Tabela e klasifikimeve
Mbi Skema e Klasifikimit formularin, të gjitha klasifikimet e krijuara ose të shkarkuara të kompanisë shfaqen.
 |
KËSHILLË
Klasifikimi është renditja dhe grupimi i dokumenteve bazuar në karakteristika të njëjta ose të ngjashme. Përveç klasifikimit dhe grupimit të dokumenteve, përcakton edhe trajtimin e dokumenteve. Përcakton në cilin magazinim do të mbahet/ndodhet ky dokument, sa gjatë do të mbahet, etj.
|
Në krye të tabelës ka një fushë përmes së cilës mund të kërkojmë klasifikimet. 
|
Fusha e hyrjes
|
Shkruani emrin ose numrin e klasifikimit që kërkoni në fushë. Programi do të na tregojë rezultatet e kërkimit me të gjitha goditjet që përmbajnë atë që keni shkruar.
|
|
 (E mëparshme)
|
Duke klikuar në butonin, programi do të na tregojë goditjen tjetër në rend nëse ka më shumë rezultate kërkimi.
|
|
 (E ardhshme)
|
Duke klikuar në butonin, nëse ka më shumë rezultate kërkimi, programi do të shfaqë rezultatin e mëparshëm në rend.
|
Tabela tregon të dhënat bazë të klasifikimit, llojin e materialit, vlefshmërinë e klasifikimit dhe personin përgjegjës të caktuar për secilin klasifikim.
Në tabelë gjejmë të dhënat e klasifikimeve të kompanisë të futura në seksionin Të dhënat bazë:
|
ID
|
Kodi alfanumerik i secilit klasifikim shfaqet në fushë.
|
|
Material
|
Fusha përmban një përshkrim ose emrin e klasifikimit individual.
|
|
Lloji i Materialit
|
Lloji i zgjedhur i materialit shfaqet në fushë. Ka tre lloje të paracaktuara:
- Material arkivor - është material dokumentar që ka rëndësi të qëndrueshme për biznesin shumë kohë pas krijimit të tij (p.sh. të dhëna regjistri, të dhëna toke …)
- Material i dokumentuar i përhershëm - janë të gjitha llojet dhe format e regjistrimeve që janë krijuar ose pranuar gjatë veprimtarisë së personave juridikë dhe fizikë, të cilat nuk konsiderohen material arkivor me ligj, por kanë periudhë ruajtjeje të përcaktuar me ligj
|
|
Procesi i punës
|
Fusha përmban informacion rreth procesit të punës që do të ekzekutohet kur një dokument klasifikohet me këtë klasifikim.
|
|
Vlefshmëria
|
Periudha e vlefshmërisë së ruajtjes e dokumenteve në klasifikimin individual futet në këtë fushë.
|
|
Periudha e Vlefshmërisë
|
Fusha përmban njësinë kohore të zgjedhur të vlefshmërisë së dokumenteve të ruajtura në një klasifikim.
|
|
Personi Përgjegjës
|
Personi përgjegjës i zgjedhur për një klasifikim të caktuar shkruhet në fushë. Ai u zgjodh në fushën Personi Përgjegjës në seksionin e Të dhënave bazë, nga lista zbritëse e regjistrit të Subjekteve - Kontakteve.
|
| Kërkueshëm |
Duke zgjedhur kutinë e kontrollit Kërkueshëm për një klasifikim, përdoruesit mund të kërkojnë përmbajtjen e dokumenteve të caktuara për atë klasifikim duke përdorur Kërkimin me Tekst të Plotë (FTS).
Kjo lejon përdoruesit të gjejnë shpejt dokumente bazuar në fjalë ose fraza që përmbahen kudo në dokument.
|
| OCR |
Duke zgjedhur kutinë e kontrollit eOCR për një klasifikim, përdoruesit mund të aktivizojnë njohjen automatike të tekstit për dokumentet e caktuara për atë klasifikim.
Formatet specifike të skedarëve mund të zgjidhen gjithashtu për secilin klasifikim. Vetëm dokumentet në formatet e zgjedhura do të përpunohen, duke lejuar përdoruesit të kontrollojnë se cilat dokumente përfshihen në përpunimin e eOCR.
|