Bankauszüge buchen (Anwendungsfall)

Die Buchhaltungsabteilung erhält regelmäßig Bankauszüge, die manuell gebucht werden können. Es gibt immer einen menschlichen Faktor im manuellen Prozess, der durch die Verwendung des eWorkflows vermieden werden kann Bankauszüge buchen.

Dieser eWorkflow ermöglicht es Ihnen, einen einzelnen Bankauszug direkt aus eDocumentationzu buchen.

HINWEIS Für eine detaillierte Beschreibung des eWorkflows siehe das Kapitel Bankauszüge buchen.

FAKTENZUSAMMENFASSUNG Die verantwortliche Person bei Tecta möchte einen Bankauszug buchen. Mit dem eWorkflow geschieht dies wie folgt: Bankauszüge importieren Den eWorkflow Bankauszüge buchen ausführen Die Buchung des Bankauszugs überprüfen Vorschau der PDF-Datei des Bankauszugs

WARNUNG Damit der eWorkflow ordnungsgemäß funktioniert, müssen Sie zuerst ihn über den PANTHEON-Webdienst importieren.

1.  Bankauszüge importieren

Die verantwortliche Person hat bereits die XML- und PDF-Datei des Bankauszugs in eDocumentationimportiert.

Die verantwortliche Person wählt die gewünschte Zeile des Bankauszugs aus.

Bevor das Dokument verarbeitet wird, wird sein Status auf Offengesetzt.

In der eDocumentation Symbolleiste klickt die verantwortliche Person auf die (Assistenten) Schaltfläche und wählt die Bankauszüge buchen Option aus der Dropdown-Liste aus.

HINWEIS Um den eWorkflow als Option im Assistenten Menü im angegebenen PANTHEON-Formular anzuzeigen, müssen Sie dies in Workflow-Designaktivieren. Für weitere Informationen siehe Abschnitt 3 des Kapitels Grundlegende Einstellungen für eWorkflows definieren.

2. Den eWorkflow Bankauszüge buchen ausführen

Das Bankauszüge importieren Formular öffnet sich und zeigt die aus der XML-Datei importierten Daten an.

Die verantwortliche Person klickt auf die Akzeptieren Schaltfläche im gelben Banner, um zum nächsten Schritt des eWorkflows zu gelangen.

Wenn erforderliche Daten fehlen, erscheint eine Fehlermeldung: Buchung nicht möglich! Fehlende Daten in Zeile {0} angeben!

Die verantwortliche Person füllt die fehlenden Daten im Buchungs-Tab aus. Es ist aus dem Tab ersichtlich, dass die Daten zu Konto und Abteilung in einigen Zeilen fehlen.

Die verantwortliche Person gibt die fehlenden Daten ein, wie im Bild unten gezeigt.

Die verantwortliche Person klickt auf die Akzeptieren Schaltfläche im gelben Banner, um zum nächsten Schritt des eWorkflows zu gelangen.

3. Die Buchung des Bankauszugs überprüfen

Das Programm öffnet automatisch den Journal-Eintrag des Bankkontos, das mit dem Bankauszug verknüpft ist.

In diesem Fall öffnet sich der Dokumenttyp 4110 – Bankabstimmung – ADDIKO BANK mit den angezeigten Buchungen (Einträgen).

4. Vorschau der PDF-Datei des Bankauszugs

Als nächstes möchte die verantwortliche Person die .PDF-Datei des gleichen Bankauszugs in der Vorschau anzeigen. Wählt die Option Dokument anzeigen in der Symbolleiste. Auf der rechten Seite des Bildschirms wird die Vorschau des Bankauszugs angezeigt:

Die verantwortliche Person schließt das Fenster und überprüft den Status des Dokuments in eDocumentation.

In der Dokumententabelle des Dokumente Formulars kann die verantwortliche Person sehen, dass der Status des Bankauszugs in der XML-Datei auf Fertiggeändert wurde.

HINWEIS Wenn das Dokument nicht in der Dokumententabelle angezeigt wird, stellen Sie sicher, dass das Status Feld im Filter Abschnitt als F- Fertigausgewählt ist.

Der eWorkflow ist abgeschlossen.