Terminologija ePoslovanja

PANTHEON Termin

EN termin

Objašnjenje

ePoslovanje

eBusiness

ePoslovanje je skup Datalab-ovih servisa kao podrške u e-poslovanju u PANTHEON-u. Ovo uključuje tri glavna stuba koji su deo PANTHEON DMS, naime:

• eDokumentacija
• eRazmena
• eProces

U ePoslovanje je, takođe, uključena i usluga Sigurnosne kopije.

Više o ponudi servisa ePoslovanja možete pronaći na Datalab web stranici.

eRazmena

eExchange

eRazmena je Datalab-ova usluga koja omogućava razmenu svih vrsta elektronskih dokumenata (e-fakture, e-narudžbine, e-otpremnica itd).

eDokumentacija

eDocumentation

eDokumentacija je usluga elektronskog skladištenja dokumenata i deo je PANTHEON sistema dokumenata (DMS).

To je centralno skladište CELOKUPNE dokumentacije, koja se upotrebljava i nastaje unutar kompanije, nju primamo i razmenjujemo sa našim poslovnim partnerima i drugim subjektima.

eRačun

eInvoice

eRačun je Datalab-ov paket vremenski ili kvantitativno zakupljenih količina, koje omogućavaju slanje elektronskih dokumenata putem PANTHEON-a.

SAVET Pročitajte uputstva za: Prijem e-fakture Slanje e-fakture Slanje e-fakture u insostranstvo

eProces

eWorkflow

eProces je skup povezanih elemenata (blokova), koji upravljaju operacijama u PANTHEON-u preko definisanih funkcija, a čiji je rezultat brže i automatizovano izvršavanje zadataka ili skupova zadataka koji se ponavljaju u PANTHEON-u, kakvi su, na primer, Obračun PDV-a, Zaključak godine i sl.

eKnjiženje

ePosting

eKnjiženje je Datalab-ova usluga koja se odvija preko eRazmene i omogućava:

• prikupljanje i prepoznavanje podataka iz dokumenta u PDF formi,
• konvertovanje identifikovanih podataka u formu e-dokumenta i

• uvoz e-dokumenta (u JSON formatu) u PANTHEON među primljene dokumente.

Usluga ima ugrađenu veštačku inteligenciju koja uči svakim čitanjem i postiže tačnost na nivou čoveka za samo nekoliko sekundi.

Web servisi

Web Service

Web servisi su Datalab-ova usluga koja omogućava korisnicima da preuzimaju unapred pripremljene baze podataka (npr. listu država i valuta, listu međunarodnih oznaka mernih jedinica, klasifikacione planove itd) i unapred pripremljene eProcese (engl. eWorkflow), čime se ubrzava rad sa PANTHEON-om.

Sigurnosna kopija

Backup

Sigurnosna kopija je Datalab-ov servis koji omogućava korisnicima da sačuvaju kopiju baze podataka koju koriste na svom serveru, u Oblaku. (U Srbiji je to data centar u data centru Telekom Srbija).

Oblak

Cloud

Računarstvo u oblaku (Oblak) je tehnologija koja koristi udaljene servere za skladištenje i upravljanje podacima, a pristupa im se putem interneta. Umesto korišćenja lične računarske infrastrukture ili centara za podatke, možete iznajmiti prostor u oblaku koji vam, takođe, pruža i druge usluge. Danas usluge oblaka pokrivaju širok spektar mogućnosti - prostor za skladištenje podataka, mrežnu vezu, standardne kancelarijske aplikacije, upotrebu veštačke inteligencije itd. Korišćenjem usluga računarstva u oblaku izbegavate i troškove održavanja sopstvene infrastrukture.

E-poslovanje

eBusiness

E-poslovanje ili elektronsko poslovanje je upotreba informacione tehnologije pri poslovnim procesima organizacije.

E-Poslovanje je je usredsređeno na kompjuterizaciju lanaca snabdevanja razmenom informacija između poslovnih partnera. Informacije se razmenjuju među partnerima na pouzdan, elektronski način u obliku elektonski strukturisanih dokumenata.

E-pošta

Email

E-pošta je skraćenica za elektronsku poštu, dakle sva pošta, koja se razmenjuje, putuje elektronskim kanalima.

eSLOG

eSLOG je standard prema kojem se uređuju eSLOG dokumenti.

VIše o eSLOG standardu možete pročitati na web stranici Centra za ePoslovanje Slovenije.

UPOZORENJE Od 1.10.2020. važi samo eSlog 2.0.

E-faktura

e-Invoice

E-faktura je skraćenica za elektronsku fakturu i znači da je u pitanju faktura koje je izdata ili primljena u elektronskom obliku. Pritom, nije važno u kom sistemu je faktura bila pripremljena, preuzeta ili slično.

E-dokument

E-document

E-dokument je skraćenica za elektronski dokument i vrlo uopšteno označava dokument u elektronskom (a ne u papirnom) obliku. Ovo uključuje, na primer, e-otpremnice, e-narudžbine itd.

E-put

E-put je elektronski put za razmenu e-dokumenata. Provajderi e-puta su ključni akteri u razmeni e-faktura i drugih e-dokumenata. Naime, oni obezbeđuju sigurnu, pouzdanu i usaglašenu dostavu e-dokumenata od izdavaoca i primaoca. Provajderi e-puta imaju istu ulogu za e-dokumente kao Pošta prilikom slanja papirnih dokumenata (epos.si).

ZZI sa platformom bizBox je jedan od provajdera e-puteva i partner Datalab-a. Preko njih se razmenjuju e-fakture, e-otpremnice, e-narudžbine sa poslovnim informacionim sistemom PANTHEON u Sloveniji. U Hrvatskoj je to, npr. MER itd.

E-razmena

e-exchange ili češće EDI - Eletronic Data Interchange

E-razmena se odnosi na svaku elektronsku razmenu podataka, uključujući i dokumente.

Mreže za razmenu elektronskih dokumenata

Mreža za razmenu elektronskih dokumenata predstavlja mrežu e-puta, koju zajednički formiraju Provajderi e-puta.

Povratnica

Povratnica ima za cilj da potvrdi prijem dokumenta, ali ne i da potvrdi adekvatnost sadržaja. Povratnicu možemo dobiti kao potvrdu za prihvatanje narudžbine, potvrdu narudžbine, otpremnice ili fakture/predračuna.

Dokumentaciju, na kojoj se zasniva uvoz/izvoz jednostavne XML povratnice u eSLOG, možete pronaći na web stranici GZS.

Klasifikacijski plan

Classification Scheme

Klasifikacijski plan je sistem za klasifikaciju dokumenata, koji definišu odgovorna lica u kompaniji ili je izveden iz zadataka i funkcija poslovnih procesa ili aktivnosti kompanije.

To je osnovni i najvažniji plan za sređivanje dokumentarne građe. Veoma precizno definiše hijerarhiju dokumentacije, vrstu dokumentacije i njenu namenu, rok čuvanja i način numerisanja, odnosno, etiketiranje.

Prema Klasifikacijskom planu, na primer, fakture dobavljača električne energije biće precizno smeštene, a takođe ćemo ih kasnje brzo pronaći. Klasifikacijskim planom će se odrediti raspored u skladištu (magacinu), arhiva (orman) u okviru koje se čuva i u kojoj se klasifikaciji (fascikli) dokument nalazi.

Klasifikacija

Classification

Klasifikacija se na najlakše može zamisliti kao fascikla u kojoj arhiviramo/ubacujemo dokumente istog tipa. U papirnom svetu dokumenti se čuvaju u registratorima, obeležavaju se nalepnicama i odvajaju karticama, ili se klasifikuju u fascikle (potklasifikacije).

Klasifikacija dokumenata je drvenasta, hijerarhijska struktura koja omogućava sortiranje i grupisanje dokumenata prema njihovim svojstvima i ukazuje na grupu dokumenata kojoj oni pripadaju.
Tako, na primer, projektna dokumentacija je grupisana u klasifikaciju »553 Projekti« i u okviru nje, dalje, u potklasifikaciji imamo »5531 Projektna dokumentacija montaže šatora« i tako dalje.

Pored klasifikacije dokumenata, klasifikacija određuje i postupanje sa tim dokumentom. Dakle, određuje se u kom skladištu će taj dokument biti čuvan/lociran (obezbeđeno, sertifikovano, lokalno...), koliko dugo će se čuvati, kada će biti predložen za automatsko uništavanje, i sl.

Skladište

Storage

Skladište je najlakše zamisliti kao prostoriju za arhiviranje - ostavu ili kućnu garažu sa nekoliko ormarića.

U kompanijama su to ponekad bili magacini ili posebne prostorije za arhiviranje. U njima su, u ormarima, bile naslagane planine fascikli sa dokumentima kompanije, organizovane i naslagane u fasciklama.

Identično, u PANTHEON-u skladište nazivamo elektronskom arhivom u kojem se nalaze dokumenti. PANTHEON trenutno nudi tri različite opcije skladištenja:

• eDokumentacija
• Sertifikovana eDokumentacija
• Lokalna eDokumentacija

Arhiva

Archive

Arhiva se najlakše može predstaviti kao ormarić u skladištu.

U PANTHEON-u je dostupna jedna arhiva za skladištenje, ali ona može biti za različite tipove dokumenata ili se, na primer, može napraviti arhiva za različite lokacije prema potrebama kompanije.

Dokumenti se mogu organizovati u različite arhive, u zavisnosti od vrste dokumentacije, na primer:

• Računovodstvena dokumentacija
• Komercijalna dokumentacija
• Tehnička dokumentacija
• Kadrovska dokumentacija itd.

Ali se dokumentacija može organizovati i po lokacijama/gradovima/poslovnim jedinicama, na primer:

• Arhiva Novi Sad
• Arhiva Niš

Za svaku arhivu u PANTHEON-u treba otvoriti tip dokumenta gde se čuva lista arhiviranih dokumenata. Svaki dokument je numerisan uobičajenom PANTHEON oznakom fiskalne godine, tipom dokumenta i serijskim brojem u godini.

Sandučić

Mailbox

Sandučić je, u elektronskom svetu, ekvivalent poštanskom sandučetu i fioci. U sandučiću nas čekaju dokumenti koje su nam drugi poslali preko određene mreže prenosa, a preko koje i mi šaljemo dokumenta u svet.

Svaki komunikacioni kanal (e-pošta, web servis, mreža za prenos dokumenata) je podržan preko sopstvenog sandučića.

U Administrativnoj konzoli u PANTHEON-u, Sandučić je skup podešavanja koja sandučić i druge onlajn servise treba da povežu sa PANTHEON-om.

Metapodaci

Metadata

Metapodaci su dodatne informacije o podacima ili oznake koje opisuju dokument. Oni sadrže, na primer, ime dokumenta, vrstu dokumenta, ime osobe koja je napravila dokument, vremenske oznake i slično.

Metapodaci se utvrđuju klasifikacijom dokumenata u klasifikacijskom planu. U zavisnosti od definisanih podešavanja, metapodaci mogu ili ne moraju biti neophodni za definisanje dokumenta. Njihova svrha je da olakšaju pretragu, filtriranje i upravljanje dokumentima u dokumentaciji.

Objasnimo ovo još jednostavnije: kada dobijemo dokument, na primer, fakturu, dobijamo i njene osnovne podatke (mesto izdavanja, iznos, pošiljalac, itd). Kada faktura prođe kroz naš proces likvidacije, može se opremiti ovim metapodacima (predmet, klasifikacija, broj ugovora, nosilac troškova, itd). Metapodaci ubrzavaju procese pretrage i pregledanja dokumenata.

Broj dokumenta

DocumentID

Svaki dokument je označen sa jednoznačnim brojem dokumenta, koji je u skladu sa PANTHEON označavanjem ispisan u formi godine, poslovnog događaja i serijskog broja.

Poslovni događaj

Business event

Poslovni događaj je događaj koji utiče na promene stanja imovine, obaveza prema izvorima sredstava, prihoda i rashoda. Trebalo bi ga zapisati na mestu nastanka promena tada, kada nastane. Zapisujemo ga u poslovnim knjigama i o njemu izveštavamo računovodstvenom terminologijom za obračunski period na koji se primenjuje. Poslovni događaj je, na primer, nabavka materijala, koji se evidentira za PDV, sa odgovarajućim knjiženjem.

Dokument

Document

Dokument je koverat koji sadrži priloge. Na koverti se ispisuju podaci o dokumentu (broj dokumenta, klasifikacija, vremenske oznake) i metapodaci. Prilozi, s druge strane, formiraju bilo koji broj datoteka sa sadržajem dokumenta.

Prilog

Attachment

Prilog je svaka datoteka priložena u dokumentu. Prilozi mogu biti različitih formata:

• E-faktura u XML-u
• Vizualizacija e-fakture
• PDF datoteka
• TIF, GIF, PNG, ..., slika
• Bilo koji kancelarijski dokument
• Poruka e-pošte
• XML, JSON; SOAP datoteka

Protokol povezivanja

Transmission protocols

Protokol povezivanja omogućava izgradnju i povezivanje različitih mreža u jedinstveno, logično celovito međumrežje.

Postoje različite vrste protokola:

• FTP je standardni protokol koji se koristi za premeštanje datoteka između domaćina (host-ova) preko mreže (interneta).
• VAN je protokol za potrebe industrijske automatizacije.
• A2S