Asistent i Migrimit DMS

Asistent i Migrimit DMS

Që nga versioni 10.00.17.20, një migrator DMS fillon kur hyni në program. Ai gjithashtu mund të fillohet në DMS nën ikonën e Import/Export të të dhënave. Me asistentin, dokumentet do të transferohen në DMS dhe do të ruhen në cloud ose në bazën e të dhënave lokale, në varësi të licencës. 

Finestra e fillimit të asistentit tregon informacion rreth lidhjeve me dokumentet në Pantheon në dosjet lokale (tab Dokumentet), numrin e dokumenteve në DMS dhe hapësirën që ato zënë.

Nëse dëshironi të kujtoheni herën tjetër, mund të klikoni butonin Kujto më vonë. Kjo do të "ridrejtojë" asistentin tek ju dhe ai do të shfaqet vetëm kur të filloni programin, pas kësaj përdoruesit e tjerë nuk do ta shohin më asistentin në fillim të Pantheonit.

Nëse nuk jeni përgjegjës për migrimin e dokumenteve në DMS, mund ta ridrejtoni asistentin tek personi përgjegjës në kompani duke zgjedhur atë person në listën e rënies më poshtë dhe duke klikuar butonin Ridrejtim. Kur e ridrejtoni tek një përdorues tjetër, asistentin do ta shohë vetëm ai përdorues, pas kësaj përdoruesit e tjerë nuk do ta shohin më asistentin në fillim të Pantheonit.

Pas klikimit të butonit tjetër, ne mund të vendosim klasifikimet dhe ruajtjen përkatëse për klasifikimet individuale nën tabin Plani i Klasifikimit. Është shumë e rëndësishme të zgjidhni në kutinë e Ruajtjes zgjedhjen e duhur të eDokumentacionit ose eDokumentacionit të Sigurt, pasi kjo përcakton se ku do të ruhen dokumentet për këtë klasifikim. Sigurisht, ne duhet të kemi një abonim për ruajtje të duhur. Të gjitha dokumentet në DMS duhet të kenë një klasifikim të caktuar.

Në tabin Llojet e Dokumenteve ne mund të lidhim llojet e dokumenteve me klasifikimet përkatëse. P.sh. Faturat e pranuara që janë të lidhura me dosjet lokale në Llojin e Dokumentit 120 (tab Dokumentet) janë këtu të lidhura me klasifikimin përkatës. Pas transferimit në DMS, këto dokumente do të pajisen me klasifikimin e futur këtu dhe do të ruhen në ruajtjen e caktuar për këtë klasifikim në planin e klasifikimit. Ne duhet të vendosim klasifikimin e duhur për të gjitha Llojet e Dokumenteve që kanë lidhje me skedarët në disqet lokale.

Dokumentet e tjera të dërguara nga Llojet e Dokumenteve gjithashtu do të pajisen me klasifikimin e specifikuar këtu, p.sh. faturat e dërguara nga Lloji i Dokumentit 300 në DMS do të pajisen me klasifikimin e specifikuar këtu.

Finestra tjetër do të shfaqë dokumentet e lidhura me disqet lokale ose të ndara. Me butonin Ngarko dokumentet importohen në Pantheon DMS. Pas importimit, Dokumentet janë të disponueshme si në DMS ashtu edhe në tabin eDokumentet, i cili ndodhet në të njëjtin vend si tab Dokumentet, ku ishin lidhjet e dokumenteve. Pas importimit të suksesshëm, tab Dokumentet hiqet dhe ne shohim vetëm eDokumentet, ku gjejmë të gjitha dokumentet që më parë ishin vetëm të lidhura me Pantheon dhe tani ruhen në DMS në ruajtjen përkatëse.

Pas importimit të Dokumenteve, ne marrim një listë të skedarëve të importuar me sukses, dhe mesazhe gabimi nëse ndonjë dokument nuk mund të importohet. Për dokumentet që nuk janë importuar me sukses, ne mund ta përsërisim procesin duke klikuar Përsërit Ngarkimin. Nëse ka lidhje të papërdorura duke klikuar Fshi Lidhjet e Pabazuara, ne mund të fshijmë lidhjet që nuk kanë më një dokument në disqin lokal. Pas importimit të suksesshëm dhe fshirjes së lidhjeve të pabazuara, tab Dokumentet në Pantheon hiqet, eDokumentet e zëvendësojnë atë.

Në finestrën tjetër, ne mund të importojmë skedarë që kemi eksportuar nga një DMS tjetër. Skedarët me të njëjtin prefiks do të importohen së bashku. Meta të dhënat shkruhen në një skedar të veçantë. Zgjidhni dosjen që përmban skedarët e formatit përkatës që dëshirojmë të importojmë dhe shtypni Ngarko dhe pastaj Ngarko për t'i importuar ato në DMS.

Në finestrën Ngarko në Cloud, na tregon dokumentet që ende nuk janë ruajtur në ruajtjen e caktuar në klasifikime. Duke klikuar në Ruajtjen e Ngarkuar, dokumentet ruhen në ruajtjen e tyre të duhur të caktuar në klasifikime.

Duke klikuar në Shfaq Arkivuar mund të shihni dokumentet që tashmë janë ruajtur në ruajtjen përkatëse që janë caktuar në klasifikime.

Duke klikuar në butonin Info shfaqet një njoftim DMS dhe informacion dhe opsioni për të porositur eDokumentacionin.

Finestra e fundit është thjesht një njoftim për përfundimin e migrimit DMS.