Metapodaci dokumenta

Prijemom dokumenta, kao što je, na primer faktura, dobijamo i njegove osnovne podatke: datum i mesto izdavanja, iznos, pošiljaoca itd. Kada nalog, zatim, prođe kroz proces likvidacije, možemo ga opremiti metapodacima koji nam pomažu pri logičnom smeštanju dokumenta unutar organizacije.

Metapodaci pojedinačnog dokumenta su priloženi uz dokument i vidljivi su na svim obrascima u PANTHEON-u.

U ovom poglavlju ćemo predstaviti primer korišćenja funkcionalnosti metapodataka.

OPIS PRIMERA Odgovorna osoba u kadrovskoj službi želi da, pri uvozu u Dokumentaciju, kolektivne ugovore opremi metapodacima: subjekt, klasifikacija, datum zaključenja ugovora i važenje ugovora. Sa dodatnim definisanjem podataka, biće lakše pronaći željeni dokument i brže doći do ključnih informacija iz ugovora prilikom pregleda. U nastavku su navedeni koraci za upotrebu metapodataka u dokumentaciji. Podešavanje polja za unos metapodataka na Klasifikaciji Unos metapodataka po uvozu dokumenta u Dokumentaciju Pretraga dogumenata po metapodacima

1. Podešavanja polja za unos metapodataka na Klasifikaciji

Odgovorna osoba želi definisati polja za unos metapodataka.

Postavlja pojedinačnu klasifikaciju u Klasifikacijski plan.

U našem primeru bira klasifikaciju: 0219 - Ugovori o delu, o autorskom honoraru, o građansko-pravnom odnosu i drugi i klikne na karticu Metapodaci.

Željena polja za unos metapodataka kreiaju se kopiranjem iz druge klasifikacije klikom na dugme Kopiraj.

U našem primeru, na klasifikaciji: 0219 - Ugovori o delu, o autorskom honoraru, o građansko-pravnom odnosu i drugi definiše polja:

• Subjekt - za unos i kasnije traženje dokumenta po Subjektu;

• Klasifikacija - za unos i kasnije traženje dokumenta po Klasifikaciji;

• Datum zaključenja - za unos i naknadno traženje dokumenta po Datumu zaključenja;

• Datum važenja - za unos i kasnije traženje dokumenta po Datumu važenja;

• U izabranom polju Obavezno, Vidljivo označi da je unos podataka obavezan i da su polja vidljiva.

UPOZORENJE Podešavanja polja za unos metapodataka na Klasifikacije uredite na početku upotrebe metapodataka i, po potrebi, ih možete dodavati kasnije. Ako ste već podesili polja za unos metapodataka, preskočite ovaj korak.

2. Unos metapodataka po uvozu dokumenata u Dokumentaciju

Dokumenti se opremaju metapodacima kada se uvoze u Dokumentaciju. U našem primeru, odgovorna osoba uvozi Ugovor o zapošljavanju za rad studenta. To radi tako što:

•       Otvara Personalnu mapu i prelazi na panel Dokumenti .

•       Zatim klikne na dugme (Uvoz/Izvoz podataka).

•       Sa padajućeg menija bira opciju Dodaj dokument.

•       Kada je dokument uvezen u eDokumentaciju, na kartici Metapodaci oprema dokument nedostajućim i potrebnim metapodacima (kao što se vidi na slici ispod). 

3. Pretraga dokumenata po metapodacima

U trećem koraku, odgovorna osoba želi pretražiti određeni ugovor koji je unela u Dokumentaciju. To čini preko obrasca Dokumenti i pomoću filtera.

• U našem primeru, tražiće dokumente filtiriranjem zapisa preko polja Metapodaci. Unosi ključnu reč u pretragu »saša«.

• Klikom na izabrani dokument, izborom kartice Metapodaci, pregleda ključne podatke kojima je dokument obezbeđen, bez potrebe da ispituje ceo sadržaju ugovora.