Setări eDocumentation în PANTHEON

eDocumentation Serviciul eDocumentation este activat prin comandarea unui pachet de pe site-ul Datalab. După primirea e-mailului de confirmare, setările pentru eDocumentation trebuie definite în PANTHEON. Mai jos este un exemplu de cum să definiți setările eDocumentation în PANTHEON.

REZUMAT CAZ Ashley Accountant, Șefa Departamentului de Finanțe și Contabilitate la Tecta, a primit un e-mail de confirmare că serviciul eDocumentation a fost activat cu succes. Ea va defini acum setările de bază în PANTHEON pentru a începe să utilizeze eDocumentation. Acest lucru se face astfel: Configurarea depozitelor Configurarea schemei de clasificare Configurarea cutiilor poștale Configurarea fluxurilor de lucru Configurarea tipurilor de documente pentru eDocumentation

În Panoul de Administrare, persoana responsabilă definește setările de bază pentru: schema de clasificare, depozite, cutii poștale și fluxuri de lucru. Transferul registrelor se realizează folosind un asistent care transferă datele de la un serviciu web în PANTHEON.

Persoana responsabilă deschide asistentul prin deschiderea meniului Setări | Program | Panoul de Administrare | Setări | Documentație.

1. Configurarea depozitelor

Depozitele sunt locațiile unde documentele eDocumentation sunt stocate. Persoana responsabilă încarcă registrul Depozit , așa cum se arată în imaginea de mai jos.

• În asistent, persoana responsabilă face clic pe panoul Descărcare depozite.

• Persoana responsabilă selectează Tipul de import, în acest caz: Adăugare/actualizare.

• Apoi, persoana responsabilă face clic pe butonul Transfer de pe server.

• Persoana responsabilă verifică registrele care urmează să fie adăugate în baza de date Tecta (numărul 3 în imaginea de mai jos).

• În final, persoana responsabilă face clic pe butonul Transfer în registru.

SUGESTIE Pentru fiecare clasificare, poate fi definită o locație diferită de stocare a documentelor.

AVERTISMENT Chiar dacă nu aveți activat niciun mod de păstrare a documentelor, unele funcționalități vă vor cere informații despre modul de păstrare a documentelor. Pentru a face acest lucru, descărcați opțiunea Fără păstrare din codul de păstrare.

2. Configurarea schemei de clasificare

Clasificările (sau schema de clasificare) permit gruparea structurată a documentelor în diferite grupuri și vă permit să definiți durata și metoda de păstrare a documentelor. În acest scop, persoana responsabilă descarcă registrul Schemă de clasificare pentru eDocumentation.

• În asistent, persoana responsabilă face clic pe panoul Descărcare clasificări, așa cum se arată în imaginea de mai jos.

• Persoana responsabilă selectează o schemă de clasificare din lista derulantă a câmpului Grup, în acest caz: SI01.

• Persoana responsabilă selectează Tipul de import, în acest caz: Adăugare/actualizare.

• Apoi, persoana responsabilă face clic pe butonul Transfer de pe server.

• Persoana responsabilă verifică registrele care urmează să fie adăugate în baza de date Tecta (numărul 4 în imaginea de mai jos).

• În final, persoana responsabilă face clic pe butonul Transfer în registru.

SUGESTIE Puteți adăuga clasificări și în meniul Setări | Documentație | Schemă de clasificare. Pentru a crea clasificarea manual, faceți clic pe butonul bară de instrumente (Inserare înregistrare) .Persoana responsabilă atribuie, de asemenea, o valabilitate și un tip de stocare fiecărei clasificări sau grup de clasificări, așa cum se arată în imaginea de mai jos.

• AVERTISMENT

Valabilitatea sau perioada de păstrare pentru anumite tipuri de documente este prescrisă de lege. 3. Configurarea cutiilor poștale

Cutiile poștale vă permit să primiți și să trimiteți documentație electronică (eSlog 2.0). Pe lângă definirea setărilor în PANTHEON, setările de acces corespunzătoare trebuie definite în cooperare cu furnizorul de cutii poștale. În acest caz, Tecta are o cutie poștală activată cu furnizorul de servicii .

SUGESTIE

Pentru detalii despre cum să activați cutia poștală bizBox, vizitați site-ul bizBox .Persoana responsabilă transferă registrul

Cutii poștale astfel: În asistent, persoana responsabilă face clic pe panoul

• Descărcare cutii poștale , așa cum se arată în imaginea de mai jos.Persoana responsabilă selectează

• Tipul de import , în acest caz:Adăugare/actualizare .Apoi, persoana responsabilă face clic pe butonul

• Transfer de pe server .Persoana responsabilă verifică registrele care urmează să fie adăugate în baza de date Tecta (numărul 3 în imaginea de mai jos).

• În final, persoana responsabilă face clic pe butonul

• Transfer în registru .În câmpul

• Subiect , persoana responsabilă atribuie, de asemenea, detaliile companiei fiecărei cutii poștale. În acest caz, persoana responsabilă selecteazăTecta Plc. din lista derulantă, așa cum se arată în imaginea de mai jos. În câmpul

• Clasificare , persoana responsabilă specifică clasificarea care va fi atribuită documentelor ce urmează să fie importate în cutia poștală.Persoana responsabilă introduce detaliile de autentificare în câmpurile

• Autentificare și Identificare .SUGESTIE

Detaliile de autentificare au fost furnizate persoanei responsabile de către furnizorul de servicii bizBox după înregistrarea cu succes a cutiei poștale. 4. Configurarea fluxurilor de lucru

Fluxurile de lucru vă permit să automatizați munca în PANTHEON. Fluxurile de lucru predefinite vă vor ghida prin procesul de afaceri și vă vor permite să lucrați mai rapid și mai eficient cu programul. În acest caz, persoana responsabilă transferă fluxurile de lucru predefinite de pe un server web.

Din lista derulantă a câmpului

• Grup , persoana responsabilă selecteazăDMS .Persoana responsabilă selectează tipul de import și face clic pe butonul

• Transfer de pe server .Persoana responsabilă verifică fluxurile de lucru care urmează să fie adăugate în baza de date Tecta (numărul 4 în imaginea de mai jos) și le importă în baza de date făcând clic pe butonul

• Transfer în registru .5. Configurarea tipurilor de documente pentru eDocumentation

Persoana responsabilă definește setările pentru tipurile de documente în două etape. În acest scop, persoana responsabilă deschide registrul

Tipuri de documente în meniul Setări | Program | Tipuri de documente .5.1 Crearea tipurilor de documente pentru eDocumentation

Persoana responsabilă determină mai întâi tipul de documente care urmează să fie utilizate în scopul stocării documentelor în eDocumentation.

În acest scop, în panoul

• Documentație persoana responsabilă creează un nou tip de document DIZ0 , așa cum se arată în imaginea de mai jos.Din lista derulantă a câmpului

• Clasificare , persoana responsabilă selectează clasificarea corespunzătoare, în acest caz:250 - Facturi .5.2 Setări avansate pentru tipurile de documente

Pentru

tipurile de documente care vor fi stocate în eDocumentation la Tecta, persoana responsabilă trebuie să definească și setările avansate. În acest scop, persoana responsabilă face clic pe panoul Bunuri | Emitere .Din lista derulantă a câmpului

• Arhivă , persoana responsabilă selectează tipul de document utilizat în scopul eDocumentation, așa cum este definit la punctul 5.1 de mai sus:DIZ0 .Persoana responsabilă selectează sau verifică faptul că

• Clasificarea este setată la 250 - Facturi .Persoana responsabilă face clic pe fila

• Bunuri și apoi pe subfila Setări avansate și selectează opțiunea P1 din lista derulantă a câmpului Tip tranz. .AVERTISMENT

Setarea din câmpul Tip tranz. din panoul Setări avansate se aplică doar la emiterea documentelor. TEME CONEXE: