko ste aktivirali usluge eKnjiženja i uredili odgovarajuće postavke.

1. Uvoz i izbor dokumenta u eDokumentaciji

Odgovorna osoba obrađuje primljeni račun dobavljača u PDF obliku, koji je prije toga već uvezla u eDokumentaciju

SAVJET Ukoliko dokument niste uvezli u eDokumentaciju, pročitajte poglavlje Uvoz dokumenata u eDokumentaciju

U eDokumentaciji potraži i izabere željeni dokument.

Zatim prelazi na pokretanje poslovnog procesa.

2. Pokretanje eProcesa Optičko čitanje (OCR) za eKnjiženje

U traci s alatima klikne (Čarobnjak) i s padajućeg popisa izabere opciju Optičko čitanje (OCR) za eKnjiženje.

SAVJET Da bi se prikazao poslovni proces na određenom PANTHEON obrascu, kao opcija na gumbu Čarobnjak, moramo podesiti u Obrascu za oblikovanje poslovnih procesa. Postupak možete pročitati u točki 3 poglavlja Osnovne postavke poslovnih procesa.

Poslovni proces pretvara PDF dokument u e-račun u JSON formatu.

3. Rezultat optičkog čitanja - e-račun

Nakon zaključka poslovnog procesa prima e-račun, koji je dodan na popis na panelu Datoteke.

Ime e-računa je isto kao ime PDF računa, dok je vrsta datoteke u formatu JSON.

Na panelu Metapodaci odgovorna osoba može provjeriti način čitanja PDF datoteke.

SAVJET Ukoliko na subjektu ništa nije postavljeno, zadani način će biti sažeto po poreznim stopama. Detaljna objašnjenja i prikaz čitanja pogledajte u poglavlju Postavke načina čitanja PDF dokumenata.

Odgovorna osoba vidi da je račun dobavljača ??? pročitala po načinu čitanja: sažeto po poreznim stopama odnosno vat-rate-invoice.

SAVJET Ukoliko na subjektu u Šifrantu subjekata nema izabranog načina čitanja PDF dokumenata, PANTHEON automatski čita podatke po načinu sažeto po poreznim stopama (vat-rate-invoice).

Može provjeriti i da je isti način čitanja definiran na dobavljaču u Šifrantu subjekata, te tako zaključuje proces.

SAVJET Zaključno, OCR sustav čitanja u PANTHEON-u može očitati mnogo podataka. Obično sav standardni ili obvezni sadržaj na računu. Dakle, može identificirati OIB pošiljatelja, ime pošiljatelja, neto iznos, datum valute i tako dalje. Skup podataka koje sustav vraća u obliku eRačuna ovisi o postavci optičkog skeniranja PDF dokumenata kod dobavljača, a ponekad i o kvaliteti PDF formata računa.