Diferențele dintre eDocumentație, eDocumentație Certificată și eDocumentație Locală

Există mai multe tipuri de stocare a documentelor electronice. Diferența dintre ele constă în modul în care sunt stocate documentele.

1. eDocumentație

eDocumentație permite stocarea documentelor într-un sigur stocare în cloud. Documentele nu sunt marcate digital cu data și semnate digital separat, ci sunt criptate și versiuni (versiunile mai vechi ale documentelor pot fi păstrate) în stocare.

Prin urmare, sistemul poate stoca documente care au fost create inițial electronic, precum și documente create pe hârtie și digitalizate ulterior.

100 MB de stocare gratuită a documentelor în cloud este disponibilă pentru toți utilizatorii activi PANTHEON. Serviciul nu trebuie comandat. Instrucțiunile pentru instalarea eDocumentației Cloud gratuite pot fi găsite AICI.
*După depășirea a 100 MB, serviciul este taxat conform listei de prețuri actuale.

**Dimensiunea medie a documentului; 400 KB.

INFORMAȚII SUPLIMENTARE Puteți utiliza serviciul eDocumentație dacă l-ați activat în prealabil și sunteți utilizator al serviciului PANTHEON DMS și ați stabilit setările corespunzătoare în PANTHEON. Consultați condițiile specifice de utilizare: Condiții specifice de utilizare pentru eDocumentație - Servicii de roaming Condiții specifice de utilizare pentru eDocumentație - licențe locale Pentru a comanda serviciul eDocumentație sau o combinație, și toate celelalte informații, contactați prodaja@datalab.si sau 01 252 89 50 Recomandăm o combinație de eDocumentație și eDocumentație Certificată - stocați documentația reglementată de lege în eDocumentație Certificată și utilizați eDocumentația obișnuită pentru a stoca documentația comercială și tehnică și cărțile poștale.

2. eDocumentație Certificată

eDocumentație Certificată este o stocare a documentelor electronice furnizată de ZZI care este sigură, conform legislației și certificată cu Arhiva Republicii Slovenia.

INDICATIV Consultați legislația actuală legată de protecția materialului documentar și arhivistic pe Legislația arhivistică a Republicii Slovenia. Reglementările în pregătire pot fi găsite pe portalul eDemocracy .

Prin urmare, sistemul poate stoca documente care au fost create inițial electronic, precum și documente create pe hârtie și digitalizate ulterior.

Serviciul eDocumentație Certificată include tot ce face eDocumentația obișnuită, plus:

• Marcarea temporală a unui document atunci când se importă documentul în stocare - un document este semnat digital și marcat temporal în momentul salvării, apoi este salvat în arhivă și se creează o copie de rezervă,
• Conform legii și certificată cu Arhivele Republicii Slovenia - Dacă utilizați eDocumentație Certificată și ați definit proceduri arhivistice, puteți elimina arhiva fizică a companiei și distruge documentele fizice.

eDocumentație Certificată este oarecum mai scumpă din cauza cerințelor sale tehnologice. Prin urmare, recomandăm să o utilizați pentru documente cu stocare prescrisă legal (de exemplu, e-facturi, documentație contabilă, contracte ...).

Utilizatorii aleg între:

INFORMAȚII SUPLIMENTARE Consultați Termenii generali de utilizare a serviciilor de comunicare electronică și stocarea documentelor transmise. Dacă doriți să eliminați arhiva pe hârtie, citiți Instrucțiunea privind abandonarea materialului documentar.

3. eDocumentație Locală

Dacă doriți să stocați documente pe serverele proprii, eDocumentație Locală este disponibilă.

Funcționează similar cu eDocumentația obișnuită, cu excepția faptului că documentele sunt salvate pe serverele locale.

eDocumentație Locală poate fi îmbunătățită cu funcția eDocumentație Certificată și salvarea unei părți din documentele dumneavoastră în eDocumentație.

Recomandăm exclusiv companiilor care utilizează licențe PANTHEON locale și care, prin urmare, nu sunt în modul de roaming.

INFORMAȚII SUPLIMENTARE Pentru a utiliza serviciul eDocumentație Locală, acesta trebuie să fie activat. După activarea eDocumentației Locale, trebuie să creați o bază PANTHEON DMS locală și să verificați legătura acesteia. Citiți instrucțiunile din capitolul Crearea unei baze PANTHEON DMS locale.

Este deosebit de potrivit pentru companiile care nu trebuie să stocheze date în cloud din cauza legii și pentru cele care nu pot stoca informațiile lor de afaceri cu furnizori terți din cauza regulilor interne și protocoalelor de siguranță.

De asemenea, îl recomandăm companiilor situate în zone cu conexiune slabă la internet.