Rasknjižavanje s ključevima za raspodjelu

Rasknjižavanje s ključevima za raspodjelu

Troškove, prihode i rashode, kod kojih želite pratiti promete po odjelima (troškovnim mjestima) i nosiocima troškova, možete rasporediti već u dokumentu, čime će podaci biti automatski preneseni i u glavnu knjigu.

Primjer izdanog računa:

1.  U poziciji izdanog računa unesete odjel, kojem pripisujete vrijednost ostvarenog prihoda i vrijednost uključenog PDV-a. Te dvije kategorije su knjižene po odjelima AUTOMATSKI, ako u poziciji dokumenta postoji poziv na odjel (pogledajte Pozicije izdavanja).

2. Drugačije je s potraživanjem: biti će knjiženo (između ostalog) po odjelima samo ako tako izaberemo u Administratorskoj konzoli I Postavke | Novac | Osnovni podaci.

Ako za pojedinačni ident unapred znate, kojem odjelu pripada taj prihod, to možete odgovarajuće označiti na dokumentima izdavanja. Ako se radi o prodaji vlastitog asortimana robe ili usluga, to relativno jednostavno postižete odnosno odredite.

Ako na kontu prihoda, gdje pratite prodaju po odjelima, želite iste obavezno pratiti po odjelima, možete odgovarajuće postaviti i kontrole kontnog plana.

Primjer primljenog računa:

1.  U poziciju primljenog računa unesete odjel, kojem pripisujete vrijednost ostvarenog troška i vrijednost uključenog PDV-a. Te dvije kategorije su knjižene po odjelima AUTOMATSKI, ako u poziciji dokumenta postoji poziv na odjel (pogledajte Pozicije prijema).

2. Drugačije je s obavezama: one će biti knjižene (između ostalog) po odjelima samo ako tako izaberemo u Administratorskoj konzoli I Postavke | Novac | Osnovni podaci.

Kod primljenih računa se postavlja pitanje, kako rasporediti knjiženja po troškovima, koji terete različite odjele u poduzeću. Zbog toga koristimo funkciju Rasknjižavanje s ključevima za raspodjelu, koju možemo koristiti:

• u primljenom računu. Prednost takvog načina podjele je u tome, da imamo pregled po odjelima u robnom modulu (npr. u obračunu primljenih računa) i istovremeno u glavnoj knjizi. Način raspodele mora biti poznat još pri unosu računa odn. prije knjiženja istog. Slabost takvog načina raspodjele se pokaže u slučajevima, kada postoje manji i nezaokruženi iznosi i relativno manji dijelovi za pojedini odjel - u tim slučajevima može doći do grešaka u zaokruživanju, koje stvaraju problem kod izravnanja vrijednosti. Razdijeli se tako trošak kao porez, a podatak nam je zapravo potreban samo na troškovnom kontu. Ako pogrešimo kod korištenja ključa, moramo račun ponovo unositi.
• na temeljnici. Takva podjela je mnogo bolja. Prednost takvog načina je, da razdijelimo samo one zapise, gdje nas zanima raspodjela po odjelima. Ako pri takvoj podjeli pogriješimo, možemo dokument, gdje nismo upotrebili razdjelu, ponovo automatski proknjižiti i ponoviti postupak. Slabost takvog postupka je da možemo neku postavku ispustiti. Naknadne kontrole korištenih ključeva za raspodelu na pojedinim kontima troškova su kasne. U tom slučaju nemamo na raspolaganju pregled u robnom modulu.
• u predlošku za automatsko knjiženje. To je najjednostavniji i najpregledniji način naknadnog razdjeljivanja upotrebom ključeva za raspodjelu. Time storniramo postojeća knjiženja i kreiramo nova, razdjeljena po odjelima upotrebom ključeva za raspodjelu. Upotrebom ovdje preporučenog načina razdjeljivanja su takva naknadna knjiženja iskazana u različitoj vrsti dokumenta knjiženja. Prednosti takvog načina su:
  • znamo, da na takvom nalogu za knjiženje uvijek očekujemo saldo 0 (storno starog knjiženja i novo knjiženje), osim ako se radi o grešci
  • ako smo pri upotrebi ključeva za raspodjelu pogrešili ili se u skladu sa naknadnim dogovorom ista promijene, jednostavno obrišemo temeljnicu, popravimo predloške automatskog knjiženja i postupak ponovimo. Pri tome nije potrebno popravljati ni izvorna knjiženja u glavnoj knjizi ni izvorni primljeni dokument.

	Za primjer upotrebe pogledajte: Rasknjižavanje troškova upotrebom ključeva za raspodjelu Rasknjižavanje troškova, koji nisu pripisani još nijednom odjelu Rasknjižavanje troškova, koji još nisu pripisani nijednom nositelju troškova
	Opisane primjere možete smisleno upotrijebiti i za podjelu prihoda, samo da zbroj pasivnog i aktivnog stanja na kontu ili grupi konta smiselno prilagodimo!