Dokumenti MS Office
Primjer izrade dokumenta MS Office
Opcija Dokumenti nam omogućava prijenos podataka o radniku i kreiranje kadrovskih dokumenata tipa Ugovor o radu i slično. Djeluje preko Word Mail Merge sistema.
Prozor, koji nam se otvara namijenjen je izboru radnika po kriterijima za odabir i dokumenata, koje želimo da izradimo.
Prvo izaberemo dokument tj. prijedlog dokumenta, koji želimo da izradimo za željenog radnika. Prijedlog dokumenta može biti u slijedećim oblicima datoteka npr. docx., doc., dot.
Kada kliknemo na tipku
otvara nam se prozor pomoću kojeg biramo željeni prijedlog dokumenta.

 |
Ukoliko nam se NE PRIKAZUJU file-ovi prilikom odabira dokumenata, potrebno je u polju File name unijeti *i tip datoteke (u našem primjeru *dot), klikom na Enter prikaže nam sve .dot datoteke.

|
Nakon odabira, ime izabranog fajla nam se prenosi u polje Dokument.

U slučaju da polje dokument ostavimo prazno i želimo da nastavimo sa radom, program nas upozorava da je potrebno izabrati prijedlog.

Potrebno je da definiramo i kriterije za kreiranje dokumenata (slično kao i u Kadrovskoj evidenciji). Za prijenos radnika, uzmeđu prozora Radnici i Izabrani imamo na raspolaganju slijedeće opcije:
 |
Prenosimo samo izabranog radnika iz tabele Radnici u Izabrani. |
 |
Prenosimo sve radnike iz tabele Radnici u Izabrani. |
 |
Vraćamo samo izabranog radnika iz tabele Izabrani u Radnici. |
 |
Vraćamo sve radnike iz tabele Izabrani u Radnici. |
 |
Prenosimo samo radnike, koji odgovaraju izabranim kriterijima u dijelu Izborni kriteriji. |
U meniju Uvoz / izvoz podataka, klikom na opciju Microsoft Word izvozimo podatke o radnicima i otvaramo prijedlog:

 |
Podaci se izvoze u direktorij u kojem smo sačuvali prijedlog dokumenta, koji smo izabrali u polju Dokument.
|
Klikom na tipku Potvrdi otvara se i prijedlog dokumenta koji smo izabrali u polju Dokument.
Word dokumentu otvorimo panel Mailings u kjeom biramo Start Mail Merge i opciju Step by Step Mail Merge Wizard, nakon čega nam se na desnoj strani prikazuje čarobnjak. Potrebno je da slijedimo korake čarobnjaka.
U prvom koraku izaberemo opciju Letters i u donjem dijelu čarobnjaka kliknemo na Next - Starting document.

U slijedećem koraku izaberemo opciju Use the current document i Next - Select recipients.

Pri trećem koraku izaberemo opciju Use the existing list i kliknemo na Browse.

Pri tome biramo datoteku hrKadri.xlsx (nalazi se u istom direktoriju kao i Word dokument i automatski se kreira nakon odabira opcije Microsoft Word iz menija Uvoz / Izvoz).

Potvrdom na Open, otvara se prozor ispod u kojem kliknemo na taster OK.

Nakon toga, otvara nam se prozor u kojem možemo pregledati podatke. Potvrdimo klikom na taster OK.

Klikom na opciju u čarobnjaku:

nastavljamo sa izvođenjem mailinga pri čemu na dokument dodajemo podatke iz baze Pantheona, koji će se automatski popunjavati prilikom kreiranja dokumenta. Kada završimo insertovanje podataka, klikom na Preview your letters dobijamo dokument sa popunjenim podacima iz baze:
Svaki izrađen dokument na kraju sačuvamo i na disku.