Създаване на поръчка за пътуване (командировъчни)

Гранулата Travel orders ви позволява да създавате командировки, използвайки мобилния си телефон, таблет или компютър. Командировка може да бъде създадена директно на терен или след приключване на командировката у дома или на работа.

СЪВЕТ За повече информация относно тази гранула вижте главата „Пътни поръчки за гранули“.

По-долу е даден прост пример за това как да използвате гранулата Поръчките за пътуване.

РЕЗЮМЕ НА СЛУЧАЯ Отговорното лице създава нова командировка на мобилния си телефон, като въвежда данните за бизнес пътуването, осъществено със служебното превозно средство. Отговорното лице е посетило клиент в Копер, а след това е присъствало на търговски панаир в Марибор, където е провело няколко срещи с клиенти. Отговорното лице въвежда данните за превозното средство и статуса на пътуването в заглавката на документа. След това отговорното лице въвежда данните за дестинациите на пътуването и посочва допълнителни разходи (такси за паркиране). Това се прави по следния начин: Opening the form to create a new travel order Entering data into the document header Adding a new destination from the list of Subjects Adding a new destination using Google Maps Entering costs in the lines Checking travel orders in the tab List of travel orders

1. Отваряне на формуляра за създаване на нова поръчка за пътуване

След влизане в PANTHEON Web, отговорното лице избира „Персонал“ от главното меню и след това опцията „Пътни нареждания“ от падащото меню.

СЪВЕТ Този конкретен пример е направен с Apple iPhone. Външният вид на някои функции може да варира в зависимост от марката и операционната система на вашия мобилен телефон или таблет.

Това отваря формуляра за въвеждане на нова поръчка за пътуване.

СЪВЕТ Чрез щракване върху бутона в навигационната лента, отговорното лице може да избира между различни PANTHEON гранули.

Отговорното лице въвежда данните в заглавката на документа

2. Въвеждане на данни в заглавната част на документа

От списъка в полето „Превозно средство“, отговорното лице избира превозното средство, което ще бъде използвано за командировката, в този случай Nissan Murano с регистрационен номер B 0835 TM.

В полето „Статус“ отговорното лице избира статуса на командировката, в този случай: „Потвърден“.

Отговорното лице щраква върху бутона (Запазване), за да запазите промените.

В полето „Номер на поръчка“ се показва номерът на създадения документ 25-7000-000001.

След това отговорното лице влиза в дестинацията.

3. Добавяне на нова дестинация от списъка с контрагенти

Отговорното лице кликва върху полето „Добавяне на нова дестинация“ и използва клавиатурата, за да намери и избере посетения обект, в този случай: Intersport Koper, Ltd.

При избиране на контрагента, автоматично се появява изскачащ прозорец с въпроси за подробностите за пътуването, за да се улесни изчисляването на пробега. Показва се следният въпрос: В коя посока искате да прехвърлите към полето за пробег?

Отговорното лице кликва върху бутона „Връщане“.

Избраната дестинация се появява в списъка.

В полето „Дата от“ отговорното лице въвежда датата и часа на започване на командировката, в този случай: 01.12.2022 г. в 08:00 ч.

В полето „Дата до“ отговорното лице въвежда датата и часа на края на командировката, в този случай: 01.12.2022 г. в 10:40 ч.

С помощта на клавиатурата отговорното лице въвежда целта на пътуването, в този случай: Спешна доставка.

От списъка на полето „Център на разходите“ отговорното лице избира „ПРОДАЖБИ“.

Отговорното лице щраква върху бутона (Запазване), за да запази промените, и след това добавя нова дестинация.

4. Добавяне на нова дестинация с помощта на Google Maps

The person responsible adds a new destination using Google Maps.

ВНИМАНИЕ За да работят услугите на Google, е необходимо да зададете ключа на Google API в PANTHEON Web Light. Прочетете повече в главата „Настройка на фирмена информация“.

Това се прави чрез щракване върху иконата   (Търсене в Google) до полето „Добавяне на нова дестинация“. Когато бутонът е активиран, цветът му се променя на ярко жълт.

С помощта на клавиатурата отговорното лице въвежда адреса, като пише Koresova ulica 7 в полето „Добавяне на нова дестинация“ и след това избира съответния запис от списъка: Koresova ulica 7, Марибор, Словения.

Тъй като това е пътуване с връщане, отговорното лице кликва върху бутона „Връщане“.

Пробегът се изчислява автоматично.

Полето „Дата от“ се попълва автоматично с крайния час на предишното пътуване: 01.12.2022 10:45.

В полето „Дата до“ отговорното лице въвежда края на пътуването в 17:15.

Поради продължителността и на двете пътувания, дневните надбавки се изчисляват автоматично.

В полето „Цел на пътуването“ отговорното лице въвежда „Посещение на панаир, среща с клиенти“.

5. Въвеждане на разходи в редовете

За да въведе дневните надбавки и пътните разходи, отговорното лице кликва върху опцията „Дневни надбавки и разходи (-,-- EUR)“.

Отговорното лице трябва да въведе само данните за разходите, тъй като данните за дневните надбавки се попълват автоматично.

СЪВЕТ За повече информация относно въвеждането на дневни надбавки в командировка вижте главата Създаване на нова поръчка за пътуване (командировъчна).

От списъка на полето „Разходи“, отговорното лице избира „Такса за паркиране“.

В полето „Сума“ отговорното лице въвежда 12,50€.

В полето „Дата и час“ отговорното лице въвежда часа, в който са направени разходите: 15:30.

Натискането на бутона + (Добавяне) добавя реда към командировката.

Отговорното лице запазва командировката.

Стойността на дневните надбавки, разходите и общата стойност за плащане се показва в долната част на прозореца.

СЪВЕТ Можете също да добавите няколко различни разходи към един ред на поръчка за пътуване.

6. Проверка на командировъчните поръчки в раздела Списък с командировъчни поръчки

Отговорното лице може също да провери своите създадени командировъчни поръчки.

Това се прави чрез избиране на раздела „Списък с командировъчни поръчки“ в командния ред.

Показва се списък със създадените командировъчни поръчки през последния месец.

С помощта на филтри отговорното лице може да персонализира показването на пътните поръчки и да ги търси.

СЪВЕТ За повече информация относно използването на Списъка с командировъчни поръчки вижте главата Списък с командировъчни в ръководството за потребителя. За повече информация относно техническите характеристики на раздела Списък с командировъчни вижте съответната глава в техническото ръководство.