Troškove, prihode i rashode, gdje želimo pratiti promete po odjelima (troškovnim mjestima) i nosiocima troškova, možemo iste rasporediti već u dokumentu, čime će podaci biti automatski preneseni i u glavnu knjigu.

Primjer izdatog računa:

1.  U poziciji izdanog računa unesemo odjel, kojem pripisujemo vrijednost ostvarenog prihoda i vrijednost uključenog PDV-a. Te dvije kategorije su knjižene po odjelima AUTOMATSKI, ako u poziciji dokumenta postoji poziv na odjel (pogledajte Pozicije izdavanja).

2. Drugačije je s potraživanjem: biti će knjiženo (između ostalog) po odjelima samo ako tako izaberemo u Parametrima | Novac | Osnovni podaci.

Ako za pojedinačni artikli unapredi znamo, kojem odjelu pripada taj prihod, to možemo odgovarajuće označiti na dokumentima izdavanja. Ako se radi o prodaji vlastitog asortimana robe ili usluga, to relativno jednostavno postižemo odnosno odredimo.

Ako na kontu prihoda, gdje pratimo prodaju po odjelima, želimo iste obavezno pratiti po odjeljenjima, možemo odgovarajuće postaviti i kontrole kontnog plana.

Primjer primljenog računa:

1.  U poziciju primljenog računa unesemo odjel, kojem pripisujemo vrijednost ostvarenog troška i vrijednost uključenog PDV-a. Te dvije kategorije su knjižene po odjelima AUTOMATSKI, ako u poziciji dokumenta postoji poziv na odjel (pogledajte Pozicije prijema).

2. Drugačije je s obavezama: će biti knjižene (između ostalog) po odjelima samo ako tako izaberemo u Parametrima | Novac | Osnovni podaci.

Kod primljenih računa se postavlja pitanje, kako rasporediti po troškovima, koji terete različita odjeljenja u preduzeću. Zbog toga koristimo funkciju Razdjeljivanje po ključevima za raspodjelu, koju možemo koristiti:

• u primljenom računu. Prednost takvog načina podjele je u tome, da imamo pregled po odjelima u robnom modulu (npr. u obračunu primljenih računa) i istovremeno u glavnoj knjizi. Način raspodjele mora biti poznat još pri unosu računa odn. prije knjiženja istog. Slabost takvog načina raspodjele se pokaže u slučajevima, kada postoje manji i nezaokruženi iznosi i relativno manji dijelovi za pojedini odjel - u tim slučajevima može doći do grešaka u zaokruživanju, koje stvaraju problem kod izravnanja vrijednosti. Razdijeli se tako trošak kao porez, a podatak nam je zapravo potreban samo na troškovnom kontu. Ako pogriješimo kod korištenja ključa, moramo račun ponovo unositi.
• na temeljnici. Takva podjela je mnogo bolja. Prednost takvog načina je, da razdijelimo samo one zapise, gdje nas zanima raspodjela po odjelima. Ako pri takvoj podjeli pogriješimo, možemo dokument, gdje nismo upotrijebili razdjelu, ponovo automatski proknjižiti i ponoviti postupak. Slabost takvog postupka je da možemo neku postavku ispustiti. Naknadne kontrole korištenih ključeva za raspodjelu na pojedinim kontima troškova su kasne. U tom slučaju nemamo na raspolaganju pregled u robnom modulu.
• u predlošku za automatsko knjiženje. To je najjednostavniji i najpreglednije način naknadnog razdjeljivanja upotrebom ključeva za raspodjelu. Time storniramo postojeća knjiženja i kreiramo nova, razdijeljena po odjelima upotrebom ključeva za raspodjelu. Upotrebom ovdje preporučenog načina razdjeljivanja su takva naknadna knjiženja iskazana u različitoj vrsti dokumenta knjiženja. Prednosti takvog načina su:
  • o znamo, da na takvom nalogu za knjiženje uvijek očekujemo saldo 0 (storno starog knjiženja i novo knjiženje), osim ako se radi o grešci
  • o ako smo pri upotrebi ključeva za raspodjelu pogriješili ili se u skladu sa naknadnim dogovorom ista promijene, jednostavno obrišemo temeljnicu, popravimo prijedloge automatskog knjiženja i postupak ponovimo. Pri tome nije potrebno popravljati ni izvorna knjiženja u glavnoj knjizi ni izvorni primljeni dokument.

	Za primjer upotrebe pogledajte: Rasknjižavanje troškova upotrebom ključeva za raspodjelu Rasknjižavanje troškova, koji nisu pripisani još nijednom odjelu Rasknjižavanje troškova, koji još nisu pripisani nijednom nositelju troškova
	Opisane primjere možemo smisleno da upotrijebimo i za podjelu prihoda, samo da zbroj pasivnog i aktivnog stanja na kontu ili skupini konta smisleno prilagodimo!