Vnos v personalno mapo

V PANTHEON-u se podatki o zaposlenih vodijo v personalni mapi. 

V nadaljevanju vam predstavljamo primer vnosa novo zaposlenega v personalno mapo v programu PANTHEON.

OPIS PRIMERA: Polona Prodaja, vodja prodaje podjetja Tecta sporoči v kadrovsko službo podatek o izbranem kandidatu za prosto delovno mesto na njenem oddelku. Odgovorna oseba v kadrovski službi kreira personalno mapo za novo zaposlenega. Vanjo bo vnesla vse podatke o delavcu, delovnem razmerju, plači itd. To stori z naslednjimi koraki: Kreiranje novega zapisa Vnos podatkov o delavcu v glavo okna Vnos podatkov v panel Podatki o Vnos podatkov v panel Delovno mesto/Plače Vnos podatkov v panel Izobrazba Vnos podatkov v panel Delovni čas

 

NAMIG Če ima podatke o izbranem kandidatu že vnesene v Šifrant kandidatov, lahko prenos v Personalno mapo naredi iz šifranta preko možnosti  (Čarovnik) in izbere možnost Prenesi v PM.

1. Kreiranje novega zapisa

Odgovorna oseba želi za novo zaposlenega kreirati personalno mapo, kjer bo imela zabeležene vse podatke o osebi.

 V ta namen izbere meni Kadri | Personalne mape.

Odpre se okno, v Ukazni vrstici s klikom na gumb   kreira nov zapis.

2. Vnos podatkov o delavcu v glavo okna

V glavi okna so Podatki o delavcu.

Polje Mat.št se napolni z ???? kot je prikazano na zgornji sliki. Polje se bo napolnilo s shranitvijo vnosa.

Nadaljuje z vnosom šifre delavca. Šifro v našem primeru določi sama, v polje Šifra ročno vpiše: Rok Referent.

Možna je nastavitev avtomatičnega generiranja. Odgovorna oseba si to nastavi v Administratorski konzoli | Nastavitve | Kadri | Generiranje matične številke in Generiranje šifre delavca.

Ko potrdi nov vnos s klikom na gumb  (Shrani zapis) se zaradi zgoraj omenjenih nastavitev, samodejno kreira matična številka delavca v polju Mat.št/ID.

OPOZORILO Vnos Matične številke delavca in Šifre delavca je obvezen vnos.

 

NAMIG Ob potrditvi vnosa se vneseni podatki v polju Šifra prepišejo v Osnovni podatki.

Napolnijo se polja Prefiks, Priimek, Ime in Srednje ime, odvisno kaj vse vnese v polje Šifra.

Nadaljuje z vnosom ulice in hišne številke prebivališča delavca v polje Naslov.

NAMIG Če spreminjamo naslov stalnega bivališča v panelu Osnovni podatki v oknu Bivališče se nam bo naslov stalnega bivališča spremenil tudi tu.

Iz izbirne tabele polja Pošta odgovorna oseba izbere pošto delavca, kjer prebiva.

Naziv se ob izbiri pošte, v polju Kraj napolni samodejno.

V polju Status izbere iz izbirne tabele med danimi možnostmi statusa delavca:

• Določen delovni čas, polni
• Drug delodajalec
• Krajši delovni čas
• Nedoločen delovni čas, polni
• Nekdanji zaposleni
• Pogodba, krajši delovni čas
• Pogodba, polni delovni čas
• Pogodbeno delo
• Pripravnik
• Štipendija
• Upokojenec
• Upokojenec - dela
• Vajenec.

Statusov ima lahko ena zaposlena izbranih več. V našem primeru izbere status: Določen delovni čas, polni.

Elektronsko pošto zaposlenega vnese v polje E-mail.

NAMIG Gumb Geslo je namenjeno nastavitvi gesla zaposlenemu pri kriptiranju plačilnih list ali drugih dokumentov, ki se mu pošljejo na e-pošto. Geslo lahko tudi razmnoži med vse delavce hkrati preko čarovnika za Razmnoževanje gesla.

 

Označi preklopnik Aktiven in s tem določi, da je delavec v podjetju še vedno aktiven.

Prazno polje na desni strani je namenjeno vnosu Slike delavca.

NAMIG Navodila za vnos fotografije lahko preberete v poglavju Vstavljanje slike zaposlenega.

3. Vnos podatkov v panel Podatki o

Panel Podatki o je razdeljen na pet podpanelov:

• Osnovni podatki
• Delovna knjižica
• Družinski člani
• Knjižice razne
• Tujci

3.1. Vnos Osnovnih podatkov

Odgovorna oseba nadaljuje z vnosom Osnovnih podatkov.

OPOZORILO V primeru novega vnosa Šifre se podatki iz šifre razdelijo in prepišejo v polja Prefiks, Priimek, Ime, Srednje ime glede na nastavitev iz Administratorske konzole l ... l Osnovni podatki l Prikaz naziva delavca.

 V polje EMŠO vnese enotno matično številko občana. S tem ko jo ročno vnese, se samodejno napolnijo podatki v polja Starost, Spol in Datum rojstva.

NAMIG Program ima vgrajeno kontrolo EMŠO in nam ob napačnem vpisu javi napako.

Številko ZZZS (8 znakov) odgovorna oseba vnese za potrebe samodejnega polnjenja podatka na Zahtevku za refundacijo in Bolniških listih.

Nadaljuje z vnosom davčne številke delavca v polje ID za DDV. Izbere predpono za ID iz Šifranta držav do katerega dostopa z dvoklikom na polje.

Pojavi se okno s spodaj prikazanim opozorilom: Ali želite za tega delavca spremeniti davčno številko tudi v Šifrantu subjektov?

Odgovorna oseba klikne Potrdi in tako spremeni davčno številko delavcu tudi v Šifrantu subjektov. 

OPOZORILO Ko se kreira personalna mapa se avtomatsko kreira tudi zapis v šifrantu subjektov.

Polje Državljanstvo se pri vnosu novega delavca napolni samodejno z državo in državljanstvom, ki jo ima vneseno v Administratorski konzoli.

Nadaljuje z vnosom podatkov v razdelek Rojstni podatki.

Datum se napolni samodejno ob vnosu EMŠO.

Izbere občino v kateri se je delavec rodil.

V polju Pošta/Kraj izbere poštno številko in ob izbiri se samodejno napolni polje Država.

Okno sestavlja še razdelek Ostali podatki, ki je namenjen vnosu podatkov o avtomobilu delavca. Iz Šifranta vozil lahko izbere registrsko številko osebnega avtomobila delavca ali službenega vozila.

NAMIG Evidenca službenih vozil se vodi v registru osnovnih sredstev.

V našem primeru odgovorna oseba teh podatkov ne vnese.

Spodnji razdelek Bivališče je namenjen spremljanju več naslovov zaposlenega.

Ko je odgovorna oseba v glavo personalne mape vnesla delavčev naslov, se je ta prepisal v okno spodaj in je označen kot Aktiven stalni naslov.

3.2. Vnos podatkov v panel Delovna knjižica

Panel Delovna knjižica je razdeljen na dva razdelka, Delovna knjižica in Delovna doba.

Odgovorna oseba v Delovni knjižici vodi delovno dobo delavca. V pozicije prepiše podatke iz delovne knjižice, saj se bo tako pravilno izračunaval izračun delovne dobe in posledično dopusta.

NAMIG Podrobneje opisana navodila za vnos podatkov najdete v Delovna knjižica.

V našem primeru odgovorna oseba za delavca vnese začetek delovnega obdobja v podjetju, kot je prikazano na spodnji sliki. 

Delavec prej ni bil nikjer zaposlen, to je njegova prva zaposlitev.

Ob vnosu začetka dela oz. ob izbiri datuma: 16.5.2022 se odgovorni osebi pojavi potrditveno okno: 

Potrdi popravek vpisane delovne dobe.

Pojavi se okno Datum začetka delovne knjižice z vprašanjem: Ali želite na datum začetka delovne knjižice odpreti tudi delovno mesto?

Če odgovorna oseba želi, da se na začetek delovne knjižice odpre tudi delovno mesto, tukaj izbere prvo možnost Potrdi vnos Delovnega mesta in Olajšave.

Po potrditvi se pojavi potrditveno okno: V polje Dopust se koristi od vpisati datum: 16.5.2022 ?

V našem primeru izbere možnost DA.

V razdelku Delovna doba se zapiše preračunana delovna doba delavca, datum določen v polju Datum za izračun.

Torej na dan 20.05.2022, ko vnaša podatke o delovni knjižici novo zaposlenega, ima ta 5 dni delovne dobe. To vidimo v stolpcu Del. Doba (LL-MM-DD).

NAMIG Več o razdelku, ki se nanaša na delovno dobo lahko preberete v poglavju Delovna doba.

3.3. Vnos podatkov o Družinskih članih

Panel Družinski člani je namenjen vodenju evidence družinskih članov delavca.

V našem primeru ima delavec hčerko Hano, rojeno 15.01.2022.

Podatke odgovorna oseba vnese v spodnji del okna, Osnovni podatki.

Vpiše osnovne podatke o družinskem člani v polja:

• Priimek,
• Ime,
• EMŠO,
• Datum rojstva in
• Davčno št.

OPOZORILO Če je polje Davčna št. pri družinskem članu prazna se ta član ne bo prikazoval v Poročilu o dohodku l Vzdrževani družinski člani.

V polju Sorodstvo iz izbirne tabele izbere sorodstveno razmerje družinskega člana do zavarovane osebe.

OPOZORILO Podatek se naprej uporablja za izpolnjevanje obrazca M-DČ in za izračun letnega dopusta.

V našem primeru, zaposleni ne uveljavlja hčere kot vzdrževanega člana, zato odgovorna oseba ne izbere preklopnika Vzdrževanec/ka.

NAMIG Več o vnosu družinskih članov lahko preberete v poglavju Družinski člani.

 

OPOZORILO V našem primeru odgovorna oseba ne vnaša podatkov v podpanela, ki še sestavljata panel Podatki o: Knjižice razne Tujci

 

Nadaljuje z vnosom podatkov o delovnem razmerju in plači.

4. Vnos podatkov v panel Delovno mesto / Plače

Odgovorna oseba prične z vnosom podatkov o delovnem mestu delavca.

4.1. Panel Parametri za izračun plače

Samodejno se odpre okno za vnos parametrov za izračun plače.

Doda novo pozijo in jo oštevilči z 1. 

V stolpcu Delovno mesto, ročno v polje vpiše: Prodajni referent in ga izbere s spustnega seznama.

Če imamo v šifrantu delovnih mest, na izbranem delovnem mestu določen oddelek se ta samodejno napolni v polju Oddelek.

Prav tako se prepišejo podatki v polja:

• Bene.doba povečanje
• IR
• TR
• Poklic

Določi Začetek delovnega razmerja delavca, v našem primeru: 16.05.2022.

V spodnji del okna se prepišejo podatki vneseni v pozicije.

Odgovorna oseba nadaljuje z vnosom podatkov o delovnem razmerju.

V polju Delovno razmerje lahko izbira med možnostmi, ki jih ima urejene v šifrantu delovnih razmerij.

V našem primeru izbere možnost Določen čas. Ob izbiri te možnosti se pojavi na desni strani okna dodatno polje Razlog DČ.

V njem odgovorna oseba izbere razlog zaposlitve za določen čas. Sspustnega seznama v našem primeru izbere možnost: 2. začasno povečan obseg dela.

V polju Do vpiše datum do kdaj delavcu velja razmerje. V pogodbi so določili datum prekinitve razmerja na dan 16.05.2024.

V polju Podlaga zav. iz Šifranta podlag za zavarovanje izbere ustrezno šifro zavarovanja delavca. Izbira lahko le med aktivnimi oz. veljavnimi podlagami zavarovanja. V našem primeru izbere možnost: 001 - pri podjetju, zavodu, drugi organizaciji ali delodajalcu; pri podružnicah tujih poslovnih subjektov; izvoljeni ali imenovani nosilci javne ali družbene funkcije.

Nadaljuje z vnosom podatkov v spodnji del panela.

Delavec nima prehrane, kar odgovorna oseba ustrezno določi v polju Način prehrane.

S spustnega seznama polja Izplačilno mesto, izbere alfanumerično kodo izplačilnega mesta. Izbira lahko med:

• 1 - Poslovna stavba
• 2 - Proizvodna hala

Določi način pošiljanja za plačilne liste, Odločbe o letnih dopustih itd. v polju Način pošiljanja. Izbere možnost: 2 - Pošlji na e-mail.

Vpiše številko pogodbe o zaposlitvi delavca in datum, kot prikazano na spodnji sliki.

V polju Prispevki s spustnega seznama izbere ustrezno podlago za obračun prispevkov delavca. V našem primeru izbere možnost: 39.člen ZUTD-A.

Člen se nanaša na plačilo prispevka delodajalca za zavarovanje za primer brezposelnosti in določa v primeru pogodbe sklenjene za določen čas, obveznost plačila prispevka v višini petkratnika zneska, za ves čas trajanja zaposlitve za določen čas.

Delavec živi v Ljubljani, zato odgovorna oseba v polju Prevoz na delo izbere relacijo iz šifranta relacij: LJ-LJUBLJANA.

Polje Formula za bruto je namenjeno vnosu formule, ki izračunava bruto plačo, ki bi jo delavec dobil, če bi delal celotni mesec brez odsotnosti. 

NAMIG Več o ustvarjanju, spreminjanju in testiranju formul lahko preberete v poglavju Sestavljalec formul za plače.

Na desni strani spodnjega dela ima odgovorna oseba še kup preklopnikov katere lahko izbere glede na to ali se nanašajo na zaposlenega.

NAMIG Opise o vseh že omenjenih poljih in preklopnikih lahko preberete v poglavju Parametri za izračun plač.

 

OPOZORILO Panel Osebna ocena odgovorna oseba preskoči, saj je ta namenjen vnosu ocenjevanja in spremljanja uspešnosti zaposlenega.

Odgovorna oseba nadaljuje z vnosom podatkov v panel Poljubna polja.

4.2. Panel Poljubna polja

Panel Poljubna polja se napolni s podatki vnešenimi v panel Delovna knjižica in Parametri za izračun plače.

Poljubna polja omogočajo izredno fleksibilnost pri obračunu plač, saj jih lahko nastavimo tako, da lahko pokrijemo še tako zapleteno plačilno shemo v podjetju. Več informacij podajamo v poglavju Spremenljivke za izračun plač.

NAMIG Nazive poljubnih polj si nastavitve v Administratorski konzoli | Kadri | Plače | Poljubna polja.

4.3. Panel Vrste obračunov

V tem panelu odgovorna oseba lahko nastavi privzete Vrste obračunov, kjer želi, da se ji delavec prikazuje ob kreiranju obračuna.

V našem primeru bo vnesla v stolpec Vrsta dokumenta, vrsto dokumenta kreirano za pripravo rednega obračuna plače. Ročno vpiše: P000 in s spustnega seznama izbere vrsto.

Naziv dokumenta in Obdobje od se napolnita samodejno.

OPOZORILO Odgovorna oseba v našem primeru preskoči podpanela: Naloge: vodenje dodatnih nalog zaposlenih, ki niso del nalog delovnega mesta Rekapitulacije plač: omogoča pregledovanje obračunov plač.

Odgovorna oseba nadaljuje z vnosom transakcijskega računa delavca.

4.4. Računi

Tabela računov omogoča vodenje podatkov o domačih in tujih računih delavca.

Odgovorna oseba doda novo pozicijo in označi s preklopnikom račun Aktiven.

Nadaljuje z izbiro banke s spustnega seznama. V našem primeru ima delavec odprt račun pri banki: Banka Intesa Sanpaolo d.d. 

Vnese Račun in Model v ustrezna polja (prikazano na spodnji sliki).

V polju % VSE lahko določi kolikšen odstotek plače, naj se nakazuje na določen račun. Odstotek ne more biti višji oz. manjši od 100% kakor tudi ne vsota vseh aktivnih transakcijskih računov zaposlenega.

V našem primeru se bo celotna vrednost plače nakazovala na vnesen račun, zato odgovorna oseba to polje pusti kot je.

V nadaljevanju lahko še določi način kreiranja naloga, izbira med možnostmi:

• P - za delavca
• S - skupno za banko.

NAMIG Več o poljih in vnosu podatkov v polja panela računi, lahko preberete v poglavju Računi.

V spodnjem delu okna v polju Način izplačila še izbere način izplačevanja plače delavcu. V našem primeru izbere možnost: T - Transakcijski račun.

4.5. Olajšava

Panel je namenjen spremljanju olajšav za:

• za prostovoljno in nepoklicno opravljanje nalog zaščite
• posebne olajšave družinskih članov
• dodatne splošne olajšave
• splošne olajšave.

Ob vnosu novega delavca se samodejno napolni Dodatna splošna olajšava. V primeru, da je delavec ne želi uveljavljati, se mora tu zapis izbrisati. 

Potrjen preklopnik pomeni, da se bo delavcu upoštevala dodatna splošna olajšava v zneskih katere ima določene v Šifrantu osebnih in dodatnih splošnih olajšav.

OPOZORILO Odgovorna oseba v našem primeru preskoči podpanele: Sindikat PDPZ ODPZ Krediti.

Odgovorna oseba nadaljuje z vnosom podatkov o izobrazbi delavca.

5. Vnos podatkov v panel Izobrazba

Panel Izobrazba je namenjen vodenju evidence o izobrazbi delavca. Panel je razdeljen na naslednje razdelke:

• Izobrazba
• Funkcionalna znanja
• Dosežena izobrazba.

Odgovorna oseba iz prejetega življenjepisa, prepiše podatke o izobrazbi delavca.

NAMIG Več o vnosu podatkov v panel Izobrazba najdete TUKAJ.

 

OPOZORILO Odgovorna oseba v našem primeru preskoči panele: Zdravstveno stanje Odsotnost VZD Dokumenti Nagrade/Disciplniski ukrepi

6. Vnos podatkov v panel Delovni čas

Odgovorna oseba bo delavcu planirala delovni čas.

Postavi se na panel Planirano in v polju Filter od / do določi obdobje od 16.05. do 31.05.2022.

V polju Del. čas s spustnega seznama izbere režim delovnega časa, ki mu ga želi planirati. Izbira lahko med delovnimi režimi vnesenimi v Režim delovnega časa.

V našem primeru izbere: RD1 - Delo v eni izmeni. 

S klikom na gumb  (Napolni koledar) se planiran delovni čas napolni v koledar delavca.

Odpre se novo okno Razmnoževanje delovnega časa, kjer odgovorna oseba zopet nastavi obdobje, od 16.05. do 31.05.2022.

Klikne na gumb Razmnoži, v potrditvenem oknu funkcijo potrdi.

Pojavi se informacija o končanem razmnoževanju delovnega časa.

Odgovorna oseba v panelu Planirano tako vidi planirano delo delavca za določeno obdobje.

S tem odgovorna oseba konča z vnosom ključnih podatkov o novem zaposlenem v personalno mapo.

OPOZORILO Personalno mapo sestavljajo še drugi paneli, opise teh si lahko preberete v poglavju Personalna mapa in v pripadajočih podpoglavjih

 

POVEZANE VSEBINE:   Personalna mapa   Podatki o delavcu   Podatki o   Izobrazba