Crearea unui ordin de călătorie

Un ordin de călătorie este un document care permite personalului să urmărească și să dovedească călătoriile lor și să se angajeze să ramburseze cheltuielile suportate în timpul călătoriei.

SUGESTIE Puteți găsi mai multe informații despre ordinele de călătorie în manualul tehnic.

În acest capitol, vă arătăm un exemplu de creare a unui nou ordin de călătorie.

SUMARUL CAZULUI Lara Sales, s-a întors de la o întâlnire de o zi cu cumpărătorul INTERSPORT KOPER d.o.o. A călătorit cu mașina companiei, singura cheltuială suportată fiind taxa de parcare și combustibilul. Ea dorește să creeze un ordin de călătorie. Face acest lucru urmând pașii de mai jos: Crearea unui nou ordin de călătorie Introducerea datelor în antetul documentului Introducerea datelor în pozițiile documentului Salvarea ordinului de călătorie

1. Crearea unui nou ordin de călătorie

Persoana responsabilă selectează ordinele de călătorie meniul.   Aceasta deschide un document gol pentru ordinele de călătorie și un meniu derulant pentru a selecta angajatul pentru care se creează ordinul de călătorie.

Continuă introducerea datelor în antetul documentului.

2. Introducerea datelor în antetul documentului

Din lista derulantă, ea selectează angajatul pentru care creează ordinul de călătorie - pe ea însăși.

Dacă un vehicul este deja introdus pentru un angajat, datele vor fi completate automat din datele angajatului.   În exemplul nostru, angajatul selectează vehiculul din Registrul vehiculelor cu numărul de înmatriculare din lista derulantă: LJ 654 312.

Selectează statutul ordinului de călătorie, poate alege între:

• Neaprobat
• Aprobat

În exemplul nostru, selectează: Neconfirmat, deoarece ordinul de lucru nu este încă finalizat.

Ea continuă să introducă pozițiile documentului.

3. Introducerea datelor în pozițiile documentului

A vizitat partenerul KAMP INTERSPORT KOPER d.o.o..   Mai întâi, completează detaliile locației de destinație.

3.1. Alegerea unei destinații pentru călătoria de afaceri

În Adaugă nouă destinație câmp, introduce manual numele entității Camp și o selectează din listă.

NAMIG Dacă subiectul nu este încă în codul subiectelor, putem adăuga un nou subiect făcând clic pe butonul (Subiecte) adăugăm un nou subiect și se va deschide masca de ecran pentru adăugarea unui nou subiect.

La alegerea subiectului, apare o fereastră cu întrebarea despre călătorie pentru un calcul mai ușor al kilometrilor: Ce relație doriți să transferați în câmpul Kilometri?

Selectează opțiunea Întoarcere, ceea ce înseamnă că kilometrii vor fi calculați în ambele direcții.

În poziții se vor scrie datele despre locația selectată.

Persoana responsabilă corectează Data de la și Data până, la data efectivă când a fost angajată în călătoria de serviciu: 11.12.2023 și stabilește ora plecării/sosirii.

În câmpul Contor inițial se va scrie automat starea contorului înainte de începerea călătoriei.

Numărul de kilometri parcurși se scrie în câmpul Distanta, în cazul nostru: 266 km

Contor final câmpul arată starea contorului după finalizarea călătoriei.

În câmpul Kilometrul se scrie valoarea kilometrilor parcurși în euro. În cazul nostru, deoarece angajata a mers cu mașina de serviciu, kilometrul nu se calculează.

Se scrie și Scopul călătoriei: Vizita clientului pentru prezentarea noilor produse.

3.2. Introducerea datelor despre Diurnă

Pozițiile pot fi extinse pentru a arăta diurnele și alte cheltuieli, făcând clic pe săgeata din fața denumirii Diurne și cheltuieli.

NAMIG Diurna este costul mediu pe care ar trebui să-l aibă angajatul cu hrana în timpul călătoriei de serviciu. Suma diurnelor neimpozitate în Slovenia este stabilită în Regulamentul privind tratamentul fiscal al rambursărilor de cheltuieli și altor venituri din raporturile de muncă. Suma diurnelor neimpozitate în străinătate este stabilită în Regulamentul privind rambursarea cheltuielilor pentru călătorii de serviciu în străinătate.

Datele despre se completează automat:

• Diurna
• Numărul de diurne
• Valoarea diurnei
• Factor
• Valoare.

NAMIG Dacă în PANTHEON în Codul diurnelor și kilometrilor codurile diurnelor sunt introduse corect, valoarea diurnei se va calcula automat în funcție de timpul și locul călătoriei, unde se va adăuga o poziție cu diurna corectă și valoarea. Trebuie selectate manual doar mesele.

Introducerea datelor despre cheltuielile de parcare.

3.3. Introducerea datelor despre Cheltuieli

În timpul călătoriei de serviciu a plătit taxa de parcare, așa că o introduce printre Cheltuieli.

În câmpul Diurna din lista derulantă selectează: Taxa de parcare,

Introducere Sumă și Valută: 15 EUR.

Din chitanța primită pentru plata taxei de drum, transcrie Data și Ora plății: 17.08.2022 la 10:35.

Câmpul Curs este destinat conversiei în moneda națională.

Dacă nu dorește să se convertească în moneda națională, bifează comutatorul de la câmpul Nu în EUR.

Câmpul confirmat Nu se plătește arată că cheltuiala nu va fi plătită sau afișată printre cele neplătite. Totuși, cheltuiala va fi înregistrată și afișată pe suportul de cheltuieli.

Făcând clic pe butonul  (Adaugă) adaugă informația despre cheltuială în poziții.

În pasul următor, salvează ordinul de călătorie.

4. Salvarea ordinului de călătorie

Ordinul de călătorie se salvează făcând clic pe butonul din bara de instrumente Salvează.

În antetul documentului se scrie informația despre Absența angajatului ca număr total de zile și/sau ore.

Se creează Nr. ordin.

În continuare, verifică valoarea totală a ordinului de călătorie.

SUGESTIE Ordinului de călătorie creat îi putem adăuga facturi de cheltuieli și putem vizualiza harta traseului.