Праќање и потпишување сметки на купувачите

Podpisovanje in pošiljanje eRačuna našemu kupcu

Najprej zaženemo Čarovnik za nastavitve dokumentacije, ki ga najdemo v osnovnem oknu Dokumenti pod ikono čarovniki. Čarovnik je narejen tako, da ga je potrebno zgolj preklikat njega in vse osnovne nastavitve potrebne za izvoz in uvoz eRačunov se bodo nastavile oz. vam jih bo čarovnik ponudil sam na izbiro skozi vodena sporočila. 

Ročno je potrebno vnest zgolj uporabniško ime in geslo, ki ste ju pridobili ob registraciji na portalu BizBox podjetja ZZI, kjer imate vsi Pantheon uporabniki breplačne odprte predale za prejem in izdajo eRačunov. Za izdajo na uporabniških straneh izberite ustrezen paket. 

Po tem ko smo zaključili s čarovnikom lahko že kreiramo račun, kot je to običajno v Pantheonu. Če še računa v Pantheonu niste kreirali je po korakih razloženo v Uporabniškem priročniku pod Blagovno-materialno knjigovodstvo->Izdaja->Kreiranje dokumenta izdaje.  

Pri kreiranju računa moramo biti pozorni na uporabo EM (enote mere) saj je obvezen vnos v eRačun po standardu eSlog tudi mednarodna merska enota. Vpišemo jo v Šifrantu merskih enot iz zbirnega seznama mednarodnih merskih enot. Način nastavitve v Šifrantu merskih enot je prikazan tudi v videu Šifrant merskih enot identov za slovenski eSlog.

Nastavimo ustrezen način poslovanja pri našem kupcu. Potrebno je nastavit izbiro Elektronsko eSlog - enostavni račun. 

Seveda mora biti naš kupec v registru prejemnikov eRačunov našega procesorja ZZI. Ali je naš kupec v registru, lahko najenostavneje preverimo s čarovnikom, ki ga najdemo v Šifrantu subjektov ali v osnovnem oknu Dokumentacije Dokumenti, to je Povezave subjektov...(Subjekti v elektronski izmenjavi). Če se nam prikaže ikona ZZI v stolpcu Podprti gonilniki (po vpisu v filter subjekt, katerega preverjamo in klikom na gumb Zberi), kot je prikazano na sliki spodaj, potem je naš kupec v registru in lahko prejema eRačune. 

Ta čarovnik je tudi zelo uporaben, če želimo hitro in enostavno skupinsko spremenit način poslovanja za vse subjekte, ki se nahajajo v šifrantu subjektov naenkrat. Z ustreznim filtrom izberemo subjekte s kliknom na gumb Zberi, označimo v stolpcu izbira katere želimo spremenit z Načinom poslovanja Elektronsko, kliknemo nabiralnik BizBox ter nato gumb Nastavi nabiralnik. S temi tremi kliki smo nastavili Način plačila na Elektronsko na vseh subjektih, ki imajo odprto možnost prejemanja eRačunov in so v registru procesorja eRačunov ZZI. 

Zelo pomeben podatek pri izmenjavi eRačunov je tudi TRR tako pošiljatelja kot prejemnika, zato moramo pred pošiljanjem le-te uredit v šifrantu subjektov. Uredimo jih kot običajno in ni posebnih zahtev zaradi eRačuna. BIC koda se napolni ali iz banke, ki je vpisana v vrstici s TRRom, če pa banka ni vpisana pa kot običajno iz prvih dveh številk, ki pomenijo v strukturi TRRa oznako banke, ter BIC koda vpisani pri tej banki, (npr. 04 NKBM, itd.). Seveda moramo v takšnem primeru imeti vse banke v šifrantu subjektov z vpisanimi BIC kodami. Če ima kupec dva ali več TRRov izberemo enega, ki je osnovni in ga ima kupec prijavljenega za sprejemanje eRačunov, ter bo zapisan v eRačun, to naredimo z izbiro v stolpcu Def. Za proračunske uporabnike je to račun, ki ga imajo odprtega na UJPu. 

Sedaj imamo ustrezno pripravljen račun in ostale podatke, da lahko pošljemo račun v Dokumentacijo. Račune lahko pošljemo z izbiro čarovnika Izpis od številke do številke, izberemo ustrezen filter, račune. željen izpis, na seznamu izpisov. ki bo prikazan v vizualizaciji eRačuna v obliki pdf, ki je tudi del eRačuna, ter na klik gumba spodaj Pošlji/Izpiši/Arhiviraj. Po kliku se izvedejo kontrole, če imamo vpisane mednarodne enote mere, TRRe, BIC, kar vas v primeru, da ti podatki niso pravilno vpisani program tudi obvesti. 

 Zapremo čarovnik, avtomatsko se nam odpre osnovno okno Dokumentacije, okno Dokumenti, kjer nas že čaka kreiran izdan račun. Pod opravilu izberemo opravilo Podpis iz windows hrambe, pojavi se opozorilno okno ali želimo prevzeti opravilo, kliknemo da. Nato kliknemo na opravilo (ikona Podpis iz windows hrambe) v stolpcu Opravilo, po prvem kliku se prikaže vsebina paketa desno, če še ta ni prikazan. Pregledamo vsebino paketa, sestavljajo ga ovojnica, eRačun v xml obliki v slogu eSlog in vizualizacija tega računa v pdf obliki. 

Ponovno kliknemo na Opravilo Podpis iz Windows hrambe odpre se nam okno za izbiro certifikata iz windows hrambe. Če imamo certifikat nameščen na računalniku nam ga tukaj ponudi, ga izberemo in kliknemo gumb Izberi. S tem smo podpisali eRačun, tako xml kot pdf.

Če uporabljamo t.i. pametno kartico pa izberite tretjo možnost Pametna kartica, izberite ustrezen dll, režo, vpišite PIN, izberite certifikat in podpišite eRačun. Tak primer je Halcom, pri katerem izberemo personal.dll. Če boste izbrali Halcomov certifikat iz windows hrambe, je potrebno vpisat v okno programa Nexus PIN 2x, pogosto pa se drugič okno vpisa PINa skrije za Pantheonom.

Po podpisu dobi Dokument status Zaključeno. Sedaj ga lahko pošljemo našemo kupcu.

Okno Dokumenti je razdeljeno na tri dele, ko se prikaže na desnem vsebina paketa, se skrije levi del, kjer se nahajajo filtri in nabiralniki, za prikaz le-teh kliknemo ločilni panel in prikažejo se nam nabiralniki ter gumb Obdelaj vse. Kliknemo na gumb Obdelaj vse in Dokument pošljemo našemu kupcu, Po ponovnem kliku na obdelaj vse dobimo povratnico, ki vsebuje podatke o tem ali je bil račun Dostavljen ali Zavrnjen. 

Če je Dokument zavrnjen, preverimo razlog v Povratnici, ki jo najdemo v paketu v desnem panelu ali dvokliknemo na staus dokumenta, popravimo napako, ter izdan račun ponovno pošljemo v Dokumentacijo po enakem postopku kot je zgoraj opisano. Program nam bo le javil opozorilo, da smo dokument že poslali v Dokumentacijo.