Uvoz s diska ili servera - Uvoz iz mapa

U eDokumentaciju možemo uvoziti sve vrste datoteka iz različitih lokacija. Jedan od načina uvoza je uvoz e-dokumenata koji su lokalno sačuvani na Vašem računalu ili e-dokumenata iz mapa (foldera) na serveru tvrtke.

Program provjerava koje datoteke nisu bile uvezene, te ih putem sandučića za razmjenu i unaprijed pripremljenog eProcesa uvozi, te ih sukladno tome klasificira.

U ovom poglavlju ćemo Vam predstaviti primjer uvoza e-pošte u eDokumentaciju. od kupaca.

UPOZORENJE Za upotrebu usluge eDokumentacijepotrebno ju je najprije aktivirati, te urediti odgovarajuće postavke.

Opis primjera U odjelu prodaje student dobiva GDPR suglasnost od kupaca. Dobiveni i isupnjeni obrasci se zatim skeniraju i spremaju u lokalnu mapu. Odgovorna osoba uvozi obrasce iz lokalne mape u eDokumentaciju. To će učiniti slijedeći ove korake:  Uvoz eProcesa Uvoz iz mape Kreiranje sandučića Uvoz iz mape i uređivanje odgovarajućih postavki Uvoz dokumenata iz mapa Pregled uvezenih dokumenata

1. Uvoz eProcesa Uvoz iz mape

Uvozom dokumenata iz mapa na Vašem računalu upravlja eProces.

Odgovorna osoba mora:

izvršiti uvoz unaprijed pripremljenog eProcesa Uvoz iz mapa. Za njega će preko Web stranice izvršiti uvoz u šifrant.

UPOZORENJE Uvoz eProcesa Uvoz iz mapa je jednokratni proces. Ukoliko ste eProces prenijeli preko Web stranice u šifrant, neće biti potrebno da ga ponovo prenosite. Ovaj korak moći ćete preskočiti.

2. Kreiranje sandučića Uvoz iz mape i uređivanje odgovarajućih postavki

Razmjena dokumenata iz lokalnih mapa u eDokumentaciju odvija se putem odgovarajućeg sandučića.

U drugom koraku moramo kreirani sandučić Uvoz iz mapa GDPR i za njega urediti odgovarajuće postavke.

• Naziv Uvoz iz mapa GDPR (naziv našeg sandučića za uvoz GDPR suglasnosti, koji smo oblikovali po želji).
• Klasifikacija: 064 - Zažtita osobnih podataka
• Sujekt: Tecta d.d.
• Postavke - Operacije (put odakle program treba uzeti dokumente na našem računalu i gdje ih treba ostaviti).

Time se postavlja put za uvoz dokumenata, koji će biti kontroliran prethodno spomenutim eProcesom Uvoz iz mapa.

SAVJET Broj Sandučića za uvoz iz mapa možete kreirati prema potrebama i želji. Preko njih iz različitih mapa na serveru ili računalu uvozite točno određene dokumente, koji zatim dobivaju i odgovarajuću klasifikaciju.

UPOZORENJE Kreiranje sandučića za Uvoz iz mape i uređivanje njegovih postavki je jednokratni proces. Ukoliko ste jednom kreirali sandučić, nije potrebno ponovno ga kreirati, te ovaj proces možete preskočiti.

3. Uvoz dokumenata iz mapa

U trećem koraku odgovorna osoba počinje s uvozom ispunjenih GDPR suglasnosti. To će učiniti putem unaprijed pripremljenog eProcesa Uvoz iz mapa.

To će učiniti tako što će obrazac Dokumenti putem menija Postavke I Dokumentacija I Dokumenti u redu s alatima kliknuti na (Uvoz/Izvoz):

S padajućeg popisa izabere opciju Uvoz iz mapa.

Program vraća informaciju o broju uvezenih dokumenata. U našem primjeru ispiše: New documents 0.

Odgovorna osoba klikne na Potvrdi, prelazi na pregled unaprijed pripremljenih dokumenata u sandučić Uvoz iz mapa.

4. Pregled uvezenih dokumenata

U zadnjem koraku odgovorna osoba želi pregledati spisak primljenih dokumenata iz lokalne mape u eDokumentaciju.

Popis dokumenata filtrira po sandučiću: Uvoz iz mapa GDPR (kao što vidite na slici ispod). Na taj način ograniči prikaz samo na dokumente iz izabranog sandučića.

Sličan postupak dodatnog filtriranja i razvrstavanja popisa dokumenata je opisan u poglavlju Pretraga u Dokumentaciji.