Напомняния

Opomini

Модулът е предназначен за уведомяване на длъжниците за просрочени задължения. С помощта на модула събираме просрочени открити позиции по произволно определени времеви интервали и изпращаме напомняния на длъжниците чрез електронна или обикновена поща.

Напомнянето е проектирано като вид документ и е възможно да отворим повече от един документ за изпращане на напомняния с различно зададени времеви интервали на просрочие на документите.

Използването на модула за напомняния е свързано с:

• настройките в шифроването на видове документи,
• изработката на напомняния,
• настройките в шифроването на субекти.

Настройки в шифроването на видове документи

В шифроването на видове документи (Настройки – Програма – Видове документи) отваряме нов документ/и за изпращане на Напомняния. При първото отваряне на напомнянето шифроването се отваря автоматично, когато кликнем на менюто Напомняния, в противен случай преминаваме през менюто или с двоен клик на полето Номер в напомнянето .

Нова категория документ добавяме с клик на  и попълваме всички необходими полета. Съдържанието на отделното поле можем да намерим на връзката Настройка на документа за изпращане на напомняния.

Всяко изпращане на напомняния по електронна или обикновена поща се записва в програмата. Също така е възможно изпратените напомняния да бъдат видени записани в Извлечение (Вид на записа в извлечението). Това улеснява работата на извлечението, тъй като вече при контакт с субекта виждат кога е изпратено напомнянето.

Забележка в заглавието, Текст на спецификацията и Забележка в долната част на напомнянето можем да форматираме произволно. При това се ръководим от инструкциите Използване на променливи в модула Напомняния.

Изработка на напомняния

До функционалността за изработка на напомняния получаваме достъп чрез менюто Пари – Напомняния – ОПО – Напомняния.

В началото отваряме нов документ  за подготовка на напомняния. Особено важно е датата на изчисление, която определя събирането на кандидати за напомняне. Дата на изчисление е също денят, до който се изчисляват лихвите по напомнянето.

Изборът на кандидати допълнително ограничаваме с параметри за избор:

Забавата на плащането също може да бъде лихвена. В полето Вид на лихвения процент избираме съответния лихвен процент. Обикновено става въпрос за лихвен процент, предписан от Закона за предписания лихвен процент на забавените лихви. Програмата изчислява лихвите по лихвените проценти от избраната таблица Видове лихвени проценти.

Кандидатите събираме с клик на бутона Събери .

В зависимост от въведеното число на периоди в шифроването на видове документи, зависи и броят на показаните периоди (1. период, 2. период и т.н.). На таба над са показани всички субекти и документи, където броят на дните на превишение е по-голям от максималното определено в шифроването на видове документи.

Събраните кандидати са по отделни периоди събрани в две таблици:

• По партньори
• Документи на избрания партньор

В таблицата По партньори определяме:

• кои субекти ще бъдат избрани за изпращане на напомняния (колона Избрано),
• кому няма да вземем предвид начислените лихви (колона Не взем. лихви),
• можем да променим зададения по подразбиране начин на изпращане, който е зададен в шифроването на субектите (колона Нач. изпращане) и
• електронен адрес. Също така електронният адрес се определя в шифроването на контактните лица на субекта (Адрес на електронна поща за изпращане на напомняния). Събраните електронни адреси можем ръчно да коригираме при подготовката на напомняния (добавяме, изтриваме, променяме и т.н.).

Изпращане и печат на напомняния

Можем да печатаме и изпращаме напомняния за субекти и документи, които маркираме като Избрани. Изпращането се извършва с клик на бутона Печати напомняния или Изпрати напомняния само за субекти и документи на текущия таб.

Дали ще изпратим електронно съобщение с напомняне за определен субект или ще можем да го отпечатаме, зависи от настройката на начина на изпращане при субекта на напомнянията (Таблица на прегледа По партньори - колона Нач. изпращане). Тази настройка можем да променим при подготовката на напомняния.

Преди печатането на напомнянията трябва да изберем Шаблон за печат на напомнянето. Напомнянията отпечатваме с клик на бутона Печати напомняния. Ако е избрана опцията за Печат на платежни нареждания, ще бъдат отпечатани платежни нареждания. Напомнянията ще бъдат отпечатани за субекти, които имат избран начин на изпращане На хартия.

Отбелязаната опция ни позволява печат на напомняния и за тези субекти и документи, които имат отметка на Избрано, въпреки че имаме в начина на изпращане отбелязано Електронно.

Ако на документа няма отметка Отпечатай всичко, програмата печата само документи, където субектите са отбелязали, че начинът на изпращане е На хартия.

Отметката при отварянето на нов документ по подразбиране не е отбелязана.

По електронна поща изпращаме напомняния с клик на бутона Изпрати напомняния. Напомнянията ще бъдат изпратени за субекти, които имат избран начин на изпращане Електронно.

Преглед на историята

Всички изпращания или печатания на напомняния се записват. Прегледът на изпращанията е наличен на таба Преглед на историята в модула Напомняния, между Преглед на документи в Шифроването на субектите и в Извлечението (настройка в шифроването на видове документи).

• Ако напомнянията се отпечатат, в Извлечението се записва вид на записа, който е определен в Напомнянията за запис в Извлечение (EI). В забележката се записва напр. P - 11OPM00000001 забележка за напомняне. Забележката може да бъде произволна.
• Ако напомнянията изпратим по електронна поща, в Извлечението се записва вид на записа, който е определен в Напомнянията за запис в Извлечение (EI) в забележката се записва напр. E - 11OPM00000001 забележка за напомняне. Забележката може да бъде произволна.

Изработените напомняния са видими и в таба Преглед на документите.

Настройки в шифроването на субектите

На подготовката или изпращането на напомняния влияят и настройките в шифроването на субектите.

Начин на работа определя избрания начин на работа със субекта. Ако за субекта е избран начин на работа На хартия, тогава на този субект няма да бъде изпратено електронно писмо, а ще можем да отпечатаме напомнянето. В самата подготовка на напомняния е възможно да променим начина на изпращане на напомнянето, т.е. да въведем електронен адрес и да изберем начин на работа Електронно.

Не отбелязано Лихвите се начисляват означава, че напомнянето ще бъде изпратено, но лихвите няма да бъдат начислени.

Отбелязаната настройка на Изпращането на напомняния Не изпращай напомняния означава, че за този субект напомнянията няма да бъдат изпращани, нито ще бъде сред събраните кандидати, въпреки че има просрочени задължения.

Електронният адрес за изпращане на напомняния въвеждаме в шифроването на контактните лица на субекта. Събраните електронни адреси можем ръчно да коригираме при подготовката на напомняния (добавяме, изтриваме и т.н.).

Виж още връзки:

Напомняния в Ръководството.