DMS Migration Wizard

DMS Migration Wizard

Od verzije 10.00.17.20, DMS migrator se pokreće kada uđete u program. Takođe se može pokrenuti u DMS-u pod ikonom za Uvoz/Izvoz podataka. Uz čarobnjaka, dokumenti će biti preneseni u DMS i pohranjeni u oblaku ili lokalnoj bazi podataka, u zavisnosti od licence. 

Prozor za pokretanje čarobnjaka prikazuje informacije o vezama ka dokumentima u Pantheonu do lokalnih foldera (kartica Dokumenti), broj dokumenata u DMS-u i prostor koji zauzimaju.

Ako želite da vas podsete sledeći put, možete kliknuti na dugme Podseti me sledeći put. Ovo će "preusmeriti" čarobnjaka na vas i on će se pojaviti samo kada pokrenete program, nakon toga ostali korisnici više neće videti čarobnjaka na početku Pantheona.

Ako niste odgovorni za migraciju dokumenata u DMS, možete preusmeriti čarobnjaka na odgovornu osobu u kompaniji tako što ćete odabrati tu osobu sa padajuće liste ispod i kliknuti na dugme Preusmeri. Kada ga preusmerite na drugog korisnika, čarobnjak će se pojaviti samo tom korisniku, nakon toga ostali korisnici više neće videti čarobnjaka na početku Pantheona.

Posle klika na dugme sledeće možemo postaviti klasifikacije i odgovarajuće skladište za pojedinačne klasifikacije pod karticom Plan klasifikacije. Veoma je važno odabrati u okviru Skladište odgovarajući izbor eDokumentacije ili Sigurne eDokumentacije, jer to određuje gde će dokumenti za ovu klasifikaciju biti pohranjeni. Naravno, potrebno je imati pretplatu za pravilno skladištenje. Svi dokumenti u DMS-u moraju imati određenu klasifikaciju.

Na kartici Tipovi dokumenata možemo povezati tipove dokumenata sa odgovarajućim klasifikacijama. Npr. Fakture primljene koje su povezane sa lokalnim folderima u tipu dokumenta 120 (kartica Dokumenti) su ovde povezane sa odgovarajućom klasifikacijom. Nakon prenosa u DMS, ovi dokumenti će biti opremljeni klasifikacijom unetom ovde i pohranjeni u skladištu predviđenom za ovu klasifikaciju u planu klasifikacije. Trebalo bi postaviti odgovarajuću klasifikaciju za sve tipove dokumenata koji imaju veze sa datotekama na lokalnim diskovima.

Ostali dokumenti poslati iz tipova dokumenata takođe će biti opremljeni klasifikacijom specificiranom ovde, npr. faktura poslata iz tipa dokumenta 300 u DMS biće opremljena klasifikacijom specificiranom ovde.

Sledeći prozor će prikazati dokumente povezane sa lokalnim ili deljenim diskovima. Klikom na dugme Učitaj, dokumenti se uvoze u Pantheon DMS. Nakon uvoza, dokumenti su dostupni i u DMS-u i na kartici eDokumenti, koja se nalazi na istoj lokaciji kao i kartica Dokumenti, gde su se nalazile veze ka dokumentima. Nakon uspešnog uvoza, kartica Dokumenti se uklanja i vidimo samo eDokumente, gde nalazimo sve dokumente koji su prethodno bili samo povezani sa Pantheonom i sada su pohranjeni u DMS-u u odgovarajućem skladištu.

Nakon uvoza dokumenata, dobijamo listu uspešno uvezenih datoteka, i poruke o grešci ako neki dokument nije mogao biti uvezen. Za dokumente koji nisu uspešno uvezeni, možemo ponoviti proces klikom na Pokušaj ponovo. Ako postoje neiskorišćene veze, klikom na Obriši nevažeće veze, možemo obrisati veze koje više nemaju dokument na lokalnom disku. Nakon uspešnog uvoza i brisanja nevažećih veza, kartica Dokumenti u Pantheonu se uklanja, a eDokumenti je zamenjuju.

U sledećem prozoru, možemo uvesti datoteke koje smo izvezli iz drugog DMS-a. Datoteke sa istim prefiksom biće uvezene zajedno. Meta podaci se pišu u posebnu datoteku. Odaberite folder koji sadrži datoteke odgovarajućeg formata koje želimo da uvezemo i pritisnite Učitaj, a zatim Uvezi da biste ih uvezli u DMS.

U prozoru Učitaj u oblak, prikazuju nam se dokumenti koji još nisu pohranjeni u skladištu postavljenom na klasifikacijama. Klikom na Učitaj skladište čuva dokumente u njihovom odgovarajućem skladištu postavljenom na klasifikacijama.

Klikom na Prikaži arhivirane možete videti dokumente koji su već pohranjeni u odgovarajućem skladištu koje je postavljeno na klasifikacijama.

Klikom na dugme Info prikazuje se DMS obaveštenje i informacije i opcija za naručivanje eDokumentacije.

Poslednji prozor je samo obaveštenje o završenoj DMS migraciji.