Bestätigung von Reiseaufträgen

In Reiseaufträgenwurde ein Workflow zur Genehmigung von Reiseaufträgen hinzugefügt. Folgendes beschreibt die Einstellungen, die für das korrekte Funktionieren des eWorkflowerforderlich sind.

1. Workflow – Designeinstellungen

1.1 Einrichten des Genehmigungs-Workflows für Reiseaufträge in PANTHEON

Im ersten Schritt ist es notwendig zu überprüfen, ob der Geschäftsprozess in der PANTHEON-Datenbank vorhanden ist. Dies geschieht im PANTHEON-Programm über das Menü Einstellungen | Dokumentation | Workflow - Design in der Symbolleiste, indem auf  geklickt wird und der Geschäftsprozess in der Liste gesucht wird. Wenn der Workflow nicht installiert ist, wählen Sie im  (Import/Export-Daten) Button in der Symbolleiste aus Transfercodesaus. Im Fenster Transfercodes - Geschäftsprozessdefinitionen klicken Sie auf den Download vom Server-Button und wählen dann den Geschäftsprozess mit dem Namen Reiseauftrag EN aus und klicken auf Download zu Codes. 

1.2 Zuweisen der Überprüfungsaufgabe für Reiseaufträge an den Buchhalter 

Sobald der Workflow installiert ist, wird der Benutzer, der für die Überprüfung der Gültigkeit des Reiseauftrags verantwortlich ist (z. B. Buchhalter), fest den Aufgaben für den Buchhalter zugewiesen. Durch Doppelklicken auf die Aufgabe öffnet sich ein Fenster, in dem die Person im ZUWEISEN AN Feld angegeben ist.

1.3 Zuweisen der Genehmigungsaufgabe für Reiseaufträge an den Direktor

Wenn der Direktor bereits im Administrationspanel | Einstellungen | Unternehmen | Allgemeindefiniert ist, sind keine Einstellungen für die Aufgabe des Direktors erforderlich. Andernfalls wird der Direktor der Aufgabe Reiseauftrag – Direktor auf die gleiche Weise zugewiesen wie der Buchhalter im vorherigen Schritt.

1.4 Definieren von benutzerdefinierten Ausdrucken für den Reiseauftragbericht 

Bei der Bericht drucken Aufgabe wird der Systembericht standardmäßig ausgewählt.

Der Bericht für Reiseaufträge, der im Workflow verwendet wird, muss aus der Reiseverwaltung Gruppe der Reiseverwaltungsberichte ausgewählt werden.

Wenn ein Benutzerbericht benötigt wird, wird dieser in der Bericht drucken-Aufgabe definiert. 

Warnung Der benutzerdefinierte Bericht muss Teil der Gruppe "Reiseverwaltung" sein, damit der Workflow korrekt funktioniert.

2. Dokumenttyp-Einstellungen

Bei dem Dokumenttyp , auf dem der Workflow ausgeführt wird, sind alle im Workflow verwendeten Status im STATUS-Tab definiert. Dazu gehören: Reisevorschlag (1), In Genehmigung (2), Genehmigte Reise (3), Genehmigte Reise (4), Abrechnungsantrag (5), In Bestätigung (6), In Genehmigung (7), Genehmigt (8), Abgelehnt (9), Unterschrieben (S)

Warnung Es ist wichtig, dass die Status in der richtigen Reihenfolge aufgelistet sind.

Beim Dokumenttyp wird auch die Klassifizierung für Reiseaufträge definiert.

3. Klassifizierungsschema-Einstellungen

Im Klassifizierungsschema , das beim Dokumenttyp definiert ist (siehe vorheriger Punkt), wird der Geschäftsprozess im Workflow-Feld definiert.

Warnung Wenn die Klassifizierung beim Dokumenttyp für den Reiseauftrag nicht definiert ist und kein Workflow für diese Klassifizierung definiert ist, wird der Button zum Einreichen des Reiseauftrags zur Genehmigung nicht angezeigt.

4. Autorisierungseinstellungen für Benutzer

4.1 Autorisierungseinstellungen – Der Mitarbeiter (der den Reiseauftrag zur Genehmigung einreicht)

Benutzer müssen eine Autorisierung für den Workflow im Zusammenhang mit Reiseaufträgen und Dokumentation definiert haben. Darüber hinaus müssen für Benutzer, die Reiseaufträge erstellen, Autorisierungen für Status, Berichte und andere persönliche Daten eingerichtet werden. 

4.2.  Autorisierungseinstellungen – Der Vorgesetzte (der den Reiseauftrag genehmigt)

Für den Vorgesetzten sollte auch eine Autorisierung zur Überprüfung von Daten über Untergebene hinzugefügt werden. 

Hinweis Die Autorisierungen müssen auch für den Buchhalter und den Direktor überprüft werden.

5. Einstellungen in Mitarbeiterakten

Personen, die ihre Reiseaufträge über den Geschäftsprozess genehmigen, müssen einen Vorgesetzten in ihrer Mitarbeiteraktedefiniert haben.

6. Hinzufügen einer Unterschrift

(im Prozess)

Hinweis Der Workflow funktioniert so, dass Mitarbeiter einen Reiseauftrag in PAW oder Travel Order Granule vorbereiten und zur Genehmigung an ihren Vorgesetzten senden können. Auf die gleiche Weise können sie alle nächsten Schritte (z. B. Abschluss des Reiseauftrags nach der Geschäftsreise, Hinzufügen von Anhängen usw.) durchführen.

Warnung Der Vorgesetzte und der Buchhalter erhielten unzureichende Informationen über den Reiseauftrag, als sie eine Aufgabe vor der Erstellung eines Dokuments in DMS innerhalb von PAW oder Granule genehmigten. Daher empfehlen wir, dass sie den Workflow zur Genehmigung von Reiseaufträgen in PANTHEON verwenden. Wenn klar ist, auf welche Reise sich die Aufgabe bezieht, kann der Reiseauftrag auch direkt in PAW oder Granuli genehmigt werden. Sobald das Dokument zu DMS hinzugefügt wird, ist dieses Problem gelöst, da der Genehmigende klar versteht, auf welchen Reiseauftrag sich die Aufgabe bezieht, da die Details des Reiseauftrags im Ausdruck in DMS sichtbar sind.