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Automatische Buchung

   

Nachdem Sie die Option für die automatische Buchung von Reiseaufträgen im Menü Reisemanagement ausgewählt haben, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie einschränkende Kriterien für die Auswahl der erstellten Reiseaufträge eingeben können, die für alle ausgewählten Datenbanken, die im Fenster Datenbanken auf dem Server aktiviert sind, gebucht werden sollen.

Inhaltsverzeichnis

  1. Automatisierung der Buchungsparameter
  2. Zu buchende Dokumente
  3. Buchungsfehler
  4. Buchungen

1. Automatische Buchungsparameter 

Dokumentdatum (von-bis)

Die zu buchenden Reisen können auf das erstellte / Dokumentdatum eingeschränkt werden (das ist das Datum, innerhalb dessen Sie Reiseaufträge buchen möchten).

Berichtsdatum (von-bis)

Die zu buchenden Reisen können nach Berichtsdatum eingeschränkt werden (das ist das Datum, an dem der Reiseauftrag sein Berichtsdatum hat).

Mitarbeiter

Die Buchung kann auch auf einen einzelnen Mitarbeiter eingeschränkt werden, dem die Reise zugeordnet wurde.

Reise-Status

Wir können die Buchung von Reisen nach dem Status der Reisen filtern.

Dokumenttypen

Es ist PFLICHT, dass Sie die Dokumenttypen der Reisen auswählen, von denen Sie die Datensätze entfernen möchten.

Buchung

Erstellen

Sie können einen neuen Journaleintrag erstellen, mit dem Sie die ausgewählten Dokumente buchen.

Anhängen

Wählen Sie die Option Anhängen und geben Sie den Journaleintrag an, zu dem Sie Buchungen hinzufügen möchten.

Dokumenttyp

 Dokumenttyp, der gebucht werden soll mit dem der Journaleintrag erstellt wird.

Zieldatum

 Zeitraumdatum des Journaleintrags (standardmäßig: das aktuelle Datum).

Buchungsdatum

 Buchungsdatum des Journaleintrags, d.h. das Datum, an dem der Journaleintrag erstellt wird (standardmäßig: das aktuelle Datum).

Dokumentenstatus
  • Nicht gebucht – durch Auswahl buchen Sie Reisen, die noch nicht gebucht wurden
  • Gebucht – durch Auswahl können Sie die Liste der gebuchten Dokumente einsehen oder wenn Sie diese gleichen Dokumente erneut buchen (d.h. um die Buchung zu korrigieren). In einem solchen Fall wird der ursprüngliche Journaleintrag entsprechend geändert oder modifiziert.
Buchungsmethode
  • Getrennte Notizen - durch Auswahl von getrennten Notizen berücksichtigt die Buchung den im Feld Reisegrund des Reiseauftrags eingegebenen Text. Der Text wird in der Spalte Notiz angezeigt. Die Option ist nur für direkte Kosten verfügbar.
  • Keine Notizen - durch Auswahl von keine Notizen wird der Reisegrundtext bei der Buchung nicht berücksichtigt. Die Notizspalte bleibt leer.
Stored Proc. Neu Sie können den Reiseauftrag mit einer von Ihnen erstellten gespeicherten Prozedur buchen.

Durch Klicken auf diese Schaltfläche werden die zu buchenden Dokument(e) angezeigt. Dokumente, die den Kriterien in allen ausgewählten Datenbanken entsprechen, werden angezeigt.

Nachdem Sie die Dokumentenliste erfolgreich eingeschränkt haben, können Sie fortfahren, indem Sie auf die Buchung Schaltfläche klicken. Das Programm öffnet das Fenster zur Buchung von Reisen.

Durch Klicken wählen Sie alle Dokumente aus der Liste aus.

Durch Klicken deselectieren Sie alle Dokumente aus der Liste.

2. Zu buchende Dokumente

Wir können die folgenden Felder sehen

Ausw. Klicken Sie, um das zu buchende Dokument zu aktivieren und auszuwählen. 
Unternehmen Unternehmensname.
Datenbank Datenbankname.
Nummer Reiseauftrag-ID. Durch Doppelklicken gelangen Sie zum ausgewählten Reiseauftragsdokument.
Dok. Typ Name des Dokumenttyps.
Mitarbeiter Mitarbeitername.
Datum Abreisedatum des Reiseauftrags.
Währung der Tagespauschale Der Betrag der Tagespauschale.
Tagespauschale Der Betrag der Kosten für die Tagespauschale.
Kilometerpauschale Die Kilometerpauschale von 1 km multipliziert mit der Gesamtzahl der Kilometer der Reise.
Währung der sonstigen Ausgaben Der Betrag der sonstigen Ausgaben in der im Währungsfeld angegebenen Währung.
Sonstige Ausgaben Der Betrag der sonstigen Ausgaben umgerechnet in die Heimatwährung.
Währung Ein dreistelliger ISO-Code der Währung.
Kostenstelle Kostenstelle, die auf den Reiseauftrag zutrifft.
Gebucht Wenn angekreuzt, bedeutet das, dass der Reiseauftrag bereits gebucht wurde. Nach der Buchung des Reiseauftrags wird dieses Feld automatisch angekreuzt.
Dokument ID des Buchungsdokuments.

3. Buchungsfehler

Unternehmen Name des Unternehmens, in dem ein Buchungsfehler aufgetreten ist.
Datenbank Name der Datenbank.
ID Reiseauftrag-ID. Durch Doppelklicken gelangen Sie zum ausgewählten Reiseauftragsdokument.
Zeile Die Position, an der der Fehler aufgetreten ist.
Artikeltyp Die Nummer des Artikeltyps aus dem Register der Artikeltypen.
Fehler Fehlerbeschreibung. Es ist normalerweise die Beschreibung der IRIS-Nummer, die im IRIS-Feld aufgeführt ist.
IRIS IRIS-Nummer des Fehlers.

4. Buchungen

 

Unternehmen Unternehmensname.
Datenbank Datenbankname.
Journaleintrag Journaleintragsnummer.
Debit Die Summe auf der Debitseite.
Credit Die Summe auf der Kreditseite.
Saldo Zeigt uns das Saldo der Buchungen zwischen Debit- und Kreditseite. 
Datum gebucht Das Datum, das zum Zeitpunkt der Buchung in das Buchungsdatumfeld eingegeben wurde.
Zieldatum Das Datum, das zum Zeitpunkt der Buchung in das Zieldatumfeld eingegeben wurde.
Berechnung Reiseauftragsnummer.

 

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