Nastavitve eDokumentacije v PANTHEON-u

Storitev eDokumentacije aktiviramo z naročilom paketa na spletni strani Datalab-a. Po prejemu potrditvenega maila, izvedemo nastavitve v programu PANTHEON. Postopek nastavitev opisujemo na primeru.

OPIS PRIMERA Računovodkinja Rozi je dobila potrditveni mail o uspešni aktivaciji storitve eDokumentacija. Sedaj bo izvedla osnovne korake nastavitev v programu PANTHEON, da bo lahko pričela z uporabo eDokumentacije. Nastavitve bo izvedla v sledečih korakih: Nastavitve hrambe Nastavitve klasifikacijskega načrta Nastavitve nabiralnikov Nastavitve poslovnih procesov Nastavitev vrst dokumentov za eDokumentacijo

V Administratorski konzoli odgovorna oseba izvede osnovne nastavitve za: klasifikacijski načrt, hrambe, nabiralnike in poslovne porcese. Prenos šifrantov izvede s pomočjo čarovnika, ki prenese podatke iz spletnega servisa (WebService).

Čarovnik odpre s klikom v meni Nastavitve | Program | Administratorska konzola | Nastavitve | Dokumentacija.

1. Nastavitve hrambe

Hrambe so lokacije kamor se shranjujejo dokumenti eDokumentacije. Odgovorna oseba bo prenesla šifrant hramb, kot prikazuje slika spodaj.

• V čarovniku klikne na panel Prenesi hrambe.

• Izbere Način uvoza, v našem primeru: Dod./Sprem.

• Klikne na gumb Prenesi s strežnika.

• Obkljuka šifrante, ki jih želi dodati v bazo Tecta (oznaka 3 na sliki spodaj).

• Klikne na gumb Prenesi v šifrant.

NAMIG V katero hrambo se bodo shranili dokumenti, lahko nastavite za vsako klasifikacijo različno.

oPOZORILO Četudi nimate aktivirane nobenega načina hrambe dokumentov, bo pri nekaterih funkcionalnostih od vas zahtevalo podatek o načinu hrambe. V ta namen si v šifrantu hramb prenesite možnost Brez hrambe.

2. Nastavitve klasifikacijskega načrta

Klasifikacije (oz. klasifikacijski načrt) omogočajo strukturirano razvrščanje dokumentov v različne skupine ter nastavitev trajanja in načina hrambe. V ta namen odgovorna oseba prenese šifrante klasifikacije za eDokumentacijo.

• V čarovniku klikne na panel Prenos klasifikacij, kot prikazuej slika spodaj.

• Iz spustnega seznama izbere v polju Skupina izbere klasifikacijski načrt. V našem primeru: SI01.

• Izbere Način uvoza, v našem primeru: Dod./Sprem.

• Klikne na gumb Prenesi s strežnika.

• Obkljuka šifrante, ki jih želi dodati v bazo Tecta (oznaka 4 na sliki spodaj).

• Klikne na gumb Prenesi v šifrant.

NAMIG Klasifikacije lahko dodajate tudi v meniju Nastavitve | Dokumentacija | Klasifikacijski načrt. Kliknete na gumb Vnesi zapis v orodni vrstici in klasifikacijo kreirate ročno.

• Odgovorna oseba vsaki (skupini) klasifikaciji posebej določi še veljavnost in hrambo kot prikazuje slika spodaj.

OPOZORILO Veljavnost dokumenta oz. čas hranjenja je za nekatere vrste dokumentov zakonsko določen.

3. Nastavitve nabiralnikov

Nabiralniki omogočajo prejemanje in pošiljanje dokumentacije v elektronski obliki (e-Slog 2.0). Poleg nastavitev v PANTHEON-u moramo imeti urejen tudi dostop pri ponudnikih poštnega nabiralnika. V našem primeru ima podjetje Tecta aktiviran poštni nabiralnik pri ponudniku storitev BizBox.

NAMIG Podrobnosti o aktivaciji BizBox poštnega nabiralnika najdete na spletni strani.

Odgovorna oseba prenese šifrante nabiralnikov tako, da:

• V čarovniku klikne na panel Prenesi nabiralnike, kot prikazuje slika spodaj.

• Izbere Način uvoza, v našem primeru: Dod./Sprem.

• Klikne na gumb Prenesi s strežnika.

• Obkljuka šifrante, ki jih želi dodati v bazo Tecta (oznaka 3 na sliki spodaj).

• Klikne na gumb Prenesi v šifrant.

• Odgovorna oseba vsakemu nabiralniku določi še podatke o podjetju v polje Subjekt. V našem primeru iz spustnega seznama izbere: Tecta, d.d., kot je prikazano na sliki spodaj.

• Določi klasifikacijo v polju Klasifikacija, ki jo bodo dobili dokumenti, ki se bodo uvozili v nabiralnik.

• Vpiše prijavne podatke v polji Prijava in Identificiraj. 

NAMIG Prijavne podatke je odgovorna oseba dobila s strani BizBoxa, ko je uspešno izvedla registracijo predala.

4. Nastavitve poslovnih procesov

Poslovni procesi v PANTHEON-u omogočajo avtomatizirano delo s programom. Predpripravljeni poslovni procesi uporabnika vodijo in mu omogočijo hitrejše in učinkovitejše delo s programom. Odgovorna oseba bo v ta namem iz spletnega strežnika prenesla še predpripravljene poslovne procese. 

• V polju Skupina iz spustnega seznama izbere: DMS.

• Izbere način uvoza in klikne na gumb Prenesi s strežnika.

• Označi, katere poslovne procese želi (slika spodaj, oznaka4), nato pa jih s klikom na gumb Prenesi v šifrant uvozi v bazo. 

5. Nastavitev vrst dokumentov za eDokumentacijo

Nastavitve na vrsti dokumentov odgovorna oseba naredi v dveh korakih. V ta namen odpre Šifrant vrst dokumentov v meniju Nastavitve | Program | Vrste dokumentov. 

  5.1 Kreiranje vrste dokumentov za eDokumentacijo

Odgovorna oseba najprej določi vrsto dokumentov, ki se bo uporabljala za namene zapisovanja eDokumentacije.

• V ta namen na panelu Dokumentacija kreira novo vrsto dokumentov: DIZ0, kot prikazuje slika spodaj.

• Iz spustnega seznama določi klasifikacijo v polju Klasifikacija. V našem primeru: 250-Računi.

  5.2 Napredne nastavitve na vrstah dokumentov

Na vrstah dokumentov, ki jih bodo v podjetju Tecta pošiljali v dokumentacijo, odgovorna osebe uredi še napredne nastavitve.

• Iz spustnega seznama v polju Arhiv določi vrsto dokumenta, ki se uporablja za namene dokumentacije (določili v prejšnji točki 5.1). V našem primeru izbere: DIZ0.

• Izbere/preveri v polju Klasifikacija: 250-računi.

• Na zavihku Napredne nastavitve, v polju Vrsta transakcije iz spustnega seznama izbere: P1.

OPOZORILO Nastavitev v polju Vrsta transakcije, na panelu Napredne nastavitve, se uredi samo za dokumente Izdaje.