Archiv
Archiv ist am einfachsten als ein Schrank vorzustellen. Im Falle der elektronischen Dokumentation ist das Archiv Teil von Speicher, in dem bestimmte Arten von Dokumenten abgelegt werden.
Standardmäßig ist ein Archiv (DMS0) in PANTHEON verfügbar, das für den ordnungsgemäßen Betrieb notwendig ist eDokumentation. Für verschiedene Dokumentarten erstellen wir eigene Archive, entsprechend den Bedürfnissen des Unternehmens (nach Art/Standort/Ort der Dokumentation).
Die Einstellungen werden über das Menü aufgerufen Einstellungen | Programm | Dokumentarten. Das Formular öffnet das Register der Dokumentarten, wo wir zum Archiv Panel gehen.
Hier ist eine Beschreibung des Formulars und seiner einzelnen Elemente.
Werkzeugleiste ermöglicht verschiedene Funktionen im Dokumentart Register.
Geben Sie in der Kopfzeile des Formulars die erforderlichen Daten zur Eingabe der Dokumentart ein. Der erstellte Archiv-Dokumenttyp wird mit den folgenden Daten definiert:
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ID
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Geben Sie einen beliebigen dreistelligen alphanumerischen Code des Archiv-Dokumenttyps in das Feld ein.
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Kurzer Name
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Geben Sie im Feld einen beliebigen kurzen Namen des Archiv-Dokumenttyps ein, der in Berichten gedruckt wird.
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Name
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Geben Sie im Feld den beschreibenden Namen des Dokumenttyps ein.
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Nur Aufzeichnung
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Das Feld ist gelb markiert, wenn es sich um einen Aufzeichnungstyp von Archivdokumenten handelt.
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Gruppe
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Jeder Typ von Archivdokument kann einer Gruppe zugewiesen werden und damit im Menü gruppiert werden.
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Link zum LT/LX-Menü
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Die Einstellung des Feldes ist hauptsächlich für Buchhaltungsdienste gedacht, deren Benutzer von LT/LX-Programmen über Hosting auf die Datenbank zugreifen, auf der auch der Buchhaltungsdienst arbeitet, sowie für unabhängige Benutzer von LT/LX-Versionen.
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HINWEIS
Lesen Sie detailliertere Anweisungen und Feldbeschreibungen im Kapitel Link zum LT/LX-Menü.
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Klassifizierung
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Wählen Sie die Klassifizierung des Dokumenttyps aus der Dropdown-Liste aus. Wir haben Klassifizierungen im Formular Klassifizierungsschemaerstellt.
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Jede Anzahl von Status kann den Archivdokumenttypen im Status Tab zugewiesen werden.
In diesem Tab werden die folgenden Elemente angezeigt:
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Copy-Status
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Beim Eingeben eines neuen Dokumenttyps direkt oder beim Duplizieren werden die Status nicht kopiert. Wenn Sie die Status kopieren möchten, verwenden Sie die Schaltfläche Copy-Status.
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Status
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Im Status Feld geben Sie einen einstelligen Statuscode an. Zwei Status sind voreingestellt:
- D – geliefert: bedeutet, dass das Dokument mit diesem Status noch nicht von der verantwortlichen Person bestätigt wurde
- A – genehmigt: bedeutet, dass das Dokument mit diesem Status von der verantwortlichen Person genehmigt wurde
Bei Bedarf können wir neue erstellen. Aufgezeichnete Status zu einzelnen Archiven sind im Formular Dokumenteverfügbar.
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Name
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Geben Sie im Feld einen beliebigen alphanumerischen Namen des Status ein.
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Im Berechtigungen Tab legen wir Berechtigungen für einen oder mehrere Benutzer zur gleichen Zeit fest.
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HINWEIS
Lesen Sie die Anwendungsfälle zu den Archiven in den Kapiteln:
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