Dokument verbinden
 

Verbindungen zwischen Dokumenten erstellen wir im Assistenten des Moduls Großhandel. Er ermöglicht uns, ein internes Dokument - Lieferschein, mit einem Sammeldokument - Rechnung zu verbinden.

TIPP Mehr über die Verbindung von Dokumenten können Sie im Kapitel des technischen Handbuchs lesen Pverbinden Sie Dokument - Anleitung.

BESCHREIBUNG DES BEISPIELS Die verantwortliche Person möchte dem Kunden IKEA Europe d.d. eine Sammelrechnung ausstellen, für die die Ware bereits mit dem Lieferschein geliefert wurde: 22-3500-000003 und die Dokumente verbinden. Dies erfolgt durch das Erstellen einer neuen Sammelrechnung, abgestimmt mit den Daten des Lieferscheins. Auf die Rechnung wird einHinweis hinzugefügt. Die Dokumente werden mit Hilfe des Assistenten verbunden. Am Ende überprüft sie die verbundenen Dokumente. Dies erfolgt in den folgenden Schritten: Öffnen des Fensters Neue ausgestellte Rechnung Eingabe der Daten in den Kopf des Dokuments Grunddaten des Dokuments Eingabe der Positionen des Dokuments Hinzufügen eines Hinweises zum Dokument Auswahl der Funktion Assistenten Verbundene Dokumente

1. Öffnen des Fensters Neue ausgestellte Rechnung

Die verantwortliche Person möchte ein neues Dokument erstellen: 3900 – Sammelrechnung für bereits mit Lieferschein gelieferte Ware: 22-3500-000003.

Zu diesem Zweck wählt sie im Hauptmenü das Modul Großhandel und wählt das Untermodul Neue ausgestellte Rechnung.

Es öffnet sich ein leeres Formular zur Dateneingabe.

2. Eingabe der Daten in den Kopf des Dokuments

Im Feld Dokumentart, das sich im Kopf des Dokumentsbefindet, wählt sie aus der Dropdown-Liste die Dokumentart aus. 

Sie wählt aus den vordefinierten Dokumentarten.

In unserem Fall wählt sie die Dokumentart: 3900 – Sammelrechnung.

Im Feld Kunde wählt sie aus der Dropdown-Liste zwischen den im Kundenstammeingetragenen Subjekten.

TIPP Den Prozess der Eingabe eines neuen Subjekts in den Stamm können Sie im Kapitel Erstellen eines neuen Subjektslesen.

In unserem Fall wählt sie das gleiche Subjekt wie auf dem Lieferschein 22-3500-000003, das ist: IKEA Europe d.d.

TIPP Kunden können nach Name oder Steuernummer gesucht werden.

Im Feld Zahlungsart lässt sie die Standard-Zahlungsart: 2 - Banküberweisung.

3. Grunddaten des Dokuments

Nach der Eingabe der Hauptdaten in den Kopf der ausgestellten Rechnung beginnt sie mit der Eingabe der Grunddaten. 

HINWEIS Die Daten für die mit Lieferschein gelieferte Ware der Dokumentart: 3500 Lieferschein und fakturiert mit dem Dokument: 3900 - Sammelrechnung, müssen abgestimmt sein.

Sie wechselt auf den Reiter Grunddaten auf der rechten Seite des Fensters Neue ausgestellte Rechnung.

TIPP Grunddaten können durch Klicken auf den Pfeil  (Anzeigen) ein- oder ausgeblendet werden.

Im Feld Lieferdatum wählt sie das Datum aus dem Lieferschein Nummer 22-3500-000003, das ist 12.08.2022.

Rechnungsdatum ist der Tag, an dem die Rechnung erstellt wird, daher lässt sie den aktuellen Tag 12.08.2022. 

Mehrwertsteuerdatum lässt sie gleich wie das Rechnungsdatum, da das Programm dies in den Mehrwertsteueraufzeichnungen verwendet, um zu beurteilen, in welches Steuerzeitraum das Dokument fällt.

Das Feld Fälligkeit wird automatisch mit der Zahl 10 ausgefüllt, was 10 Tage für die Zahlung des Kunden ab Rechnungsdatum bedeutet. 

TIPP Im Feld Währung und Wechselkurs wird automatisch die Standardwährung aus den Einstellungen in PANTHEONangezeigt, wenn jedoch im Kundenstamm eine Standardwährung für diesen Kunden ausgewählt wurde, wird diese verwendet.

Das Feld Lager wird automatisch mit dem Großhandelslager ausgefüllt.

In unserem Fall bezieht sich die ausgestellte Rechnung auf die Abteilung Großhandel, was entsprechend im Feld Abteilungfestgelegt wird.

TIPP Die Standardabteilung wird in den Einstellungen der Dokumentartausgewählt.

Das Feld Empfänger wird vom Programm automatisch mit den Kundendaten ausgefüllt. 

TIPP Durch Klicken auf die Schaltfläche  (Hinzufügen neuer Subjekte) öffnet sich ein Formular für die schnelle Eingabe eines neuen Subjekts in den Stamm. Anweisungen für die neue Eingabe eines Subjekts finden Sie im Kapitel Erstellen eines neuen Subjekts - schnelle Eingabe.

Im Feld Bestellung gibt sie die Daten aus dem Lieferschein ein: Bestellung 123 und Datum: 10.08.2022.

4. Eingabe der Positionen des Dokuments

Nach der Eingabe der Grunddaten fährt sie mit der Eingabe der Positionen der ausgestellten Rechnung fort.

TIPP Identifikatoren suchen Sie nach Code, Name oder Lieferanten-Code. Die Daten können manuell eingegeben oder aus der Dropdown-Liste des Identifikatorenstamms ausgewählt werden.

Die Positionen müssen mit dem Lieferschein Nummer: 22-3500-000003 abgestimmt sein.

Im Feld Ident hinzufügen gibt sie den Namen ein: ZELT INDIAN 3 und wählt den Ident aus.

Im Feld Menge gibt sie die Menge ein: 10.

Im Feld Preis lässt sie den Preis, der automatisch aus dem Identifikatorenstamm übernommen wird.

TIPP Zwischen den einzelnen Feldern des Identifikators können Sie mit der Tab-Taste navigieren.

Ein neues Element fügt sie durch Klicken auf die Schaltfläche  (Position hinzufügen) hinzu.

Es wird eine Dokumentnummer erstellt, in unserem Fall handelt es sich um das Dokument: 22-3900-000001.

Nach der Eingabe aller Positionen überprüft sie die Daten über den Gesamtwert der ausgestellten Rechnung.

Das Dokument wird durch Klicken auf die Schaltfläche in der Befehlsleiste Speichern gespeichert.

5. Hinzufügen eines Hinweises zum Dokument

Die verantwortliche Person möchte einen Hinweis zur Position hinzufügen.

Auf der Position auf der rechten Seite wählt sie das Symbol  (Hinweis). Es öffnet sich ein neues Fenster zur Eingabe des Hinweises.

Im Feld gibt sie ein: Rechnung für Lieferschein 22-3500-000003 und speichert den Hinweis durch Auswahl der Schaltfläche Speichern. Die Sprechblase wird orange.

6. Auswahl der Funktion Assistenten

Die verantwortliche Person möchte die ausgestellte Rechnung verbinden: 22-3900-000001 mit dem Lieferschein: 22-3500-000003.

Aus dem Dropdown-Menü Assistenten wählt sie Dokument verbinden.

Im Fenster Dokumente verbinden mit: 22-3900-000001 wählt sie Datum von: 12.08.2022, Datum bis: 12.08.2022. An diesem Tag wurde der Lieferschein erstellt.

TIPP Die ausgestellte Rechnung kann auch mit mehreren Lieferscheinen verbunden werden, die Positionen der ausgestellten Rechnung enthalten.

Im Feld Verbundene Dokumente wählt sie aus der Dropdown-Liste den Lieferschein: 22-3500-000003.

Mit dem Umschalter  wählt sie die Position aus und verbindet die Dokumente durch Klicken auf die Schaltfläche Verbinden. 7. Verbundene Dokumente

Die verantwortliche Person möchte die Verbindungen zwischen den Dokumenten überprüfen.

Sie öffnet den Reiter

Verbunden , neben dem ReiterGrunddaten. BILD KORRIGIEREN  VERBUNDENE INHALTE: