Erinnerungen

Opomini

Das Modul dient der Erinnerung von Schuldnern an fällige Verpflichtungen. Mit Hilfe des Moduls sammeln wir fällige offene Posten in beliebig definierten Zeitintervallen und senden Erinnerungen an die Schuldner per E-Mail oder Post.

Die Erinnerung ist als Dokumententyp konzipiert und es ist uns möglich, eine größere Anzahl von Dokumenten zum Versenden von Erinnerungen mit unterschiedlich festgelegten Fälligkeitsintervallen zu öffnen.

Die Verwendung des Erinnerungsmoduls ist verbunden mit:

• Einstellungen im Katalog der Dokumententypen,
• Erstellung von Erinnerungen,
• Einstellungen im Katalog der Subjekte.

Einstellungen im Katalog der Dokumententypen

Im Katalog der Dokumententypen (Einstellungen – Programm – Dokumententypen) öffnen wir ein neues Dokument/e zum Versenden von Erinnerungen. Bei der ersten Öffnung der Erinnerung öffnet sich der Katalog automatisch, wenn wir auf das Menü Erinnerungen klicken, andernfalls gehen wir über das Menü oder durch Doppelklick auf das Feld Nummer in der Erinnerung .

Eine neue Dokumentenart fügen wir mit einem Klick auf  hinzu und füllen alle erforderlichen Felder aus. Den Inhalt jedes einzelnen Feldes finden wir unter dem Link Einstellung des Dokuments zum Versenden von Erinnerungen.

Jede Versendung von Erinnerungen per E-Mail oder Post wird im Programm protokolliert. Ebenso können gesendete Erinnerungen in der Inkasso-Übersicht (Art des Eintrags in die Inkasso-Übersicht) eingesehen werden. Dies erleichtert die Arbeit im Inkasso, da die Kontaktperson bereits beim Kontakt mit dem Subjekt sieht, wann die Erinnerung gesendet wurde.

Die Notiz im Kopf, der Text der Spezifikation und die Notiz im Fuß der Erinnerung können beliebig gestaltet werden. Dabei richten wir uns nach den Anweisungen Verwendung von Variablen im Modul Erinnerungen.

Erstellung von Erinnerungen

Auf die Funktionalität zur Erstellung von Erinnerungen gelangen wir über das Menü Geld – Erinnerungen – OPO – Erinnerungen.

Zu Beginn öffnen wir ein neues Dokument  zur Vorbereitung der Erinnerungen. Besonders wichtig ist das Abrechnungsdatum, das die Sammlung der Kandidaten für die Erinnerung bestimmt. Das Abrechnungsdatum ist auch der Tag, bis zu dem die Zinsen auf der Erinnerung berechnet werden.

Die Auswahl der Kandidaten wird zusätzlich durch Auswahlparameter eingeschränkt:

Die Zahlungsverzögerung kann ebenfalls verzinst werden. Im Feld Art des Zinssatzes wählen wir den entsprechenden Zinssatz aus. In der Regel handelt es sich um den Zinssatz, der im Gesetz über den gesetzlichen Zinssatz für Verzugszinsen vorgeschrieben ist. Das Programm berechnet die Zinsen nach den Zinssätzen aus der ausgewählten Tabelle der Zinssätze.

Die Kandidaten sammeln wir mit einem Klick auf die Schaltfläche Sammeln .

Je nach der eingegebenen Anzahl der Perioden im Katalog der Dokumententypen hängt die Anzahl der angezeigten Perioden (1. Periode, 2. Periode usw.) ab. Im Tab oben werden alle Subjekte und Dokumente angezeigt, bei denen die Anzahl der Tage der Überschreitung größer ist als die maximal im Katalog der Dokumententypen festgelegte.

Die gesammelten Kandidaten sind nach einzelnen Perioden in zwei Tabellen gesammelt:

• Nach Partnern
• Dokumente des ausgewählten Partners

In der Tabelle Nach Partnern legen wir fest:

• welche Subjekte für den Versand von Erinnerungen ausgewählt werden (Spalte Ausgewählt),
• wem wir die berechneten Zinsen nicht anrechnen (Spalte Keine Zinsen),
• wir können die standardmäßige Versandart, die im Katalog der Subjekte festgelegt ist, ändern (Spalte Versandart) und
• die E-Mail-Adresse. Auch die E-Mail-Adresse wird im Katalog der Kontaktpersonen des Subjekts festgelegt (E-Mail-Adresse für den Versand von Erinnerungen). Die gesammelten E-Mail-Adressen können wir manuell in der Vorbereitung der Erinnerungen korrigieren (hinzufügen, löschen, ändern, ...).

Versand und Druck von Erinnerungen

Wir können Erinnerungen für Subjekte und Dokumente drucken und versenden, die wir als Ausgewähltmarkiert haben. Der Versand erfolgt mit einem Klick auf die Schaltfläche Erinnerungen drucken bzw. Erinnerungen senden nur für die Subjekte und Dokumente auf dem aktuellen Tab.

Ob wir für ein bestimmtes Subjekt eine E-Mail mit der Erinnerung senden oder ob wir sie drucken können, hängt von der Einstellung der Versandart beim Subjekt in den Erinnerungen ab (Übersichtstabelle Nach Partnern - Spalte Versandart). Diese Einstellung können wir in der Vorbereitung der Erinnerungen noch ändern.

Vor dem Drucken der Erinnerungen müssen wir auswählen Die Vorlage für den Druck der Erinnerung. Die Erinnerungen drucken wir mit einem Klick auf die Schaltfläche Erinnerungen drucken. Wenn die Option für den Druck von Zahlungsaufträgen ausgewählt ist, werden Zahlungsaufträge gedruckt. Erinnerungen werden für Subjekte gedruckt, die die Versandart Papierausgewählt haben.

Die angekreuzte Option ermöglicht uns den Druck von Erinnerungen auch für jene Subjekte und Dokumente, die ein Häkchen bei Ausgewählthaben, obwohl wir im Versandmodus Elektronischmarkiert haben.

Wenn im Dokument kein Häkchen gesetzt ist Alle drucken, druckt das Programm nur die Dokumente, bei denen die Subjekte markiert haben, dass die Versandart Papier ist.

Das Häkchen beim Öffnen eines neuen Dokuments ist standardmäßig nicht gesetzt.

Per E-Mail senden wir Erinnerungen mit einem Klick auf die Schaltfläche Erinnerungen senden. Erinnerungen werden für Subjekte gesendet, die die Versandart Elektronischausgewählt haben.

Überblick über die Historie

Alle Versendungen bzw. Drucke von Erinnerungen werden gespeichert. Der Überblick über die Versendungen steht uns im Tab Überblick über die Historie im Modul Erinnerungen zur Verfügung, zwischen Überblick über Dokumente im Katalog der Subjekte und im Inkasso (Einstellung im Katalog der Dokumententypen).

• Wenn wir Erinnerungen drucken, wird in die Inkasso-Übersicht die Art des Eintrags geschrieben, die in den Erinnerungen für den Eintrag in die Inkasso-Übersicht festgelegt ist (EI). In der Notiz wird z.B. vermerkt: P - 11OPM00000001 Notiz zur Erinnerung. Die Notiz kann beliebig sein.
• Wenn wir Erinnerungen per E-Mail senden, wird in die Inkasso-Übersicht die Art des Eintrags geschrieben, die in den Erinnerungen für den Eintrag in die Inkasso-Übersicht festgelegt ist (EI) und in der Notiz wird z.B. vermerkt: E - 11OPM00000001 Notiz zur Erinnerung. Die Notiz kann beliebig sein.

Erstellte Erinnerungen sind auch im Tab Überblick über Dokumente.

Einstellungen im Katalog der Subjekte

Die Vorbereitung bzw. der Versand von Erinnerungen wird auch durch die Einstellungen im Katalog der Subjekte beeinflusst.

Die Art der Geschäftstätigkeit bestimmt die gewählte Art der Geschäftstätigkeit mit dem Subjekt. Wenn für das Subjekt die Art der Geschäftstätigkeit Papier ausgewählt ist, wird diesem Subjekt keine E-Mail gesendet, sondern wir können die Erinnerung drucken. In der eigentlichen Vorbereitung der Erinnerungen ist es möglich, die Versandart der Erinnerung zu ändern, d.h. die E-Mail-Adresse einzugeben und die Art der Geschäftstätigkeit Elektronisch auszuwählen.

Nicht markiert Zinsen werden berechnet bedeutet, dass die Erinnerung gesendet wird, die Zinsen jedoch nicht berechnet werden.

Die angekreuzte Einstellung beim Versand von Erinnerungen Keine Erinnerungen senden bedeutet, dass für dieses Subjekt keine Erinnerungen gesendet werden und es auch nicht unter den gesammelten Kandidaten sein wird, obwohl es fällige Verpflichtungen hat.

Die E-Mail-Adresse für den Versand von Erinnerungen geben wir im Katalog der Kontaktpersonen des Subjekts ein. Die gesammelten E-Mail-Adressen können wir manuell in der Vorbereitung der Erinnerungen korrigieren (hinzufügen, löschen usw.).

Siehe auch die Links:

Erinnerungen im Handbuch.