Einfügen eines Artikels aus einem Einkauf (Material, Waren)

Jeder Artikel, den Sie in PANTHEON erfassen möchten, wird zuerst im Artikel Register erstellt, wo Sie alle notwendigen Einstellungen definieren, die die weitere Arbeit im Programm beeinflussen. Hier ist ein Beispiel für Materialien und Waren als Artikel aus dem Einkauf von Lieferanten. Materialartikel werden voraussichtlich in der Produktion zur Herstellung des Produkts verwendet, während Warenartikel voraussichtlich an Kunden verkauft oder intern verwendet werden.

FALLZUSAMMENFASSUNG Tecta hat einen neuen Verkaufsartikel, TISCH, und das Produktionsmaterial STANGEN für eine neue Zeltlinie eingeführt. Beide Artikel werden zu einem Vertragspreis von einem ausländischen Lieferanten geliefert. Die verantwortliche Person, d. h. die Leiterin des Großhandels Sally (mit Autorisierungsrechten), wird neue IDs für diese Artikel erstellen und alle notwendigen Einstellungen zuweisen, damit die IDs im Einkauf, Verkauf, in der Produktion und Buchhaltung verwendet werden können. Sie wird die folgenden Schritte in PANTHEON durchführen: Erstellen eines neuen Eintrags für den Artikel Allgemeine Informationen über den Artikel definieren Einkäufe und Preise für den Artikel definieren Technologische Beschreibungen und Bilder für den Artikel definieren Vertragliche Verkaufspreise für den Artikel definieren Archivieren von Vertragsdokumentationen zum Artikel

1. Erstellen eines neuen Eintrags für den Artikel

Die verantwortliche Person möchte einen neuen Artikel im Artikel Register hinzufügen. Dies geschieht durch Auswahl von Einstellungen | Artikel | Artikel im Menü und Hinzufügen des neuen Eintrags zum Register.

• Die verantwortliche Person klickt auf die Schaltfläche Eintrag einfügen in der Taskleiste. Dadurch wird ein neuer Eintrag erstellt und alle Felder geleert, in die die gewünschten Daten dann eingegeben werden.

• Im Feld Artikel (im PANTHEON-Jargon: ID) wird die ID des Artikels eingegeben, in diesem Fall: TISCH.

• Im Feld Namekann ein beliebiger langer Name für den Artikel eingegeben werden: CAMPINGTISCH KLEIN.

• Im Feld Hauptlieferantwird der Lieferant Tent Goods EE, Ltd. aus der Dropdown-Liste ausgewählt und eine beliebige ID im Feld Externe IDeingegeben, wie im untenstehenden Bild gezeigt.

• Um die Verwendung der Artikel-ID zu ermöglichen, wird das Kontrollkästchen für das Feld Aktiv automatisch aktiviert.

• Schließlich wird der Eintrag durch Klicken auf die Schaltfläche Bearbeitung buchenin der Symbolleiste gespeichert, wodurch die Farbe von grün zu grau wechselt.

Die Leiterin des Großhandels verwendet dann das gleiche Verfahren wie oben beschrieben, um die ID für den Artikel STANGEN zu erstellen und entsprechende Details einzugeben (in diesem Fall unter Verwendung der im untenstehenden Bild gezeigten Details):

HINWEIS Das Artikelregister ist mit anderen Registern (Artikelkategorien, Maßeinheiten, Abteilungen und andere) verknüpft, die in diesem Beispiel ausgewählt werden, sodass die fehlenden überprüft oder bei Bedarf hinzugefügt werden sollten. Weitere Informationen zu verknüpften Registern finden Sie im Kapitel Mit Artikeln verknüpfte Register. Für eine einfachere und schnellere Verwaltung in PANTHEON können Sie Verknüpfungen zu den Menüs erstellen, die Sie am häufigsten verwenden.

WARNUNG Es ist nicht möglich, einen vorhandenen Artikelcode im Feld Artikeleinzugeben, sodass PANTHEON beim Speichern eine Warnung ausgibt. Um die Generierung neuer IDs im Feld Artikel zu erleichtern, können Sie die IDs automatisch zuweiseneinstellen.

2. Allgemeine Informationen über den Artikel definieren

Das Artikelregister verfügt über mehrere Eingabepanels, da viele mögliche Einstellungen vorgenommen und unterschiedliche Daten eingegeben werden können. Die verantwortliche Person gibt Daten im Panel Allgemeinein, wie im untenstehenden Bild gezeigt. Der Schritt-für-Schritt-Prozess wird unten beschrieben.

2.1 Allgemein

Die verantwortliche Person weist die allgemeinen Informationen für den Artikel TISCH zu: primäre und sekundäre Kategorie, Garantiezeitraum und Seriennummernverfolgung. In diesem Fall wird Folgendes definiert:

• Für den Artikel TISCH möchte Tecta die analytischen Daten für Tische als Zubehör verwalten und gleichzeitig einen Überblick über die Artikel haben, die online verkauft werden. Zu diesem Zweck wählt die verantwortliche Person in den Feldern Primärkategorie und SekundärkategorieACC_TABLE und REMOTE SALE aus der Dropdown-Liste aus (Nummer 1 im Bild).

• Dann wird die Dauer für den Garantieartikel eingegeben: 18 Monate.

• Aus der Dropdown-Liste im Feld Seriennummernverfolgung wird der Typ Seriennummernverfolgung S – eine S/N ist ein Stück ausgewählt.

• Da der Artikel auch über den Webshop verkauft wird, aktiviert Polona das Kontrollkästchen Webshop , um die Verwendung des Artikels in Webshops zu ermöglichen (Nummer 2 im Bild).

2.2 Buchhaltung

Nach der Definition allgemeiner Informationen definiert die verantwortliche Person die Buchhaltungsdaten. Diese Daten sind für die Buchhaltungsabteilung wichtig und definieren unter anderem, welche Buchungsmatrizen für die Buchung verwendet werden und wie das Mehrwertsteuerkonto vorbereitet wird. In diesem Fall werden die folgenden Schritte ausgeführt:

• Die verantwortliche Person gibt Buchhaltungsdaten ein, wie im obigen Bild unter Nummer 3 gezeigt.

• Da der Artikeltyp B-Eingekaufte Warenist, wird ID 200 aus der Dropdown-Liste im Feld Artikeltypausgewählt.

• Aus der Dropdown-Liste in den Feldern Abteilung und Kostenstellewählt die verantwortliche Person aus, für welche Abteilung die analytischen Daten für den Artikel überwacht werden sollen.

• Im Feld Mehrwertsteuer, Steuertyp 2B wird aus der Dropdown-Liste ausgewählt.

2.3 Abmessungen und Maßeinheiten

Für Artikel des Typs Material oder Waren führt PANTHEON den Lagerbestand gemäß der vorgewählten Maßeinheit. Die verantwortliche Person definiert dies wie im obigen Bild unter Nummer 5 gezeigt.

• Im Feld Primäre Maßeinheitwird die Maßeinheit aus der Dropdown-Liste ausgewählt: STK.

• In den Feldern Nettogewicht und Bruttogewichtwerden die Details zum Tischgewicht eingegeben und im Feld Maßeinheitwird die Maßeinheit für das Gewicht ausgewählt: KGM.

• Das gleiche Verfahren wird in den Feldern Breite, Höhe, Tiefe und Maßeinheitdurchgeführt.

.

2.4 Zoll

• Für Artikel, die von einem ausländischen Lieferanten geliefert werden, werden Zolldaten geführt, die später zur Erstellung verschiedener Berichte verwendet werden. Zu diesem Zweck füllt die verantwortliche Person die Felder wie im obigen Bild unter Nummer 4 gezeigt aus. In den Feldern Zolltarif undPrimäre Maßeinheit werden die entsprechenden IDs
• aus der Dropdown-Liste ausgewählt. Schließlich wird der Eintrag durch Klicken auf die SchaltflächeBearbeitung buchen

in der Symbolleiste gespeichert, wodurch die Farbe von grün zu grau wechselt.

Für den Materialartikel STANGEN wiederholt die verantwortliche Person den gesamten Eingabevorgang und gibt entsprechende Details ein (in diesem Fall unter Verwendung der im untenstehenden Bild gezeigten Details): HINWEIS Durch Auswahl einer anderen ID (500 – Material oder 200 – Waren) im FeldArtikeltyp können detailliertere Aufschlüsselungen nach Konten definiert werden, die im Hintergrund festgelegt sind. Weitere Informationen zu Artikeltypen finden Sie unterArtikeltypen

. Warnung Sobald die Artikel-ID einen Lagerbestand hat oder ein Dokument für diesen Artikel erstellt wurde, können die Einstellungen im Feld Seriennummernverfolgung

für diese Artikel-ID nicht mehr geändert werden.

3. Einkäufe und Preise für den Artikel definieren Die verantwortliche Person definiert die Einkaufs- und Preiskalkulationen für den Artikel im Panel Kalkulation/Preise , wie im untenstehenden Bild gezeigt. Die Kalkulation wird beim Wareneingang automatisch eingetragen. Die Preiskalkulation

wird verwendet, um die Verkaufspreise und die Methode der Preiskalkulation zu definieren.

3.1 Einkauf und einkaufsbezogene Kosten

Einkaufsdaten in PANTHEON werden geführt, sobald der erste Eintrag des Einkaufsdokuments erstellt wird. Einkäufe beinhalten oft zusätzliche Kosten (Transport, Zoll usw.), die die Kosten des Artikeleinkaufs erhöhen und auch in den Einkaufsanalysen berücksichtigt werden. WARNUNG Die Option, ob die Einkaufsdetails bei jedem Wareneingang automatisch oder manuell eingetragen werden, wird in den Einstellungen des Dokumenttyps

• Registers festgelegt. In diesem Fall muss die verantwortliche Person beim Erstellen eines neuen Artikels nur die Währung EUR aus der Dropdown-Liste im Feldin Fremdwährung
• auswählen. Wenn der Artikel zum ersten Mal empfangen wird (wenn das Lieferdokument für den Artikel TISCH erstellt wird), wird das Feld Lieferantenpreis

• automatisch mit dem Preis gefüllt, während die Währung unverändert bleibt. Wenn Transportkosten für die Lieferung des Artikels anfallen, werden diese in der Tabellenzeile für Transport

kosten eingetragen, wie unter Nummer 1 im obigen Bild gezeigt.

3.2 Verkauf und Verkaufspreiskalkulation Der Verkaufspreis kann auf verschiedene Weise berechnet werden, und Sie können in PANTHEON mehrere Verkaufspreisniveaus definieren, da es unterschiedliche Kundentypen gibt. Bei Tecta wird der Preis für Artikel im Voraus festgelegt und sollte nicht automatisch geändert werden.

• Zu diesem Zweck wählt die verantwortliche Person die folgenden Optionen: Für die Preiskalkulation wird die Option Verkaufspreis ist fest

• ausgewählt, wie im obigen Bild unter Nummer 2 gezeigt. Die verantwortliche Person gibt den Verkaufspreis des Artikels im Feld Verkaufspreis

• ein. Dies ist der Betrag ohne Steueraufschlag (Basis). Basierend auf dem zuvor festgelegten Steuersatz wird der Preis automatisch neu berechnet und im FeldEinzelhandelspreis

• eingetragen. In den Feldern Großhandelspreis 1 undGroßhandelspreis 2 gibt die verantwortliche Person das zweite und dritte Preis niveau

• ein, das vom Verkauf verwendet werden kann. Schließlich wird der Eintrag durch Klicken auf die Schaltfläche Bearbeitung buchen

gespeichert, wodurch die Farbe von grün zu grau wechselt. HINWEIS Das Preis niveau , das der Kunde zum Zeitpunkt des Kaufs verwendet, kann im Subjektregister festgelegt werden. Weitere Informationen zur Verwendung und Einstellung von Preisniveaus finden Sie im KapitelKunde

.

Das gleiche Verfahren wie oben beschrieben wird dann verwendet, um Daten für den Artikel STANGEN einzugeben und entsprechende Details einzugeben (in diesem Fall unter Verwendung der im untenstehenden Bild gezeigten Details): HINWEIS Da der Artikel STANGEN für die Produktion und nicht für den direkten Verkauf bestimmt ist, hat die verantwortliche Person den Wert der Stangen im FeldStückliste eingetragen. Weitere Informationen zu Stücklisten finden Sie im KapitelStücklisten

.

4. Technologische Beschreibungen und Bilder für den Produktionsartikel definieren Für den Artikel TISCH gibt die verantwortliche Person im Schritt 4 dieBeschreibung , Technologische Beschreibung ein und fügt ein Bild

• für die neuen Artikel hinzu. Die verantwortliche Person möchte, dass die Beschreibungen und das Bild der Artikel im Webshop und in den Artikelberichten sichtbar sind, die der Kunde beim Kauf erhält. Im Feld TXT

• des Beschreibungs-Panels wird eine kurze Beschreibung des Artikels eingegeben. Um die Artikelbeschreibung im Webshop anzuzeigen, wird das Kontrollkästchen In ATENA anzeigen

• aktiviert. Im PanelTechnologische Beschreibung

gibt die verantwortliche Person die technischen Merkmale des Artikels an, wie im untenstehenden Bild gezeigt.

• ​ Um ein Bild hinzuzufügen, geht die verantwortliche Person zum Panel Bild

• des Artikelregisters. Ein Rechtsklick im Fenster auf der rechten Seite öffnet eine Liste mit verschiedenen Optionen. Als verantwortliche Person wählt Polona Einfügen

• und fügt ein Bild des Artikels ein. Diese Aktion wird durch Klicken auf die Schaltfläche Bearbeitung buchen in derTaskleiste

gespeichert.

Das gleiche Verfahren wie oben für den Artikel TISCH beschrieben wird dann verwendet, um Daten für den Artikel STANGEN einzugeben.

5. Vertragliche Verkaufspreise für den Artikel definieren Tecta hat mit dem Lieferanten einen Vertrag über spezielle Lieferpreise abgeschlossen. Die verantwortliche Person gibt die vereinbarten Preise für den Artikel im PanelVertragspreise

• ein, wie im untenstehenden Bild gezeigt. In der Tabelle auf der RegisterkarteSubjekte wird eine neue Zeile durch Klicken auf die Schaltfläche Eintrag einfügen
• (wie im Bild markiert) hinzugefügt. Dann wird im Feld Subjekt
• in der leeren Zeile der Lieferant aus der Dropdown-Liste ausgewählt. Im FeldCode wird die Einkauf
• Option aus der Dropdown-Liste ausgewählt. Im Feld Preis
• wird der vereinbarte Einkaufspreis von 22,50 € eingegeben. Ein zusätzlicher Rabatt wird mit dem Lieferanten vereinbart, sodass diese Information in den FeldernRabatt
• eingetragen wird. Der Vertrag hat ein Gültigkeitsdatum, daher wird das entsprechende Datum aus dem Vertrag im FeldDatum von
• eingetragen. Schließlich werden die Einträge durch Klicken aufBearbeitung buchen

gespeichert.

Das gleiche Verfahren wie oben beschrieben wird dann verwendet, um Daten für den Artikel STANGEN einzugeben und entsprechende Details einzugeben (in diesem Fall unter Verwendung der im untenstehenden Bild gezeigten Details): HINWEIS Falls Sie beim Eingeben von Daten in die Tabelle einen Tippfehler machen und den Eintrag noch nicht durch Klicken auf die SchaltflächeBearbeitung buchen

gespeichert haben, können Sie die Schnelltaste ESC auf der Tastatur drücken, um den Eintrag abzubrechen. Dadurch wird der gesamte Eintrag seit dem letzten Speichern dieses Eintrags abgebrochen.

6. Archivieren von Vertragsdokumentationen zum Artikel PANTHEON bietet die Möglichkeit, elektronische Dokumentationen zu führen –eDokumentation . Die eDokumentation ist ein Repository für alle Dokumentationen, die im Unternehmen verwendet werden. Mit dieser Option zur elektronischen Archivierung von Dokumentationen speichert Polona als verantwortliche Person den Vertrag, unter dem Tecta eine Preisliste für den Artikel TISCH vereinbart hat, im Artikelregister, indem sie das folgende Verfahren im Panel

Dokumentation durchführt. HINWEIS Die eDokumentation muss zuerst aktiviert werden, bevor Sie sie verwenden können. Wenden Sie sich dazu an unseren Vertrieb

und lesen Sie alles darüber

hier

.

• Zu diesem Zweck wird die verantwortliche Person den Vertrag speichern, unter dem Tecta den Preis für den neuen Artikel vereinbart hat. Um das Dokument zu archivieren, werden zunächst allgemeine Informationen über das Dokument definiert und dann wird das Dokument in die Dokumentation importiert. 6.1 Allgemeine Informationen über das DokumentAllgemeine Informationen umfassen Informationen über den Dokumentstatus, Schlüssel, Archivierungsmethode, Daten, Subjekt. Diese Details werden von der verantwortlichen Person wie im untenstehenden Bild gezeigt (Nummer 1) ausgefüllt. Im Feld Status
• wird der Status F-Fertigaus der Dropdown-Liste ausgewählt, was bedeutet, dass das Dokument nicht mehr geändert wird und dies die endgültige Vertragsversion im Archiv ist.
• Im Feld Schlüsselansicht generiert das Programm automatisch eine Dokumentnummer. Die Felder Archiv
• und Datumwerden automatisch ausgefüllt.
• Dann wird das Subjekt aus der Dropdown-Liste im Feld Subjekt ausgewählt. In diesem Fall wird das Unternehmen Tent Goods EE, Ltd. ausgewählt, mit dem der Vertrag abgeschlossen wurde.

Das Feld

Klassifikations-ID wird mit dem Wert aus der Dropdown-Liste unter Verwendung der Klassifikation der Verkaufskalkulation und Preislisten ausgefüllt. 6.2 Hinzufügen eines Dokuments zur Dokumentation

• Nach dem Ausfüllen der grundlegenden Informationen über das Dokument geht die verantwortliche Person zum Unterpanel Dateien(siehe das obige Bild).
• Das eDokument wird durch Klicken auf die Schaltfläche
• Dokument hinzufügen hinzugefügt.Ein neues Fenster öffnet sich, wie im untenstehenden Bild gezeigt. In dem Fenster klickt die verantwortliche Person auf die SchaltflächeAus Datei öffnen
• , sucht nach dem Vertrag, der dem Archiv hinzugefügt werden soll, und klickt dann auf Öffnen.

• Der Vertrag wird durch Klicken auf die Schaltfläche

Bestätigen