DMS Migration Wizard

Čarovnik za prenašanje dokumentov

Z  različico 10.0.17.20 se z vstopom v program Pantheon zažene migracijski čarovnik. Čarovnik za urejanje sistema dokumentacije je možno zagnati tudi znotraj dokumentacije z prisitkom na gumb Uvoz/Izvoz podatkov, ki se nahaja na orodni vrstici modula Dokumentacija. Z pomočjo čarovnika se dokumente lahko prenese v dokumentacijski sistem in shrani bodisi v oblaku ali v lokalni bazi, odvisno od licence.

Začetno okno čarovnika prikazuje informacije o povezavah dokumentov programa Pantheon ,ki so povezani z lokalnimi mapami, število dokumentov znotraj dokumentacijskega sistema in prostor ,ki ga zasedajo.

V kolikor želimo, da se nam ob naslednji prijavi v program Pantheon ponovno prikaže čarovnik , lahko pritisnemo na gumb »Opomni me naslednjič«. To bo »preusmerilo« čarovnika na Vašega uporabnika in se bo prikazal samo ob prijavi v program. Drugi uporabniki zatem ne bodo več videli tega sporočila.

V primeru ,da niste zadolženi za izvedbo prenosa dokumentov v dokumentacijski sistem, lahko čarovnika preusmerite na osebo, ki je odgovorna. To storite tako da v spustnem meniju izberete željeno osebo in pritisnete na gumb »Preusmeri«. Ko pritisnete na gumb »Preusmeri«  se bo čarovnik prikazoval samo tistemu uporabniku. Zatem ostali uporabniki ne bodo več videli čarovnika.

Po pritisku na gumb »Naprej« lahko v zavihku »Klasifikacijski načrt« nastavimo klasifikacije in pripadajočo hrabo za posamzene klasifikacije. Zelo pomembno je ,da v polju »Hramba« pravilno izberemo med hrambo in certificarno hrambo, saj polje določa kje se bodo hranili dokumenti . Seveda je potrebno imeti tudi ustrezno sklenjeno mesečno naročniško razmerje za ustrezno shrambo. Vsi dokumenti v dokumentacijskem sistemu morajo imeti določeno klasifikacijo.

Na zavihku »Vrste dokumentov« lahko povežemo vrste dokumentov z pripadajočo klasifikacijo. To na primer pomeni, da so vsi prejeti računi  vrste dokumenta 120 ( zavihek »Dokumenti«), ki so povezani z lokalnimi mapami na računalniku, povezani tudi ustreznimi klasifikacijami v klasifikacijskem načrtu. Potrebno je paziti, da nastavimo pravilne klasifikacije za vse vrste dokumentov, ki imajo povezave do datotek, ki se nahajajo na lokalnih diskih.

Tudi ostali dokumenti poslani iz vrst dokumentov bodo opremljeni z klasifikacijami določenimi tukaj. Računi poslani iz vrste dokumenta 300 v dokumentacijski sistem bodo opremljeni z klasifikacijo določeno tukaj.

V naslednjem oknu bodo prikazani dokumenti povezani z lokalnimi diski in diski v skupni rabi. Z pritiskom na gumb »Prenos«, so dokumenti dostopni tako v dokumentacijskem sistemu kot tudi v zavihku eDokumentacija, ki se nahaja na enakem mestu kot zavihek Dokumentacija, kjer se nahajajo povezave do dokumentov. Po uspešnem uvozu zavihek Dokumentacija izgine in je prikazan samo zavihek eDokumentacija, kjer lahko najdemo vse dokumente, ki so bili predhodno povezani samo z Pantheonom in so sedaj shranjeni znotraj dokumentacijskega sistema v okviru dodeljene hrambe.

Ko smo enkrat uvozili dokumente, se nam prikaže seznam uspešno uvoženih datotek skupaj z opisom napak v kolikor kateri izmed dokumentov ni bil uvožen. Za dokumente, ki niso bili uspešno  lahko ponovimo postopek z pritiskom na gumb »Ponovi prenos«. V kolikor obstajajo neuporabljene povezave, lahko z pritiskom na gumb »Izbriši Neveljavne Povezave« izbrišemo povezave za tiste dokumente ,ki nimajo več datotek na lokalnem disku.Po uspešno zaključenem  postopku uvoza dokumentov in brisanja neveljavnih povezav se zavihek Dokumentacija izbriše in ga nadomesti zavihek eDokumentacija.

V naslednjem oknu lahko uvozimo datoteke, ki so bile uvožene iz katerega drugega dokumentacijskega sistema. Datoteke z isto  predpono bo uvozilo skupaj. Meta podatki se zapišejo v ločeni datoteki. Izberemo mapo, ki vsebuje datoteke primernega formata in katere želimo uvoziti. Pritisnemo na gumb »Naloži« in nato»Prenesi« ter uvozimo dokumente v dokumentacisjki sistem.

V oknu »Prenos v Oblak«, nam pokaže dokumente, ki jih še niso bili shranjeni v v okviru posameznih klasifikacij. Ob pritisku na gumb »Prenos v shrambo « shrani dokumente na podlagi posameznih klasifikacij. Z pritiskom na gumb »Prikaži Arhivirane« lahko vidimo dokumente, ki so že shranjeni v pripadajoči shrambi na klasifikacijah.

Z pritiskom na gumb »Info« se nam prikaže obvestilo z obrazcem za naročilo eDokumentacije.

Zadnje okno je samo  sporočilo o končanem prenosu dokumentov v dokumentacijski sistem.