Vnos identa iz dokupa (material, blago)

Vsak ident, ki ga želimo v PANTHEON-u zabeležiti, najprej kreiramo v Šifrantu identov, kjer opredelimo vse potrebne nastavitve, ki vplivajo na nadaljnje delo v programu. V nadaljevanju bomo predstavili primer materiala in blaga kot identa iz dokupa od dobaviteljev. Identi materiala se bodo predvidoma uporabili v proizvodnji za izdelavo izdelka, identi blaga pa za prodajo do strank ali za interno uporabo.

OPIS PRIMERA V podjetju Tecta so v prodajo vključili nov prodajni artikel KAMP MIZA in proizvodni material PALICE za novo linijo šotorov. Oba artikla dobavljajo po pogodbeni ceni od tujega dobavitelja. Odgovorna oseba, tj. vodja prodaje Polona (ima avtorizacijske pravice), bo v ta namen kreirala novi šifri za omenjena identa ter dodelila vse potrebne nastavitve, da bodo lahko šifro uporabili tako na področju nabave, prodaje, proizvodnje kot v računovodstvu. Izvedla bo sledeče korake v programu PANTHEON: Kreiranje novega zapisa za ident Opredelitev osnovnih podatkov identa Opredelitev kalkulacij prodaje in nakupa za ident Opredelitev  tehničnih opisov in slikovnih gradiv identa Opredelitev pogodbenega cenika za ident Arhiviranje pogodbe v dokumentacijo identa

1. Kreiranje novega zapisa za ident

Odgovorna oseba želi dodati nov ident v Šifrant identov. To stori tako, da izbere meni Nastavitve | Identi | Identi ter doda nov zapis v šifrant.

• Klikne na gumb Vnesi zapis v orodni vrstici. S tem se kreira nov zapis in izpraznijo vsa polja, v katera vnese želene podatke. 

• V polje Ident (ali pogovorno šifra) vpiše šifro identa. V našem primeru: KAMP MIZA.

• V polje Naziv lahko zapiše poljubno daljše ime identa: MIZA ZA KAMPIRANJE MALA.

• V polju Glavni dobavitelj izbere iz spustnega seznama dobavitelja Tent Goods EE, Ltd. ter v polje Dobaviteljeva šifra prosto vpiše šifro, kot prikazuje slika spodaj.

• Da bo šifra identa lahko v uporabi, se samodejno aktivira kljukica za polje Aktivno.

• Zapis na koncu shrani s klikom na gumb Shrani v orodni vrstici, ki s tem spremeni barvo iz zelene v sivo.

Kreiranje šifre za ident PALICE vodja prodaje izvede po enakem postopku, kot je opisan zgoraj in pri čemer polja dopolni s sledečimi podatki:

NAMIG Šifrant identov je povezan še z drugimi šifranti (klasifikacije, merske enote, oddelki, …), ki jih na tem mestu izbiramo, zato po potrebi preverimo oz. dodamo manjkajoče. Več o povezanih šifrantih si preberite v poglavju Šifranti povezani z identi Za lažje in hitrejše upravljanje v programu PANTHEON si lahko kreirate bližnjice do menijev, ki jih najpogosteje uporabljate.

OPOZORILO V polje Ident ni mogoče vpisati že obstoječe šifre identa – na to vas program PANTHEON ob shranjevanju tudi opozori. Za lažje generiranje novih šifer v polju ident, se lahko nastavi Avtomatsko šifriranje.

2. Opredelitev osnovnih podatkov identa

Šifrant identov ima zaradi obilice možnih nastavitev in podatkov več panelov za vnos. Odgovorna oseba nadaljuje z vnosom na panelu Osnovni podatki, tako kot prikazuje slika spodaj. Po korakih pa v nadaljevanju opisujemo postopek vnosa. 

2.1 Osnovni podatki

Za ident KAMP MIZA odgovorna oseba odpredeli osnovni podatke: primarno in sekunadarno klasifikacijo, garancijski rok, način vodenja serijskih številk. V našem primeru opredeli:

• Za ident KAMP MIZA, v podjetju Tecta, želijo voditi analitiko za mize kot dodatno opremo in imeti hkrati pregled nad artikli, ki gredo v spletno prodajo. V ta namen odgovorna oseba v poljih Primarna klasifikacija in Sekundarna klasifikacija, iz spustnega seznama izbere DOD_MIZA in PROD. NA DALJAVO (na sliki oznaka 1).

• Za artikel vpiše trajanje garancijskega roka: 18 mesecev.

• In spustnega seznama za polje Vodenje serijskih številk izbere način vodenja artikla po serijskih številkah tip S – ena serijska številka je en kos.

• Ker se bo artikel prodajal tudi preko spletne trgovine, Polona obkljuka preklopnik Spletna trgovina in s tem omogoči uporabo identa (na sliki oznaka 2).

2.2 Knjigovodski podatki

Po opredelitvi osnovnih podatkov nadaljuje z opredelitvijo knjigovodskih podatkov. Ti so pomembni za računovodsko službo in opredeljujejo med drugim tudi katere matrike kontov bodo uporabljene v nadaljevanju pri knjižbah ter kako se bo pripravljal DDV obračun. V našem primeru opredeli:

• Nadaljuje z vnosom knjigovodskih podatkov, ki so prikazani na sliki zgoraj prikazani pod oznako 3.

•  Ker je ident tipa B-blago v polju Knjigovodska vrsta izbere iz spustnega seznama šifro 200.

• Odgovorna oseba iz spustnega seznama izbere v poljih Oddelek in Str. Nos. v katerem oddelku bodo spremljali analitiko za artikel.

• V polju Davek DDV iz spustnega seznama izbere šifro davka 2B.

2.3 Dimenzije in merske enote

Za idente tipa material in blago se v programu PANTHEON vodi zaloga, glede na predizbrano enoto mere. Odgovorna oseba to določi kot je prikazano na lsiki zgoraj z oznako 5. 

• V polju Glavna enota mere iz spustnega seznama izbere mersko enoto: KSI.

• V polja Neto teža, Bruto teža vpiše podatke o teži za mizo ter v polju EM izbere enoto mere za težo: KGM.

• Enak postopek ponovi v poljih Širina, Višina, Globina in EM.

​2.4 Carinski podatki

Za idente, ki se dobavljajo od tujega dobavitelja vodimo carinske podatke na podlagi katerih se kasneje pripravljajo različna poročila. V ta namen odgovorna oseba izpolni polja kot so prikazana na sliki zgoraj z oznako 4.

• V polju Carinska tarifa izbere šifro iz spustnega seznama, prav tako Glavno enoto mere.
• Zapis na koncu shrani s klikom na gumb Shrani v orodni vrstici, ki s tem spremeni barvo iz zelene v sivo.

Celoten postopek vnosa za primer identa materiala PALICE odgovorna oseba izvede po enakem postopku, pri čemer polja dopolni s sledečimi podatki:

NAMIG V polju Knjigovodska vrsta si z izbiro različne šifre (500 - tip material ali 200 - tip blago) definirate podrobnejše razdelke po kontih, ki so nastavljeni v ozadju.  Več o knjigovodskih vrstah si preberite v poglavju Vrsta identa.

opozorilo Nastavitev v polju Vodenje serijskih številk pri šifri identa ni več mogoče spreminjati, ko ima šifra enkrat zalogo oz. je kreiran dokument za ta ident.

3. Opredelitev kalkulacij prodaje in nakupa identa

Odgovorna oseba nadaljuje z opredelitvijo kalkulacije prodaje in nakupa identa na panelu Kalkulacija, tako kot prikazuje slika spodaj. Kalkulacija nakupa se bo samodejno vpisovala ob prevzemih.  S kalkulacijo prodaje določimo prodajne cene in način vodenja prodajnih cen.

​3.1 Nakup in z nakupom povezani stroški

Podatke o nakupu pričnemo v PANTEHON-u voditi šele s prvim zapisom dokumenta nakupa. Z nakupom so pogosto povezani tudi dodatni stroški (prevoz, carine, ...), ki povečujejo strošek nabave identa in jih tudi upoštevamo v analitiki nabave.

OPOZORILO Način ali se bodo podatki nakupa vpisovali avtomatsko ob vsakem prevzemu ali pa ročno, se nastavijo v nastavitvah šifranta vrst dokumentov.

• V  našem primeru odgovorna oseba ob kreiranju novega identa iz spustnega seznama izbere zgolj valuto EUR v polju v valuti.
• Ob prvem prevzemu identa (kreiranju dokumenta prevzema za artikel KAMP MIZA) se bo polje Dobaviteljeva cena avtomatsko napolnilo s ceno, valuta bo ostala nespremenjena.

• Ko bodo z dobavo artikla nastali stroški prevoza, se bodo le-ti vpisali v razpredelnico za Transport kot je prikazano na sliki zgoraj, oznaka 1.

​3.2 Prodaja in izračun prodajne cene

Prodajna cena se lahko izračunava na več načinov, poleg tega pa lahko v PANTHEONU določimo več nivojev prodajnih cen, saj imamo različne tipe kupcev. V podjetju Tecta identom določajo ceno vnaprej in ne želijo, da se samodejno le-ta spreminja. V ta namen bo odgovorna oseba izbrala sledeče možnosti:

• Pri načinu izračuna cen bo izbrala možnost Določena je končna cena, ne spreminjaj kot je prikazano na zgornji sliki z oznako 2.

• Odgovorna oseba vpiše prodajno ceno identa v polje Prodajna cena. To je znesek brez pribitka davčne stopnje  (osnova).

• Na podlagi že prej določene davčne stopnje se samodejno preračuna in vpiše še cena v polju Maloprod. cena. 

• V polje Veleprod. cena 1 in Veleprod. cena 2 odgovorna oseba vpiše še drugi in tretji cenovni razred, ki ga lahko uporabljajo v prodaji. 

• Zapis na koncu shrani s klikom na gumb Shrani, ki s tem spremeni barvo iz zelene v sivo.

NAMIG Kateri cenovni razred bo kupec koristil ob nakupu, se lahko nastavi v šifrantu subjektov. Več o rabi in nastavitvi cenovnih razredov si lahko preberete v poglavju Kupec.

Postopek vnosa podatkov za ident PALICE izvede po enakem postopku, pri čemer polja dopolni s sledečimi podatki:

nAMIG Ker je ident PALICE namenjen za porabo v proizvodnji in ne za direktno prodajo, je odgovorna seoba vrednost palic vpisala v polje Kosovnica. Več o kosovnicah si preberite v poglavju Kosovnice.

4. Opredelitev opisov in slikovnih gradiv za ident

Za ident KAMP MIZA odgovorna oseba v četrtem koraku vnese Opis, Tehnični opis ter doda Sliko za nove idente. Želi, da se opisi ter slika o identih vidijo v spletni trgovini ter na izpisih o identih, ki jih ob nakupu prejme stranka. 

• Na panelu Opis v polje TXT vpiše kratek opis identa.

• Da se lahko opis identa prikazuje v spletni trgovini, aktivira preklopnik Prikaži v Ateni s kljukico.

• Na panelu Tehnični opis odgovorna oseba podrobneje opredeli tehnične lastnosti artikla, kot je prikazano na sliki spodaj.

​

• Za dodajanje slike se odgovorna oseba v šifrantu identov prestavi na panel Slika.

• Desni klik z miško ji ponudi različne možnosti. Polona izbere možnost Paste in prilepi sliko artikla. 

• Akcijo na koncu shrani s klikom na gumb Shrani v ukazni vrstici.

Postopek vnosa podatkov za ident PALICE, Polona izvede po enakem postopku kot je opisan za prvi primer.

5. Opredelitev pogodbenega cenika 

Podjetje Tecta je sklenilo dogovor z dobaviteljem o posebnih dobavnih cenah. Odgovorna oseba dogovorjene cene za ident vnese v panel Pogodbeni cenik, kot je razvidno na spodnji sliki.

• V tabelo, na zavihku Subjekti, doda novo vrstico s klikom na gumb Vnesi zapis (označen na sliki s puščico).
• Nato v prazno vrstico, v polju Subjekt, iz spustnega seznama izbere dobavitelja.
• V polju Tip, iz spustnega seznama, izbere, da gre za cene nabave.
• V polje Cena vpiše dogovorjeno nabavno ceno 22,50€.
• Z dobaviteljem je dogovorjen dodaten popust, zato te informacije vpiše v polja Rabat.
• Pogodba ima določen datum začetka veljavnosti, zato v polje Datum od prepiše datum iz pogodbe.
• Zapise na koncu shrani s klikom na gumb Shrani. 

Postopek vnosa podatkov za ident PALICE odgovorna osebe izvede po enakem postopku, pri čemer polja dopolni s sledečimi podatki:

NAMIG V primeru, da se zatipkate pri vnosu podatkov v tabelo in le-tega še niste shranili s klikom na gumb Shrani, lahko s pritiskom na hitro tipko ESC na tipkovnici, prekličete vnos. S tem se prekliče celoten vnos (od zadnje shrambe).

6. Dokumentacija identa

PANTHEON ponuja možnost elektronskega dokumentiranja - eDokumentacija. eDokumentacija je skladišče vse dokumentacije, ki se uporablja v podjetju. Z možnostjo elektronskega arhiviranja dokumentacije Polona kot odgovorna oseba pogodbo, s katero je podjetje Tecta dogovorilo cenik za artikel Kamp miza, shrani v šifrant identov z naslednjim postopkom na panelu Dokumentacija.

NAMIG Da bi lahko uporabljali eDokumentacijo slednjo aktivirajte. V ta namen kontaktirajte našo prodajo in si preberite vse o storitvi tukaj.

V ta namen bo odgovorna oseba vanjo shranila pogodbo, s katero je podjetje dogovorilo cenik za nov artikel. Ob vlaganju dokumenta v arhiv bo najprej opredelila osnovne podatke o dokumentu nato pa uvozila dokument v dokumentacijo.

6.1 Osnovni podatki o dokumentu

Osnovni podatki opredeljujejo informacijo o statusu dokumenta, ključu, načinu arhiviranja, datumih, subjektu. Slednje odgovorna oseba napolni kot vidimo na sliki spodaj (oznaka 1).

• V polje Status iz spustnega seznam izbere status F-Zaključen, kar pomeni, da se dokument ne bo več spreminjal, pogodba dokončna v arhivu. 
• V polje Ključ program samodejno generirav številko dokumenta.
• Polji Arhiv in Datum se samodejno napolnita.
• Nadaljuje z vnosom v polje Subjekt, ki ga izbere iz spustnega seznama. To je podjetje Tent Goods EE, Ltd.s katerim je bila sklenjena pogodba.
• Polje ID klasifikacije iz spustnega seznama napolni s klasifikacijo kalkulacije prodaje in ceniki.

6.2 Dodajanje dokumenta v Dokumentacijo

Po izpolnitvi osnovnih podatkov o dokumentu se premakne na podpanel Datoteke.

•  eDokument doda s klikom na gumb Dodaj dokument.
• Odpre se novo okno, kot prikazuje slika spodaj.
• V oknu izbere gumb Odpiranje iz datoteke ter lokacijo, kjer se nahaja pogodba, ki jo bo dodala v arhiv.
• Dodajanje zaključi s klikom na gumb Potrdi.

• Ko je dokument uspešno dodan v arhiv, ga lahko odgovorna oseba vidi na samem šifrantu identov.

​