Razknjiževanje z delilnimi ključi

Razknjiževanje z delilnimi ključi

Kot vemo, stroške, prihodke in odhodke, kjer želimo spremljati promete po oddelkih (stroškovnih mestih) in stroškovnih nosilcih, lahko na le-te razporedimo že v dokumentu, s čemer bo podatek avtomatsko prenešen tudi v glavno knjigo.

Primer izdane fakture:

1.  V poziciji izdane fakture vnesemo oddelek, ki mu pripisujemo vrednost ustvarjenega prihodek in vrednost vključenega DDV. Ti dve kategoriji sta knjiženi po oddelkih AVTOMATIČNO, če v poziciji dokumenta obstaja sklic na oddelek (glej Pozicije izdaje).

2. Drugače je s terjatvijo: ta bo knjižena (med drugim) po oddelkih le, če tako izberemo v Parametrih | Denar | Osnovni podatki.

Če za posamezen ident torej vnaprej vemo, kateremu oddelku pripada ta prihodek, to lahko ustrezno označimo na dokumentih izdaje. Ker gre za prodajo lastnega asortimana blaga ali storitev, to relativno enostavno dosežemo oziroma določimo. Če na kontu prihodkov, kjer spremljamo prodajo po oddelkih, želimo le-te obvezno spremljati po oddelkih, lahko ustrezno nastavimo tudi kontrole kontnega plana.

Primer prejete fakture:

1.  V poziciji prejete fakture vnesemo oddelek, ki mu pripisujemo vrednost ustvarjenega stroška in vrednost vključenega DDV. Ti dve kategoriji sta knjiženi po oddelkih AVTOMATIČNO, če v poziciji dokumenta obstaja sklic na oddelek (glej Pozicije prevzema).

2. Drugače je z obveznostjo: ta bo knjižena (med drugim) po oddelkih le, če tako izberemo v Parametrih | Denar | Osnovni podatki.

Pri prejetih računih pa se že zastavlja vprašanje, kako ukrepati pri stroških, ki bremenijo različne oddelke v podjetju. V ta namen imamo na voljo funkcijo Razdeljevanje po delilnem ključu, ki jo lahko uporabimo:

• v prejetem računu. Prednost takega načina razdeljevanje je v tem, da imamo na voljo pregled po oddelkih v blagovnem modulu (npr. v obračunu prejetih računov) in istočasno v glavni knjigi. Seveda mora biti način delitve znan že ob vnosu fakture oz. vsaj pred knjiženjem le-te. Slabost takega načina razdeljevanja se pokaže v primerih, ko gre za majhne in neokrogle zneske in relativno majhne deleže za posamezen oddelek - v takih primerih lahko pride do zaokrožitvenih napak, ki so potrebne za izravnavo vrednosti. Razdeli se tako strošek kot davek, podatek pa pravzaprav potrebujemo le na stroškovnem kontu. Če se zmotimo pri uporabljenem ključu ali kaj podobnega, moramo fakturo ponovno vnašati.
• na temeljnici. Taka delitev je dosti bolj smiselna. Prednost tega načina je, da razdelimo le tisti zapis, kjer nas v resnici zanima razdelitev po oddelkih. Če se pri delitvi zmotimo, lahko dokument, kjer razdelitve nismo uporabili, ponovno avtomatsko knjižimo in postopek ponovimo. Slabost takega postopka pa je, da lahko kakšno postavko izpustimo. Tudi naknadne kontrole uporabljenih delilnih ključev na posameznih kontih stroškov so precej zamudne. Pregleda v blagovnem modulu v takem primeru seveda nimamo na razpolago.
• v predlogah za avtomatsko knjiženje. To je najenostavnejši in najpreglednejši način naknadnega razdeljevanja z uporabo delilnih ključev. S tem storniramo obstoječe knjižbe in kreiramo nove, razdeljene po oddelkih z uporabo delilnega ključa. Z uporabo tu priporočenega načina razdeljevanja so take naknadne knjižbe tudi izkazane v ločeni vrsti dokumenta knjiženja. Prednosti takega načina so:
  • vemo, da na taki temeljnici vedno pričakujemo saldo 0 (storno stare vknjižbe in nova vknjižba), sicer gre za napako
  • če smo se pri uporabi delilnega ključa zmotili ali se v skladu z naknadnim dogovorom le-ta spremeni, enostavno zbrišemo delitveno temeljnico, popravimo predlogo avtomatskega knjiženja in postopek ponovimo. Pri tem ni potrebno popravljati izvirnih knjižb v glavni knjigi in seveda niti izvirnega prejetega dokumenta.

	Za primer uporabe glej: Razknjiževanje stroškov z uporabo delilnih ključev Razknjiževanje stroškov, ki niso pripisani še nobenemu oddelku Razknjiževanje stroškov, ki še niso pripisani nobenemu stroškovnemu nosilcu
	Opisane primere lahko smiselno uporabimo tudi za razdeljevanje prihodkov, le da zbiranje pasivnega in aktivnega stanja na kontu ali skupini kontov smiselno prilagodimo!