Versenden von Jahresurlaubsbeschlüssen per E-Mail
Jahresurlaubsbeschlüsse können per E-Mail versendet werden. Dies ist eine kurze Beschreibung dieser Funktionalität. Neben dem Versenden des Jahresurlaubsbeschlusses können wir auch als Anhang jegliche Art von Dokumenten senden, entweder ein internes oder externes Dokument.
In dieser kurzen Beschreibung dieser Funktionalität erklären wir die erforderlichen Einstellungen, um Jahresurlaubsbeschlüsse per E-Mail an Mitarbeiter senden zu können.
Inhaltsverzeichnis
- Allgemeine Einstellungen
- Beschreibung der Formularfelder
- Dateien an E-Mail anhängen
- E-Mail senden
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1. Allgemeine Einstellungen
In den Abwesenheitsberichten können wir durch Drücken der Taste 
Jahresurlaubsbeschlüsse per E-Mail an Mitarbeiter senden.
Auf E-Mail-Adressen können wir alle Berichte senden, die einen Button haben 
. Durch Drücken des Buttons öffnet sich ein neues Fenster, das nur die Mitarbeiter anzeigt, die wir mit Kriterien festgelegt haben.
2. Beschreibung der Formularfelder
Beschreibung der Formularfelder:
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Exportieren nach
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Wir wählen die richtige Form eines Gehaltsabrechnungsformulars, das wir per E-Mail senden möchten. Wir können zwischen: PDF, Word, Excel und HTM wählen. Falls wir keine Form auswählen, werden die Gehaltsabrechnungen im HTM-Format gesendet.
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Betreff
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Wir schreiben den Betreff der E-Mail.
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Anhänge
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Weitere Anhänge, die wir ebenfalls an diese E-Mail anhängen möchten. Wir können jegliche Art von Dokumenten, entweder intern oder extern, als Anhang zum Jahresurlaubsbeschluss senden.
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Nachricht
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Wir schreiben die Nachricht in das Textfeld der E-Mail.
Falls wir dieses Feld und die Felder für E-Mail im Administrationspanel |…| Internet leer haben, wird standardmäßig die Nachricht in der E-Mail gesendet:
Im Anhang finden Sie Ihre Gehaltsabrechnung.
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Registrierungsnummer, Mitarbeiter, Vorname, Nachname
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Die Daten werden automatisch aus der Lohnabrechnung übertragen. Hier können wir die Daten nicht ändern.
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E-Mail
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Die E-Mail des Mitarbeiters wird aus dem Header der Mitarbeiterdatei aus dem Feld E-Mailgeschrieben. Hier können wir die E-Mail weiterhin ändern.
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Ausw.
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Hier wählen wir aus, welchem Mitarbeiter wir die Gehaltsabrechnung senden möchten. Wenn der Prüfer bestätigt ist, wird die Gehaltsabrechnung für diesen Mitarbeiter an seine E-Mail gesendet. Standardmäßig ist der Prüfer immer bestätigt.
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Passwort
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Die Spalte Passwort wird nur angezeigt, wenn wir im Administrationspanel |…| Internet einen bestätigten Schalter haben  und im Feld Archivtyp die Option ausgewählt ist, in welcher Datei das Dokument verschlüsselt werden soll (7Z oder ZIP). In diesem Fall wird die Gehaltsabrechnung mit dem Passwort verschlüsselt, das der Mitarbeiter in seiner Mitarbeiterdatei im Feld Passwortfestgelegt hat. Der Prüfer ist bestätigt, wenn der Mitarbeiter das Feld Passwortausgefüllt hat. Falls das Feld leer ist, wird die Spalte Registrierungsnummer farblich hervorgehoben und die Spalten Ausw. und Passwort werden nicht überprüft. Das bedeutet, dass für diesen Mitarbeiter die Gehaltsabrechnung nicht gesendet wird.
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3. Dateien an E-Mail anhängen
Wir können jegliche Art von Dokumenten, entweder intern oder extern, als Anhang zum Jahresurlaubsbeschluss senden. Um einen Anhang einzufügen, drücken Sie das Anhänge-Symbol:
Wählen Sie eine Datei aus, die Sie anhängen möchten. Nachdem Sie sie ausgewählt haben, erscheint sie im Abschnitt Anhänge des Formulars.
Sie können mehrere Dateien oder Dokumente auswählen, die als Anhang zu dieser E-Mail gesendet werden sollen.
4. E-Mail senden
Durch Drücken des Buttons E-Mail senden senden wir dann den Jahresurlaubsbeschluss per E-Mail. Das Programm zeigt uns eine Bestätigung:
Durch Drücken des Buttons Abbrechen werden die Jahresurlaubsbeschlüsse nicht gesendet. Durch Drücken des OK-Buttons wird das Programm die Jahresurlaubsbeschlüsse per E-Mail an die Mitarbeiter senden. Wenn das Programm die Dokumente erfolgreich sendet, zeigt es uns eine Benachrichtigung:
Durch Drücken des OK-Buttons berichtet das Programm die Liste der Mitarbeiter mit ihren E-Mail-Adressen, an die wir die Jahresurlaubsbeschlüsse gesendet haben. Dies ist der Bericht 3LC - Liste der Mitarbeiter - E-Mails.
Der Empfänger erhält seinen Jahresurlaubsbeschluss im Anhang dieser E-Mail.
Wenn wir im Administrationspanel | ... | Internet einen bestätigten Schalter haben 
erhält der Empfänger dann ein Benachrichtigungsfeld, um den Erhalt zu bestätigen.
