DMS Čarobnjak za prijenos dokumenata

Verzija 10.0.17.20 pokreće čarobnjaka za migraciju kada uđete u Pantheon. Čarobnjak za uređivanje dokumentacijskog sistema također se može pokrenuti unutar dokumentacije pritiskom na tipku Uvezi / Izvezi koja se nalazi na alatnoj traci modula Dokumentacija. Uz pomoć čarobnjaka, dokumenti se mogu preuzeti u dokumentacijski sistem i pohraniti ili u oblak ili u lokalnu bazu podataka, ovisno o licenci.

U početnom prozoru čarobnjaka prikazane su informacije o vezama za Pantheon dokumente koje su povezane s lokalnim mapama, broju dokumenata unutar dokumentacijskog sistema i prostoru koji zauzimaju.

Ako se želimo da se čarobnjak ponovo pojavi sljedeći put kada se prijavimo u Pantheon, možemo pritisnuti gumb "Remind Me Next Time". Ovo će čarobnjaka „preusmjeriti“ prema vašem korisniku i pojavit će se samo kad se prijavite u program. Ostali korisnici nakon toga više neće vidjeti ovu poruku.

Ako niste zaduženi za prijenos dokumenata u dokumentacijski sistem, čarobnjaka možete preusmjeriti na odgovornu osobu. Da biste to učinili, odaberite željenu osobu iz padajućeg izbornika i pritisnite gumb "Preusmjeri". Kada kliknete gumb Preusmjeri, čarobnjak će se pojaviti samo tom korisniku. Nakon toga drugi korisnici više neće vidjeti čarobnjaka.

Nakon klika na dugme "Slijedeći" možemo izvršiti postavke klasifikacija i odgovarajućeg skladištenja za svaku pojedinačnu klasifikaciju u kartici Classification plan. Veoma je važno odabrati u polju za pohranu odgovarajući izbor eDokumentacije ili sigurne eDokumentacije, jer to određuje gdje će se dokumenti za ovu klasifikaciju pohraniti. Naravno, moramo imati pretplatu za pravilno skladištenje. Svi dokumenti u DMS-u moraju imati određenu klasifikaciju.

Na kartici Vrsta dokumenta možemo povezati vrstu dokumenta sa odgovarajučom klasifikacijom.
npr. Primljeni računi koji su linkovani na lokalni direkorij u vrsti dokumenta 120 se ovdje povezuju sa odgovarajućom klasifikacijom. 
Nakon prijenosa u DMS, ovi dokumenti bit će povezani klasifikacijom koja je ovdje unesena i spremljena u skladište određeno za tu klasifikaciju u klasifikacijskom planu. Trebali bismo postaviti odgovarajuću klasifikaciju za sve vrste dokumenata koji imaju veze na datoteke na lokalnim diskovima.

Ostalim dokumentima koji su poslani sa vrste dokumenta će također biti dodijeljena odgovarajuća klasifikacija specificirana ovdje , npr. Računi poslani sa vrste dokumenta 300 u DMS-u će biti dodjeljeni klasifikaciji koja je ovdje specificirana.

Sljedeći prozor prikazat će dokumente povezane s lokalnim ili zajedničkim diskovima. Pomoću gumba za upload dokumenti se uvoze u Pantheon DMS. Nakon uvoza, Dokumenti su dostupni i u DMS-u i na kartici eDocuments, koja se nalazi na istoj lokaciji kao i kartica Documents, na kojoj su se nalazile veze za dokumente. Nakon uspješnog uvoza, kartica Documents se uklanja i vidimo samo eDocuments, gdje nalazimo sve dokumente koji su ranije bili povezani samo s Patnheonom, a sada se pohranjuju u DMS u odgovarajuću pohranu.

Nakon uvoza dokumenata izlistat će nam se popis uspješno uvezenih datoteka i poruke o pogrešci ako se nijedan dokument ne može uvesti. Za dokumente koji nisu uspješno uvezeni, postupak možemo ponoviti klikom na "Pokušaj ponovo". Ako postoje neiskorištene veze klikom na Izbriši nevažeće veze, možemo izbrisati veze koje više nemaju dokument na lokalnom disku. Nakon uspješnog uvoza i brisanja nevažećih veza, kartica Documents u Pantheonu uklanja se, a eDocuments to zamjenjuje.

U sljedećem prozoru možemo uvesti datoteke koje smo izvezli iz drugog DMS-a. Datoteke s istim nazivom će se uvesti zajedno. Meta podaci se zapisuju u zasebnoj datoteci. Odaberite mapu koja sadrži datoteke odgovarajućeg formata koje želimo uvesti, a zatim pritisnite Učitaj, a zatim klikom na "Upload" ih uvezite u DMS.

U prozoru za prijenos u oblak prikazuju nam se dokumenti koji još nisu pohranjeni u skladištu postavljenom na klasifikacijama. Klikom na Upload Storage spremaju se dokumenti u njihovo odgovarajuće skladište u klasifikacijama.

Klikom na "Show Archived" možete vidjeti dokumente koji su već pohranjeni u odgovarajuću pohranu koja je postavljena na klasifikacijama

.

Klikom na gumb "Info" prikazuje se DMS obavijest i informacija o broju dokumenata i skladišnom prostoru koji dokumenti zauzimaju. I mogućnost naručivanja eDokumetacije.

Zadnji prozor je samo obavijest o završenom procesu migracije dokumenata u DMS.