Versand von Gehaltsabrechnungen per E-Mail
Anstelle von ausgedruckten Gehaltsabrechnungen können diese den Mitarbeitern per E-Mail zugesendet werden. In den Berichten der Lohnbuchhaltung können wir Gehaltsabrechnungen an Mitarbeiter per E-Mail senden, indem wir die Taste drücken 
. Zusätzlich zum Versand der Gehaltsabrechnung können wir auch als Anhang jegliche Art von Dokumenten senden, entweder ein internes oder externes Dokument.
- Allgemeine Einstellungen
- Beschreibung der Formularfelder
- Dateien an E-Mail anhängen
- E-Mail senden
1. Allgemeine Einstellungen
Um Gehaltsabrechnungen an Mitarbeiter per E-Mail senden zu können, müssen wir die E-Mail für alle Mitarbeiter im Abschnitt Mitarbeiterdateien einfügen.
Per E-Mail können wir alle Löhne senden, die eine Option haben 
. Durch Drücken der Taste öffnet sich ein neues Fenster. Nur Mitarbeiter, die eine E-Mail unter Mitarbeiterdateien eingegeben haben, erfüllen dieses Kriterium und werden im rechten Teil des untenstehenden Bildes angezeigt.
2. Beschreibung der Formularfelder
Eine kurze Beschreibung der wichtigsten Formularfelder ist in der folgenden Tabelle dargestellt:
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Exportieren nach
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Wir wählen die richtige Form einer Gehaltsabrechnung aus, die wir per E-Mail senden möchten. Wir können zwischen: PDF, Word, Excel und HTM wählen. Falls wir keine Form auswählen, werden die Gehaltsabrechnungen im HTM-Format gesendet.
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Betreff
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Wir schreiben den Betreff der E-Mail.
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Anhänge
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Weitere Anhänge, die wir ebenfalls an diese E-Mail senden möchten. Wir können jegliche Art von Dokumenten, entweder intern oder extern, als Anhang zur Gehaltsabrechnung senden.
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Nachricht
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Wir schreiben die Nachricht in das Textfeld der E-Mail.
Falls wir dieses Feld und die Felder für E-Mail im Administrationspanel |…| Internet leer haben, wird standardmäßig die Nachricht in der E-Mail gesendet:
Im Anhang finden Sie Ihre Gehaltsabrechnung.
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Registrierungsnummer, Mitarbeiter, Vorname, Nachname
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Die Daten werden automatisch aus der Lohnberechnung übertragen. Hier können wir die Daten nicht ändern.
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E-Mail
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Die E-Mail des Mitarbeiters wird aus dem Header der Mitarbeiterdatei aus dem Feld E-Mailgeschrieben. Hier können wir die E-Mail weiterhin ändern.
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Ausw.
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Hier wählen wir aus, welchem Mitarbeiter wir die Gehaltsabrechnung senden möchten. Wenn der Haken gesetzt ist, wird die Gehaltsabrechnung für diesen Mitarbeiter an seine E-Mail gesendet. Standardmäßig ist der Haken immer gesetzt.
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Passwort
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Die Spalte Passwort wird nur angezeigt, wenn wir im Administrationspanel |…| Internet einen bestätigten Schalter haben  und im Feld Archivtyp die Option ausgewählt ist, in welchem Format das Dokument verschlüsselt werden soll (7Z oder ZIP). In diesem Fall wird die Gehaltsabrechnung mit einem Passwort verschlüsselt, das der Mitarbeiter in seiner Mitarbeiterdatei im Feld Passworteingestellt hat. Der Haken ist gesetzt, wenn der Mitarbeiter das Feld Passwortausgefüllt hat. Falls das Feld leer ist, wird die Spalte Registrierungsnummer farblich hervorgehoben und die Spalten Ausw. und Passwort werden nicht überprüft. Das bedeutet, dass für diesen Mitarbeiter die Gehaltsabrechnung nicht gesendet wird.
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3. Dateien an E-Mail anhängen
Wir können jegliche Art von Dokumenten, entweder intern oder extern, als Anhang zur Gehaltsabrechnung senden. Um einen Anhang einzufügen, drücken Sie das Symbol für Anhänge:
Wählen Sie eine Datei aus, die angehängt werden soll. Nachdem Sie sie ausgewählt haben, erscheint sie im Abschnitt Anhänge des Formulars.
Sie können mehrere Dateien oder Dokumente auswählen, die als Anhang zu dieser E-Mail gesendet werden sollen.
4. E-Mail senden
Nachdem wir alle Parameter eingegeben und überprüft haben, drücken Sie das Symbol E-Mail senden:
Durch diese Taste senden wir die Gehaltsabrechnung per E-Mail. Das Programm zeigt uns eine Bestätigung:
Durch Drücken der Taste Abbrechen werden die Gehaltsabrechnungen nicht gesendet.
Durch Drücken der Taste OK wird das Programm die Gehaltsabrechnungen an die Mitarbeiter per E-Mail senden. Nachdem das Programm die Gehaltsabrechnungen erfolgreich gesendet hat, zeigt es uns eine Benachrichtigung:
Durch Drücken der Taste OK berichtet das Programm die Liste der Mitarbeiter, an die die E-Mails gesendet wurden.
Der Empfänger erhält seine Gehaltsabrechnung im Anhang dieser E-Mail.
Wenn wir im Administrationspanel | ... | Internet einen bestätigten Schalter haben 
wird der Empfänger ein Benachrichtigungsfeld erhalten, um den Erhalt der E-Mail zu bestätigen.
