Terminologie eBusiness

Termen PANTHEON

Explicație

eBusiness

eBusiness este un set de servicii Datalab care susțin e-business-ul în PANTHEON. Include trei piloni principali care fac parte din PANTHEON DMS, și anume:

• eDocumentație
• eSchimb
• eFlux de lucru

eBusiness include, de asemenea, serviciul de Backup .

Pentru mai multe informații despre oferta de servicii eBusiness, vă rugăm să vizitați pagina web Datalab.

eSchimb

eSchimb este serviciul Datalab care permite schimbul tuturor tipurilor de documente electronice (e-facturi, e-comenzi, avize de expediere electronice etc.).

eDocumentație

eDocumentație este un serviciu de stocare electronică a documentelor și face parte din Sistemul de Management al Documentelor (DMS) PANTHEON.

Este un depozit central pentru TOATĂ documentația utilizată și creată în cadrul companiei, primită și schimbată cu partenerii noștri de afaceri și alte entități.

eFactură

eFactură este planul Datalab de volume închiriate pe bază de timp sau volum, care vă permite să trimiteți documente electronice prin PANTHEON.

INDICIU Citiți instrucțiunile pentru: Primirea unei e-facturi Trimiterea unei e-facturi Trimiterea unei e-facturi în străinătate

eFlux de lucru

eFlux de lucru este un set de elemente conectate (blocuri) care controlează operațiunile în PANTHEON prin funcții definite, rezultând într-o execuție mai rapidă și automatizată a sarcinilor repetitive sau a unei serii de sarcini în PANTHEON, cum ar fi Contul de TVA, Închiderea de an, etc.

ePostare

ePostare este un serviciu Datalab care rulează prin eSchimb și permite:

• captarea și recunoașterea datelor dintr-un document PDF;
• convertirea datelor identificate într-un format de e-document;

• importul e-documentului (în format JSON) în documentele primite în PANTHEON.

Serviciul este integrat cu inteligență artificială care învață la fiecare citire și atinge acuratețe la nivel uman în doar câteva secunde.

Serviciu Web

Serviciu Web este serviciul Datalab care permite utilizatorilor să descarce baze de date setate (de ex. lista țărilor și monedelor, lista unităților internaționale de măsură, scheme de clasificare etc.) și eFluxuri de lucru predefinite de pe server pentru a-și accelera munca cu PANTHEON.

Backup

Backup este serviciul Datalab care permite utilizatorilor să stocheze o copie a bazei de date pe care o folosesc pe serverul lor în Cloud.

Cloud

Cloud computing este o tehnologie care folosește servere la distanță pentru a stoca și gestiona date, la care se accesează prin internet. În loc să folosiți propria infrastructură de calcul sau centre de date, puteți închiria spațiu în cloud, care oferă și alte servicii. Astăzi, aceste servicii cloud acoperă o gamă largă de opțiuni: spațiu de stocare, conexiune la rețea, aplicații office standard, utilizarea inteligenței artificiale etc. Prin utilizarea serviciilor de cloud computing, evitați și costurile de întreținere a propriei infrastructuri.

e-Business

E-business sau afaceri electronice, denumit și e-commerce, reprezintă utilizarea tehnologiei informației în procesele de afaceri ale unei organizații.

E-business-ul se concentrează pe informatizarea lanțurilor de aprovizionare prin schimbul de informații între partenerii de afaceri. Informațiile sunt schimbate între parteneri prin canale electronice de încredere sub formă de documente electronice structurate. (epos.si/en/ebusiness)

Email

E-mail, sau în prezent de obicei simplu email, este prescurtarea de la poștă electronică, ceea ce înseamnă că este toată corespondența care circulă prin canale electronice.

eSLOG

eSLOG este standardul (sloven) pentru e-documente prin care sunt create documentele eSLOG.

Puteți citi mai multe despre standardul eSLOG pe site-ul Centru Național Sloven de eBusiness.

ATENȚIE Începând cu 1 octombrie 2020, formatul valabil este doar e-Slog 2.0.

E-factură

E-factură înseamnă factură electronică și reprezintă o factură care a fost emisă, trimisă și primită electronic. Nu contează în ce sistem a fost pregătită sau primită factura.

E-document

E-document înseamnă document electronic și, în general, se referă la un document în formă electronică (nu pe hârtie). Aceasta include, de exemplu, avize de expediere electronice, e-comenzi etc.

Traseu digital

Un traseu digital, sau e-path, așa cum este folosit direct în slovenă, este o modalitate electronică de a schimba e-documente. Furnizorii de trasee digitale sau de schimb electronic de date (EDI, vezi mai jos) sunt părți interesate cheie în schimbul de e-facturi și alte e-documente. Ei asigură livrarea sigură, securizată și trasabilă a e-documentelor de la emitent la destinatar. Pentru e-documente, furnizorul unui traseu digital are același rol ca oficiul poștal pentru documentele pe hârtie (epos.si).

În Slovenia, partenerul Datalab și unul dintre sub-furnizorii de trasee digitale este ZZI cu platforma sa bizBox . În Croația, de exemplu, este MER.

E-schimb, sau mai frecvent: EDI – Schimb Electronic de Date

E-schimb înseamnă orice schimb electronic de date și, prin urmare, schimb de documente.

Rețele pentru schimbul de documente electronice

O rețea pentru schimbul de documente electronice este o rețea interconectată de trasee digitale, reunită de furnizori EDI.

Confirmare de livrare

O confirmare de livrare este destinată să ateste primirea unui document, fără a valida conținutul. O confirmare de livrare poate fi primită ca o confirmare de primire sau confirmare a unei comenzi, a unui aviz de expediere, a unei facturi sau a unei oferte.

Documentația pe baza căreia se realizează importul/exportul de confirmări de livrare XML simple în eSLOG poate fi găsită pe site-ul Centrului Național Sloven de eBusiness.

Schemă de clasificare

O schemă de clasificare este un sistem de clasificare a documentelor care este definit de persoanele responsabile ale companiei sau derivă din sarcinile sau funcțiile, procesele de afaceri sau activitățile companiei.

Este planul de bază și cel mai important plan de alocare a materialului documentar. Acesta definește în detaliu ierarhia documentației, tipul documentației și scopul acesteia, perioada de păstrare a documentelor și modul de numerotare sau etichetare a acestora.

De exemplu, conform schemei de clasificare, facturile furnizorului de electricitate vor fi localizate cu precizie și găsite rapid ulterior. Schema stabilește în ce depozit (magazie), în ce arhivă (dulap de arhivare) din depozit și în ce clasificare (biblioraft) se află documentul.

Clasificare

Clasificare este cel mai bine înțeleasă ca un biblioraft în care sunt arhivate/introduse documente de același tip. În lumea pe hârtie, așa erau arhivate documentele – în bibliorafturi, marcate cu etichete și separate prin separatoare, sau clasificate în dosare (sub-clasificări).

Clasificarea documentelor este o structură arborescentă ierarhică ce permite sortarea și gruparea documentelor în funcție de proprietățile lor și indică grupul de documente căruia îi aparțin documentele.
De exemplu, documentația de proiect este grupată sub clasificarea »553 Proiecte« și în cadrul acesteia, mai departe, sub sub-clasificarea »5531 Documentație de proiect pentru montarea corturilor« și așa mai departe.

Pe lângă clasificarea documentelor, clasificarea determină și modul de gestionare a unui document. Ea stabilește în ce depozit va fi păstrat/stocat acest document (sigur, certificat, local), cât timp va fi păstrat, când va fi propus pentru distrugere automată etc.

Depozit

Depozit este cel mai bine înțeles ca o sală de arhivare – un depozit sau un garaj de acasă cu mai multe dulapuri.

În companii, acestea erau de obicei depozite sau camere speciale pentru arhivarea documentelor. În astfel de camere, existau munți de dosare cu documente ale companiei stivuite în numeroase dulapuri, organizate și arhivate în dosare.

În mod identic, depozitul din PANTHEON este o arhivă electronică, unde se află documentele. PANTHEON oferă în prezent trei opțiuni diferite de depozitare:

• eDocumentație
• eDocumentație certificată
• eDocumentație locală

Arhivă

O arhivă este cel mai bine înțeleasă ca un dulap dintr-un depozit.

În PANTHEON, o arhivă este disponibilă implicit, dar se pot configura arhive separate pentru diferite tipuri de documente sau pentru diferite locații, în funcție de nevoile companiei.

Documentele pot fi aranjate în arhive diferite în funcție de tipul documentației, de exemplu:

• Documentație contabilă,
• Documentație comercială,
• Documentație tehnică,
• Documentație resurse umane etc.

Alternativ, pot fi aranjate după locație/oras/unitate de afaceri, de exemplu:

• Arhiva Celje
• Arhiva Maribor

Pentru fiecare arhivă din PANTHEON, trebuie deschis un tip de document unde se ține o listă a documentelor arhivate. Fiecare document este numerotat cu notația obișnuită PANTHEON a codului anului financiar, tipului de document și numărului de ordine al anului.

Căsuță poștală

O căsuță poștală în lumea digitală este echivalentul unei căsuțe poștale normale. În căsuța poștală primiți documente care vă așteaptă și care v-au fost trimise de alții printr-o anumită rețea de transmisie, și prin ea puteți trimite documente în lume.

Fiecare canal de comunicare (email, serviciu web, rețea de transfer documente) este susținut prin propria sa căsuță poștală.

În Panoul de Administrare din PANTHEON, Căsuță poștală este un sistem de setări de care căsuța poștală și alte servicii web au nevoie pentru a se conecta la PANTHEON.

Metadate

Metadate includ toate informațiile suplimentare despre date sau etichete care descriu documentul, cum ar fi numele documentului, tipul acestuia, numele persoanei care a creat documentul, diferite marcaje temporale etc.

Metadatele sunt definite pe clasificarea documentului în Schema de Clasificare. În funcție de setări, metadatele pot fi sau nu obligatorii pentru definirea unui document. Scopul lor principal este de a facilita căutarea, filtrarea și gestionarea documentelor în documentație.

Să explicăm și mai simplu: când primiți un document, cum ar fi o factură, primiți și datele sale de bază (locul emiterii, suma, expeditorul etc.). Când factura trece prin procesul de gestionare, poate fi însoțită de așa-numitele metadate (subiect, clasificare, număr contract, centru de cost etc.). Metadatele accelerează procesul de căutare și revizuire a documentului.

Număr document (ID document)

Fiecare document este identificat printr-un număr de documentunic, care, conform notației PANTHEON, este scris sub forma anului, numărului tipului de document (eveniment de afaceri) și a numărului de ordine.

Eveniment de afaceri

Un eveniment de afaceri este un eveniment care afectează modificarea soldului activelor, datoriilor, veniturilor sau cheltuielilor. Acesta trebuie înregistrat prompt la momentul producerii. Este înregistrat în evidențele contabile și raportat în termeni contabili pentru perioadele contabile la care se referă. De exemplu, un eveniment de afaceri este achiziția de materiale, care este înregistrată în scopuri de TVA, cu postările corespunzătoare.

Document

Un document este un plic care conține atașamente. Plicul conține datele de bază ale documentului (număr document, clasificare, marcaje temporale) și metadate. Atașamentele, la rândul lor, formează orice număr de fișiere care conțin conținutul documentului.

Atașament

Un atașament este orice fișier atașat unui document. Atașamentele pot fi în diferite formate:

• E-factură în XML
• Vizualizare e-factură
• Fișier PDF
• Imagine TIF, GIF, PNG etc.
• Orice document office
• Mesaj email
• Fișier XML, JSON, SOAP etc.

Protocol de conexiune

Un protocol de conexiune permite construirea și integrarea diferitelor rețele într-un întreg logic – o internetwork.

Există diferite tipuri de protocoale:

• FTP este un protocol standard folosit pentru a transfera fișiere între gazde printr-o rețea (Internetul).
• VAN este un protocol pentru scopuri de automatizare industrială.
• A2S