Експортиране на документ като eDocument

Документ в PANTHEON може да бъде експортиран и обменян по различни начини и в различни форми.

Документ може да бъде експортиран във eSLOG формат , който може да бъде запазен в eDocumentation и след това изпратен като e-фактура, e-поръчка, e-товарителница, или изпратен на клиент като документ чрез e-mail.

Тази глава представя Експортиране на документ като eDocument функцията, която се намира в лентата с инструменти на документа и се използва чрез натискане на (Импорт/Експорт на данни) бутон.

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ Експортиране на документ като eDocument функцията се намира в различни документи под различни имена. Във всички случаи процесът на експортиране е един и същ, единствената разлика е типът на документа. Според типовете документи, имената са: Продажбени поръчки: Експортиране на продажбена поръчка като eDocument – експортира продажбената поръчка Експортиране на предварителна фактура като eDocument – функция за експортиране на предварителни фактури Покупателни поръчки: Експортиране на покупателни поръчки като eDocument – покупателните поръчки се експортират по същия начин Издаване (документи за издаване): Експортиране на документ за издаване като eDocument – експортира издадени фактури Експортиране на товарителница като eDocument – функция за експортиране на товарителници

РЕЗЮМЕ НА СЛУЧАЯ Отговорното лице в компанията Tecta иска да създаде e-фактура и да я запази в eDocumentation. Това се прави по следния начин: Създаване на e-фактура Проверка на e-фактурата в eDocumentation

1 Създаване на e-фактура

Отговорното лице избира Стоки | Издаване | Документ от менюто и, в този случай, избира тип на документа 3000 – Продажба.

Отговорното лице създава фактурата, която иска да изпрати на клиент. В лентата с инструменти, отговорното лице натиска (Импорт/Експорт на данни) бутон и избира Експортиране на документ за издаване като eDocument функцията.

Една Форма за експортиране на документи на субекта като eDocument се отваря. С тази функция PANTHEON конвертира фактурата в електронен формат (eSLOG), като проверява полетата в прозореца:

• Тип ESlog – избира текущата версия ESlog 2.0
• Изпращане към документация – маркирайте това поле, ако искате да експортирате фактурата в eDocumentation
• Експортиране на xml – маркирайте това поле, ако искате PANTHEON да конвертира фактурата в e-фактура (XML формат)
• Експортиране на PDF – маркирайте това поле, за да прикачите PDF на фактурата към e-фактурата
• Експортиране на плик – маркирайте това поле, ако искате да прикачите електронен плик (вместо традиционния хартиен плик) към e-фактурата

СЪВЕТ Цялата текуща информация за eSLOG документи може да бъде намерена на уебсайтовете на Словенския национален център за електронен бизнес .

В редовете се вижда избраната фактура (с маркирано поле), както и нейните данни.

СЪВЕТ В полето Грешка се записват потенциални грешки. Например, липсва номер на банкова сметка или BIC на банката в Регистъра на субектите:

Натискането на бутон Създай експортира фактурата в eDocumentation.

Натискането на бутон Потвърди затваря информационния прозорец със съобщението: Операцията е завършена!

2. Проверка на e-фактурата в eDocumentation

Една Форма за документи се отваря, където можете да видите новосъздадения документ, запазен в eDocumentation.

От данните в eDocumentation, виждате, че e-фактурата:

• Получила статус Изпратено – можете да я препратите на получателя чрез eWorkflow Изпращане на eDocument към bizBox .
• Получила Ключ: 23-DIZ0-000013 – използвате го за водене на документа в eDocumentation
• Била запазена в Архив DIZ0(Експорт на документация) – според настройките за архивиране и класификация на типовете документи
• Получила класификация 250 - Фактури (получени, издадени, вътрешни) и документация, необходима за тяхното създаване – според настройките за архивиране и класификация на типовете документи
• Била запазена в eDocumentation – според класификациите в Схемата за класификация

Допълнителна информация за e-фактурите се намира в разделите:

• Връзки – този раздел показва връзките на оригиналния PANTHEON документ, който е лесно достъпен чрез натискане на Ключ за връзка.
  
• Метаданни – показва ключовите данни (Субект и Класификация) зададени на класификацията 250 - Фактури (получени, издадени, вътрешни) и документация, необходима за тяхното създаване.
  
• Файлове – показва всички създадени файлове.