Kao što znamo, troškove, prihode i rashode, tamo gde želimo pratiti promete po odeljenjima (mestima troškova) i nosiocima troškova, možemo da rasporedimo već u dokumentu, na osnovu čega će podatak automatski biti prenešen i u glavnu knjigu.

Primer izdate fakture:

1.  U poziciju izdate fakture unesemo odeljenje, kojem pripisujemo vrednost ostvarenog prihoda i vrednost uključenog PDV-a. Te dve kategorije su knjižene po odeljenjima AUTOMATSKI, ako u poziciji dokumenta postoji poziv na odeljenje (pogledajte Pozicije izdavanja).

2. Drugačije je sa potraživanjem: biće knjižena (između ostalog) po odeljenjima samo ako tako izaberemo u Parametrima | Novac | Osnovni podaci.

Ako za pojedini artikal unapred znamo, kom odeljenju pripada taj prihod, to možemo odgovarajuće označiti na dokumentima izdavanja. Ako se radi o prodaji vlastitog asortimana robe ili usluga, to relativno jednostavno postižemo odnosno odredimo.

Ako na kontu prihoda, gde pratimo prodaju po odeljenima, želimo iste obavezno pratiti po odeljenjima, možemo odgovarajuće podesiti i kontrole kontnog plana.

Primer primljene fakture:

1.  U poziciju primljene fakture unesemo odeljenje, kojem pripisujemo vrednost ostvarenog troška i vrednost uključenog PDV-a. Te dve kategorije su knjižene po odeljenjima AUTOMATSKI, ako u poziciji dokumenta postoji poziv na odeljenje (pogledajte Pozicije prijema).

2. Drugačije je sa obavezama: biće knjižena (između ostalog) po odeljenjima samo ako tako izaberemo u Parametrima | Novac | Osnovni podaci.

Kod primljenih računa se postavlja pitanje, kako rasporediti po troškovima, koji terete različita odeljenja u preduzeću. Zbog toga koristimo funkciju Podela po ključevima za raspodelu, koju možemo upotrebljavati:

• u primljenom računu. Prednost takvog načina podele je u tome, da imamo pregled po odeljenjima u robnom modulu (npr. u obračunu primljenih računa) i istovremeno u glavnoj knjizi. Svakako mora biti način raspodelelpoznat još pri unosu fakture odn. pre knjiženja iste. Slabost takvog načina raspodele se pokaže u slučajevima, kada postoje manji i neokrugli iznosi i relativno manji delovi za pojedino odeljenje - u tim slučajevima može doći do grešaka u zaokruživanju, koje stvaraju problem kod izravnanja vrednosti. Razdeli se tako trošak kao porez, a podatak nam je zapravo potreban samo na troškovnom kontu. Ako pogrešimo kod korišćenja ključa, moramo fakturu ponovo unositi.
• na nalogu za knjiženje. Takva podela je mnogo bolja. Prednost takvog načina je, da razdelimo samo one zapise, gde nas u suštini zanima raspodela po odeljenjima. Ako pri takvoj podeli pogrešimo, možemo dokument, gde razdelu nismo upotrebili, ponovo automatski proknjižiti i postupak ponoviti. Slabost takvog postupka je da možemo neku postavku ispustiti. Ovde i naknadne kontrole upotrebljenih ključeva za raspodelu na pojedinim kontima troškova su kasne. Pregled u robnom modulu u tom slučaju nemamo na raspolaganju.
• u predlozima za automatsko knjiženje. To je najjednostavniji i najpregledniji način naknadnog razdeljivanja sa upotrebom ključeva za raspodelu. Time storniramo postojeća knjiženja i kreiramo nova, razdeljena po odeljenjima sa upotrebom ključeva za raspodelu. Sa upotrebom ovde preporučenog načina razdeljivanja su takva naknadna knjiženja i iskazana u različitoj vrsti dokumenta knjiženja. Prednosti takvog načina su:
  • znamo, da na takvom nalogu za knjiženje uvek očekujemo saldo 0 (storno starog knjiženja i novo knjiženje), osim ako se radi o grešci
  • ako smo pri upotrebi ključeva za raspodelu pogrešili ili se u skladu sa naknadnim dogovorom ista promene, jednostavno obrišemo deljen nalog za knjiženje, popravimo predloge automatskog knjiženja i postupak ponovimo. Pri tome nije potrebno popravljati ni izvorna knjiženja u glavnoj knjizi ni izvorni primljeni dokument.

	Za primer upotrebe pogledajte: Rasknjižavanje troškova pomoću ključeva za raspodelu Rasknjižavanje troškova, koji nisu pripisani još uvek nijednom odeljenju Rasknjižavanje troškova, koji još nisu pripisani nijednom nosiocu troškova
	Opisane primere možemo smisleno da upotrebimo i za podelu prihoda, samo da zbir pasivnog i aktivnog stanja na kontu ili grupi konta smisleno prilagodimo!