Trimiterea și semnarea eFacturii către clientul nostru

Semnarea și trimiterea eFacturii către clientul nostru

Mai întâi lansăm Asistentul pentru setările documentației, pe care îl găsim în fereastra principală Documente sub pictograma asistenți. Asistentul este conceput astfel încât să fie necesar doar să navigați prin el și toate setările de bază necesare pentru exportul și importul eFacturilor vor fi configurate sau vi le va oferi asistentul de la sine prin mesaje ghidate. 

Manual trebuie să introduceți doar numele de utilizator și parola, pe care le-ați obținut la înregistrare pe portalul BizBox al companiei ZZI, unde toți utilizatorii Pantheon au căsuțe deschise fără taxe pentru primirea și emiterea eFacturilor. Pentru emiterea pe paginile utilizatorilor, selectați pachetul corespunzător. 

După ce am terminat cu asistentul, putem deja crea o factură, așa cum este obișnuit în Pantheon. Dacă nu ați creat încă o factură în Pantheon, este explicat pas cu pas în Manualul utilizatorului sub Contabilitate de gestiune->Emitere->Crearea documentului de emitere.  

Atunci când creăm o factură, trebuie să fim atenți la utilizarea EM (unități de măsură) deoarece introducerea acesteia în eFactură conform standardului eSlog este, de asemenea, o unitate de măsură internațională obligatorie. O introducem în Catalogul unităților de măsură din lista de unități de măsură internaționale. Modul de configurare în Catalogul unităților de măsură este prezentat și în videoclipul Catalogunităților de măsurăidentificatoare pentru eSlogul slovenească.

Stabilim modul de operare corespunzător pentru clientul nostru. Este necesar să setăm opțiunea eSlog electronic - factură simplă. 

Desigur, clientul nostru trebuie să fie înregistrat în registrul destinatariilor eFacturilor procesorului nostru ZZI. Dacă clientul nostru este înregistrat, putem verifica cel mai simplu cu ajutorul asistentului, pe care îl găsim în Catalogul subiecților sau în fereastra principală Documentație Documente, adică Legături subiecți...(Subiecți în schimbul electronic). Dacă ne apare pictograma ZZI în coloana Driveri suportati (după ce am introdus în filtrul subiectul pe care îl verificăm și am dat clic pe butonul Colectează), așa cum este prezentat în imaginea de mai jos, atunci clientul nostru este înregistrat și poate primi eFacturi. 

Aceast asistent este, de asemenea, foarte util dacă dorim să schimbăm rapid și ușor modul de operare pentru toți subiecții care se află în catalogul subiecților simultan. Cu un filtru corespunzător, selectăm subiecții cu un clic pe butonul Colectează, îi marcăm în coloana de selecție pe cei pe care dorim să îi schimbăm cu Modul de operare Electronic, dăm clic pe căsuța BizBox și apoi pe butonul Setează căsuța. Cu aceste trei clicuri, am setat Modul de plată pe Electronic pentru toți subiecții care au opțiunea de a primi eFacturi deschisă și sunt înregistrati la procesorul eFacturilor ZZI. 

O informație foarte importantă în schimbul eFacturilor este, de asemenea, TRR atât pentru expeditor, cât și pentru destinatar, așa că trebuie să le aranjăm în prealabil în catalogul subiecților înainte de a le trimite. Le aranjăm ca de obicei și nu există cerințe speciale din cauza eFacturii. Codul BIC se completează fie din banca care este înregistrată în linia cu TRR-ul, dacă banca nu este înregistrată, atunci ca de obicei din primele două cifre, care reprezintă în structura TRR-ului codul băncii, și codul BIC înregistrat la această bancă, (de exemplu, 04 NKBM, etc.). Desigur, în acest caz, trebuie să avem toate băncile în catalogul subiecților cu codurile BIC înregistrate. Dacă clientul are două sau mai multe TRR-uri, alegem unul care este principal și pe care clientul l-a înregistrat pentru primirea eFacturilor, și va fi înregistrat în eFactură, facem acest lucru prin selecția din coloana Def. Pentru utilizatorii bugetari, aceasta este factura pe care o au deschisă la UJP. 

Acum avem factura pregătită corespunzător și celelalte date, astfel încât să putem trimite factura în Documentație. Facturile pot fi trimise alegând asistentul Tipărire de la numărul la numărul, selectăm filtrul corespunzător, facturile. dorim tipărirea, din lista de tipăriri. care va fi afișată în vizualizarea eFacturii sub formă de pdf, care este, de asemenea, parte din eFactură, și cu un clic pe butonul de mai jos Trimite/Tipărește/Arhivează. După clic, se efectuează controale pentru a verifica dacă avem introduse unități de măsură internaționale, TRR-uri, BIC, iar programul vă va informa în cazul în care aceste date nu sunt introduse corect. 

 Închidem asistentul, automat se deschide fereastra principală Documentație, fereastra Documente, unde ne așteaptă deja factura emisă creată. La sarcină, selectăm sarcina Semnare din stocarea Windows, apare o fereastră de avertizare dacă dorim să preluăm sarcina, dăm clic pe da. Apoi dăm clic pe sarcina (pictograma Semnare din stocarea Windows) din coloana Sarcină, la primul clic se afișează conținutul pachetului în dreapta, dacă acesta nu este deja afișat. Verificăm conținutul pachetului, acesta constă dintr-un plic, eFactură în format xml conform eSlog și vizualizarea acestei facturi în format pdf. 

Facem din nou clic pe Sarcina Semnare din stocarea Windows, se deschide o fereastră pentru selectarea certificatului din stocarea Windows. Dacă avem certificat instalat pe computer, acesta ne va fi oferit aici, îl selectăm și dăm clic pe butonul Selectează. Astfel am semnat eFactura, atât xml cât și pdf.

Dacă folosim așa-numita cartelă inteligentă, selectați a treia opțiune Cartelă inteligentă, selectați dll-ul corespunzător, slotul, introduceți PIN-ul, selectați certificatul și semnați eFactura. Un astfel de exemplu este Halcom, la care selectăm personal.dll. Dacă alegeți certificatul Halcom din stocarea Windows, este necesar să introduceți în fereastra programului Nexus PIN-ul de 2 ori, adesea a doua oară fereastra de introducere a PIN-ului se ascunde în spatele Pantheonului.

După semnare, Documentul primește statutul Finalizat. Acum îl putem trimite clientului nostru.

Fereastra Documente este împărțită în trei părți, când se afișează în dreapta conținutul pachetului, partea stângă, unde se află filtrele și căsuțele, se ascunde, pentru a le afișa, dăm clic pe panoul de separare și ni se afișează căsuțele și butonul Procesează tot. Dăm clic pe butonul Procesează tot și trimitem Documentul clientului nostru. După un nou clic pe procesează tot, primim o confirmare, care conține date despre dacă factura a fost Livrată sau Refuzată. 

Dacă Documentul este refuzat, verificăm motivul în Confirmare, pe care o găsim în pachetul din panoul din dreapta sau dublu clic pe statusul documentului, corectăm eroarea și trimitem din nou factura emisă în Documentație prin aceeași procedură ca cea descrisă mai sus. Programul ne va anunța doar că am trimis deja documentul în Documentație.