Importieren durch Scannen

Im Unternehmen existiert ein gewisser Anteil an Dokumentation in Papierform (z. B. erhalten per Standardpost). Anstatt es in Papierordnern zu speichern, können Dokumente gescannt, in das E-Dokumentenformat umgewandelt und in eDocumentationimportiert werden. Damit sind Papierarchive in Ordnern nicht mehr erforderlich.

Hinweis Die auf diese Weise gespeicherten E-Dokumente können dann per E-Mail, E-Routenanbieter usw. versendet werden. Lesen Sie mehr darüber im Kapitel eExchange - Senden oder Exportieren.

Dieses Kapitel beschreibt, wie die Digitalisierung von Papierdokumenten durch Scannen verarbeitet wird.

Fallzusammenfassung In der Verwaltung möchte die verantwortliche Person einen erhaltenen Vertrag von der Firma Alianz d.d. scannen und archivieren, der in Papierform per Post erhalten wurde. Dies geschieht durch die folgenden Schritte: Ausführen des E-Workflows 'Dokumente scannen und importieren' Dokument mit Metadaten ausstatten Überprüfen der durch Scannen importierten Dokumente

1. Ausführen des E-Workflows 'Dokumente scannen und importieren'

Die verantwortliche Person navigiert zum Menü Einstellungen | Dokumentation | Dokumente und öffnet das Dokumente Formular, um den unterzeichneten Vertrag von Alianz d.d. zu scannen und zu importieren.

Die verantwortliche Person führt das Scannen und Importieren in eDocumentation mit Hilfe eines vordefinierten E-Workflows 'Dokumente scannen und importieren'durch, auf den zugegriffen wird:

• Im  (Assistenten)
• Auswählen des Dokumente scannen und importieren aus dem Dropdown-Menü.

Warnung Das Importieren von Dokumenten wird durch den E-Workflow Dokumente scannen und importierenkontrolliert, der zuvor über den Webdienstheruntergeladen werden muss.

Dies öffnet das Scannen/Importieren von Dokumenten Formular.

Im Dropdown-Menü im Scanner Feld wählt die verantwortliche Person das Gerät (wenn mehr als ein Gerät verfügbar ist), das im Betriebssystem des Computers erkannt wurde, und klickt dann auf den  (Scanner) Button.

Die verantwortliche Person scannt das Papierdokument auf dem Scanner, das dann im Formular angezeigt wird.

Im Dropdown-Menü im Betreff Feld wählt die verantwortliche Person den Absender: Allianz, d.d.

Im Dropdown-Menü im Klassifikation Feld wählt die verantwortliche Person die entsprechende Klassifikation: 661 - Versicherungsverträge.

2. Dokument mit Metadaten ausstatten

Nach der Auswahl der Klassifikationsteht das für diese Klassifikation festgelegte Metadatenset zur Eingabe zur Verfügung.

Die verantwortliche Person klickt auf die Metadaten Registerkarte des Scannen/Importieren von Dokumenten Formulars.

Im Gültig bis Feld gibt die verantwortliche Person das Gültigkeitsdatum des Vertrags ein. Hier ist es der 31. 12. 2024.

Hinweis Sie können mehr über Metadaten in Klassifikationen im Kapitel Metadatenlesen.

Die verantwortliche Person klickt auf die Weiter Schaltfläche, um den Scanvorgang abzuschließen und das Dokument in eDocumentationzu importieren.

Warnung Um den eDocumentation-Dienst zu nutzen, muss dieser zunächst aktiviert und seine Einstellungen bearbeitetwerden.

3. Überprüfen der durch Scannen importierten Dokumente

Im zweiten Schritt möchte die verantwortliche Person das gescannte und importierte Dokument in eDocumentation überprüfen. Zuerst filtert die verantwortliche Person die Liste der Dokumente nach Klassifikation, in diesem Fall: 661 – Versicherungsverträge.

HINWEIS Der detaillierte Prozess der zusätzlichen Filterung und Sortierung der Liste der Dokumente wird im Kapitel Suche in der Dokumentationbeschrieben.

Die eingegebenen Metadaten sind auch im Metadaten Register sichtbar.