Arhiv
Arhiv si najlažje predstavljamo kot omaro. V primeru elektronske dokumentacije pa je arhiv del Hrambe, v katero so umeščene določene vrste dokumentov.
V PANTHEON-u je privzeto na voljo en arhiv (DMS0), ki je nujen za pravilno delovanje eDokumentacije. Za različne vrste dokumentov lahko kreiramo lastne arhive, glede na potrebe podjetja (glede na vrsto/lokacijo/mesto dokumentacije).
Do nastavitev dostopamo iz menija Nastavitve | Program | Vrste dokumentov. Odpre se obrazec Šifrant vrst dokumentov, kjer se postavimo na panel Arhiv.
V nadaljevanju sledi opis obrazca in posameznih elementov.
Orodna vrstica omogoča različne funkcionalnosti v Šifrantu vrst dokumentov.
V glavo obrazca vnašamo podatke, ki so nujno za vnos vrste dokumenta. Kreirano vrsto dokumenta arhiva definiramo z naslednjimi podatki:
|
Koda
|
V polje vpišemo poljubno trimestno alfanumerično kodo vrste dokumenta arhiva.
|
|
Kratki naziv
|
V polje vpišemo poljuben kratek naziv vrste dokumenta arhiva, ki se izpisuje na pregledih.
|
|
Naziv
|
V polje vpišemo opisni naziv vrste dokumenta.
|
|
Evidenčno
|
Polje označimo z rumeno barvo v primeru, da gre za evidenčno vrsto dokumentov arhiva.
|
|
Skupina
|
Vsaki vrsti dokumenta arhiva je možno določiti skupino in jo s tem grupirati v meniju.
|
|
Poveži z LT/LX menijem
|
Nastavitev polja je namenjena predvsem računovodskim servisom, katerih uporabniki programov LT/LX se preko gostovanja (hosting) povezujejo na bazo podatkov na kateri dela tudi računovodski servis ter samostojnim uporabnikom LT/LX verzij.
|
|
Klasifikacija
|
S spustnega seznama izberemo klasifikacijo vrste dokumentov. Klasifikacije imamo kreirane v obrazcu Klasifikacijski načrt.
|
Vrstam dokumentov arhiva lahko pripišemo poljubno število statusov na zavihku Status.
V zavihku najdemo naslednje elemente:
|
Prenos statusov
|
Pri direktnem vnosu nove vrste dokumenta ali pri njihovem podvajanju se statusi ne kopirajo. Če želimo kopirati statuse, uporabimo gumb Prenos statusov.
|
|
St. (Status)
|
V polju Status določimo enomestno šifro statusa. Prednastavljena sta dva statusa:
- N – nepotrjen: pomeni, da dokument s tem statusom še ni bil potrjen s strani odgovorne osebe
- P – potrjen: pomeni, da je dokument s tem statusom bil potrjen s strani odgovorne osebe
Po potrebi lahko kreiramo nove. Zapisani statusi na posameznem arhivu, so na voljo za izbiro na obrazcu Dokumenti.
|
|
Naziv
|
V polje vnesemo poljuben alfanumerični naziv statusa.
|
Na zavihku Pravice nastavljamo avtorizacije posameznim ali več uporabnikom oz. skupinam hkrati.
 |
NAMIG
Uporabniške primere povezane z arhivom si preberite v poglavjih:
|