Kontrola izdavanja kod otvorenog stanja kupca

Kontrola izdavanja kod otvorenog stanja kupca

Kontrola izdavanja kod otvorenog stanja kupca

Za uspješan izbor i postavke kontrole limita potrebni su nam slijedeći podaci:

1. Konta: vrijednost otvorenih stavaka program izračuna tako da zbroji otvorena stanja na kontima, navedenim u Parametri | Novac | Osnovni podaci, polje konto kupca
2. Već iskorištena vrijednost limita: za način izračunavanja limita izaberemo jednu od četiri ponuđene mogućnosti u Parametri | Novac | Osnovni podaci (pogledajte i primjer Definiranje vrijednosti otvorenih stavki).
3. Odobrena vrijednost limita: izaberemo je za svakog kupca posebno u šifrantu kupaca
4. Gdje da upotrijebimo kontrolu: izaberemo na nivou pojedine vrste dokumenta za narudžbe kupaca i izdavanje robe. Ovdje možemo postaviti kontrolu ili blokadu izdavanja robe ili kreiranja ponude (narudžbe) kupcima, koji prekorače dogovoreni limit ili isključimo kontrolu.

Kontrola će se pokrenuti onda kada vrijednost računa + vrijednost otvorenih stavki prekorači vrijednost limita, koji je za svakog kupca određen u šifrantu poslovnih partnera.

Ad 1: Konta

Vrijednost otvorenih knjiženja (dospjelih i/ili nedospjelih) program izračuna tako da zbroji otvorena stanja na kontima,  navedenim u Parametri | Novac | Osnovni podaci, polje konto kupca.

Kontrola limita je uvijek postavljena u domaćoj valuti iz parametara programa. Ako dakle, kontroliramo vrijednosti na kontu, gdje su knjiženja i devizna i kunska, a prometi (narudžbe kupaca ili izdani računi) u stranoj valuti, vrijednosti se izražavaju u domaćoj valuti. Za preračun neknjiženih iznosa u domaću valutu, upotrebljava se srednji tečaj Hrvatske Narodne Banke: za narudžbe: u odnosu na datum narudžbe za izdane fakture: glede na datum izdavanja računa

Ad 2: Već iskorištena vrijednost limita

Vrijednost otvorenih stavaka može pritom biti definirana na četiri načina, među kojima izaberemo u parametrima programa:

• Dospjeli do danas - zadana postavka. Iznos limita, odobrenog u šifrantu kupaca, program uspoređuje sa svim dospjelim otvorenim stavkama. Podatak "Otvorene stavke" u poruci će, dakle, označavati iznos svih dospjelih stavaka, a podaci "Neknjiženi" i "Narudžbe" će uvijek biti 0, jer oni ne utječu na vrijednost limita.
• Otvoreni knjiženi dokumenti - iznos limita, odobrenog u šifrantu kupaca, program uspoređuje sa svim (dospjelim i nedospjelim) otvorenim stavkama. Podatak "Otvorene stavke" u poruci označava iznos svih dospjelih i nedospjelih stavaka, a podaci "Neknjiženi" i "Narudžbe" će uvijek biti 0, jer oni ne utječu na vrijednost limita.
• Svi otvoreni i neknjiženi dokumenti - iznos limita, odobrenog u šifrantu kupaca, program uspoređuje sa svim (dospjelim i nedospjelim) otvorenim stavkama, kojima se dodaju još i iznosi neknjiženih dokumenata izdavanja tipa Dokument - Materijalno i Dokument - Sumarno, te oduzmu iznosi neknjiženih blagajničkih primitaka (pogledajte vrsta dokumenta izdavanja). Podatak "Otvorene stavke" u poruci označava iznos svih dospjelih i nedospjelih stavki, a podatak "Neknjiženi" biti će zbroj vrijednosti unesenih, a neknjiženih računa.   
• Potvrđene narudžbe i svi otvoreni dokumenti - iznos limita, odobrenog u šifrantu kupaca, program uspoređuje sa svim (dospjelim i nedospjelim) otvorenim stavkama, te dodatno doda još i iznose neknjiženih dokumenata izdavanja tipa Dokument - Materijalno i Dokument - Sumarno, te oduzme iznose neknjiženih blagajničkih primitaka (kao gornja opcija), a tome još doda i vrijednost narudžbi, koje imaju takav status da za njih vrijedi da se uključuju u vrijednost limita kupca (pogledajte vrste dokumenata narudžbi).

Pogledajte i primjer Definiranje vrijednosti otvorenih stavaka.

Ad 3: Odobrena vrijednost limita

Iznos odobrenog limita unesemo u  šifrantu kupaca.

Ako u šifrantu kupaca unesemo iznos limita -1, svako novo izdavanje ili predračun značiti će prekoračenje limita. Program pored uobičajenih poruka ispiše i napomenu iz šifranta subjekata.

Pogledajte i primjer Definiranje vrijednosti otvorenih stavaka.

Ad 4: Gdje da upotrijebimo kontrolu

Na nivou pojedine vrste dokumenta za narudžbe kupaca i izdavanje robe izaberemo da li i kako ćemo kontrolirati otvoreno stanje kupca. Pritom na raspolaganju imamo slijedeće tri mogućnosti:

Izdavanje bez kont. otvorenog stanja	program će dozvoliti izdavanje robe ili izradu predračuna bez obzira na financijsko stanje kupca i zakašnjelih plaćanja
Upoz. kod otv. stanja ili prek. limita	program će nas obavijestiti o prekoračenju limita, ali će dozvoliti izdavanje. Primjer informacije:
Dozv. izdavanje samo ovlaštenoj osobi	program će svakog korisnika upozoriti na prekoračenje limita. Izdavanje robe ili izrada predračuna neće dozvoliti korisnicima, koji nemaju odgovarajuću autorizaciju, te će zahtjevati lozinku ovlaštene osobe koja izdavanje može odobriti. Ovo je najstroža mogućnost i omogućava definiranje povlaštenih osoba, koje u slučaju prekoračenja limita smiju odobriti izdavanje robe ili izradu predračuna. U šifrantu djelatnika, pomoću autorizacija odredimo da li je pojedini korisnik programa ovlašten za tu operaciju ili ne. Ovlaštena je ona osoba, koja ima autorizaciju za odobrenje prometa kod otvorenog stanja kupca. Korisnicima, koji tu autorizaciju nemaju, ovdje izaberemo ništavnu autorizaciju: Kada korisnik programa bez odgovarajuće autorizacije naiđe na takav primjer, program će javiti informaciju: Ispis i snimanje dokumenta biti će mogući tek onda kada ponovno izaberemo korisnika programa i unesemo naziv i lozinku ovlaštene osobe. Program odgovarajuće zabilježi tko je odobrio izdavanje ili izradu predračuna Program ne postavlja blokadu ovlaštenoj osobi, već samo ispiše upozorenje: Kada kliknemo tipku  , program dozvoli snimanje i ispis dokumenta ovlaštenoj osobi.