eDokumentacioni cilësimet në PANTHEON

eDokumentacioni shërbimi aktivizohet duke porositur një paketë nga faqja e internetit Datalab. Pas marrjes së emailit të konfirmimit, cilësimet për eDokumentacionin duhet të përcaktohen në PANTHEON. Më poshtë është një shembull se si të përcaktoni cilësimet e eDokumentacionit në PANTHEON.

Përmbledhja e rastit Ashley Accountant, Shefe e Financave dhe Kontabilitetit në Tecta, mori një email konfirmimi që shërbimi i eDokumentacionit ishte aktivizuar me sukses. Ajo tani do të përcaktojë cilësimet bazë në PANTHEON për të filluar përdorimin e eDokumentacionit. Kjo bëhet si më poshtë: Përgatitja e depozitave Përgatitja e skemës së klasifikimit Përgatitja e kutive të postës Përgatitja e flukseve të punës Përgatitja e llojeve të dokumenteve për eDokumentacionin

Në Panelin e Administratës, personi përgjegjës përcakton cilësimet bazë për: skemën e klasifikimit, depozitat, kutitë e postës dhe flukset e punës. Transferimi i regjistrave realizohet duke përdorur një wizard që transferon të dhënat nga një shërbim në internet në PANTHEON.

Personi përgjegjës hap wizard-in duke hapur mneu Cilësimet | Programi | Paneli i Administratës | Cilësimet | Dokumentacioni.

1. Përgatitja e depozitave

Depozitat janë vendet ku ruhen dokumentet e eDokumentacionit. Personi përgjegjës ngarkon Regjistrin e Depozitave , siç tregohet në imazhin më poshtë.

• Në wizard, personi përgjegjës klikoni panelin Shkarko depozitat.

• Personi përgjegjës zgjedh Tipin e Importit, në këtë rast: Shto/përditëso.

• Pastaj, personi përgjegjës klikoni butonin Transfero nga serveri.

• Personi përgjegjës kontrollon regjistrat që do të shtohen në bazën e të dhënave Tecta (numri 3 në imazhin më poshtë).

• Finalmente, personi përgjegjës klikoni butonin Transfero në regjistër.

KËSHILLË Për çdo klasifikim, mund të përcaktohet një vend depozitimi i ndryshëm për ruajtjen e dokumenteve.

PARALAJMËRIM Edhe nëse nuk keni aktivizuar asnjë mod të ruajtjes së dokumenteve, disa funksionalitete do t'ju kërkojnë informacion në lidhje me modin tuaj të ruajtjes së dokumenteve. Për ta bërë këtë, shkarkoni Pa ruajtje opsionin në kodin e ruajtjes.

2. Përgatitja e skemës së klasifikimit

Klasifikimet (ose një skemë klasifikimi) lejojnë grupimin e strukturuar të dokumenteve në grupe të ndryshme dhe ju mundësojnë të përcaktoni kohëzgjatjen dhe metodën e ruajtjes së dokumenteve. Për këtë qëllim, personi përgjegjës shkarkon regjistrin Skema e klasifikimit për eDokumentacionin.

• Në wizard, personi përgjegjës klikoni panelin Shkarko klasifikimet, siç tregohet në imazhin më poshtë.

• Personi përgjegjës zgjedh një skemë klasifikimi nga lista e rënë të fushës Grupi, në këtë rast: SI01.

• Personi përgjegjës zgjedh Tipin e Importit, në këtë rast: Shto/përditëso.

• Pastaj, personi përgjegjës klikoni butonin Transfero nga serveri.

• Personi përgjegjës kontrollon regjistrat që do të shtohen në bazën e të dhënave Tecta (numri 4 në imazhin më poshtë).

• Finalmente, personi përgjegjës klikoni butonin Transfero në regjistër.

KËSHILLË Ju gjithashtu mund të shtoni klasifikime në menunë Cilësimet | Dokumentacioni | Skema e klasifikimit. Për të krijuar klasifikimin manualisht, klikoni butonin e panelit (Shto regjistër) .Personi përgjegjës gjithashtu cakton një vlefshmëri dhe tip depozite për çdo klasifikim ose grup klasifikimi, siç tregohet në imazhin më poshtë.

• PARALAJMËRIM

Vlefshmëria ose periudha e ruajtjes për disa lloje dokumentesh është e parashikuar nga ligji. 3. Përgatitja e kutive të postës

Kutitë e postës ju lejojnë të merrni dhe dërgoni dokumentacionin elektronikisht (eSlog 2.0). Përveç përcaktimit të cilësimeve në PANTHEON, cilësimet e duhura të aksesit duhet të përcaktohen në bashkëpunim me ofruesin e kutive të postës. Në këtë rast, Tecta ka një kuti postare të aktivizuar me ofruesin e shërbimit.

KËSHILLË

Për detaje se si të aktivizoni kutinë tuaj të postës bizBox, vizitoni faqen e internetit bizBox .Personi përgjegjës transferon

Regjistrin e Kutive të Postës si më poshtë: Në wizard, personi përgjegjës klikoni panelin

• Shkarko kutitë e postës , siç tregohet në imazhin më poshtë.Personi përgjegjës zgjedh

• Tipin e Importit , në këtë rast:Shto/përditëso .Pastaj, personi përgjegjës klikoni butonin

• Transfero nga serveri .Personi përgjegjës kontrollon regjistrat që do të shtohen në bazën e të dhënave Tecta (numri 3 në imazhin më poshtë).

• Finalmente, personi përgjegjës klikoni butonin

• Transfero në regjistër .Në fushën

• Subjekti , personi përgjegjës gjithashtu cakton detajet e kompanisë për çdo kuti postare. Në këtë rast, personi përgjegjës zgjedhTecta Plc. nga lista e rënë, siç tregohet në imazhin më poshtë. Në fushën

• Klasifikimi , personi përgjegjës specifikon klasifikimin që do të caktohet për dokumentet që do të importohen në kutinë e postës.Personi përgjegjës hyn detajet e identifikimit në fushat

• Identifikohu dhe Identifiko .KËSHILLË

Detajet e identifikimit u ofruan personit përgjegjës nga ofruesi i shërbimit bizBox pas regjistrimit të suksesshëm të kutisë së postës. 4. Përgatitja e flukseve të punës

Flukset e punës ju mundësojnë të automatizoni punën tuaj në PANTHEON. Flukset e punës të paracaktuar do t'ju udhëheqin nëpër procesin e biznesit dhe do t'ju mundësojnë të punoni më shpejt dhe më efikasht me programin. Në këtë rast, personi përgjegjës transferon flukset e punës të paracaktuara nga një server në internet.

Nga lista e rënë të fushës

• Grupi , personi përgjegjës zgjedhDMS .Personi përgjegjës zgjedh tipin e importit dhe klikoni butonin

• Transfero nga serveri .Personi përgjegjës kontrollon flukset e punës që do të shtohen në bazën e të dhënave Tecta (numri 4 në imazhin më poshtë) dhe i importon ato në bazën e të dhënave duke klikuar butonin

• Transfero në regjistër .5. Përgatitja e llojeve të dokumenteve për eDokumentacionin

Personi përgjegjës përcakton cilësimet për llojet e dokumenteve në dy hapa. Për këtë qëllim, personi përgjegjës hap

Regjistrin e Llojeve të Dokumenteve në menunë Cilësimet | Programi | Llojet e Dokumenteve .5.1 Krijimi i llojeve të dokumenteve për eDokumentacionin

Personi përgjegjës së pari përcakton llojin e dokumenteve që do të përdoren për qëllimet e ruajtjes së dokumenteve në eDokumentacion.

Për këtë qëllim, në panelin

• Dokumentacioni personi përgjegjës krijon një lloj të ri dokumenti DIZ0 , siç tregohet në imazhin më poshtë.Nga lista e rënë të fushës

• Klasifikimi , personi përgjegjës zgjedh klasifikimin e duhur, në këtë rast:250 - Fakturat .5.2 Cilësimet e avancuara për llojet e dokumenteve

Për

llojtë e dokumenteve që do të ruhen në eDokumentacion në Tecta, personi përgjegjës gjithashtu duhet të përcaktojë cilësimet e avancuara. Për këtë qëllim, personi përgjegjës klikoni panelin Mallrat | Lëshimi .Nga lista e rënë të fushës

• Arkiva , personi përgjegjës zgjedh llojin e dokumentit të përdorur për qëllimet e eDokumentacionit, siç është përcaktuar në pikën 5.1 më sipër:DIZ0 .Personi përgjegjës zgjedh ose kontrollon që

• Klasifikimi të jetë i vendosur në 250 - Fakturat .Personi përgjegjës klikoni tabin

• Mallrat dhe pastaj subtabin Cilësimet e avancuara dhe zgjedh opsionin P1 nga lista e rënë të fushës Tipi i Tran. .PARALAJMËRIM

Cilësimi në fushën Tipi i Tran. në panelin Cilësimet e avancuara aplikon vetëm për lëshimin e dokumenteve. TEMA TË LIDHURA: