Reminders

Opomini

Moduli është i destinuar për të kujtuar borxhlinjtë për detyrimet e skaduara. Me ndihmën e modulit ne mbledhim detyrimet e hapura të skaduara në intervale të caktuara kohore dhe dërgojmë kujtesa borxhlinjve përmes postës elektronike ose postës tradicionale.

Kujtesa është e dizajnuar si një lloj dokumenti dhe na lejohet të hapim një numër më të madh dokumentesh për dërgimin e kujtesave me intervale të ndryshme të caktuar për skadimin e dokumenteve.

Përdorimi i modulit të kujtesave lidhet me:

• caktimet në listën e llojeve të dokumenteve,
• krijimin e kujtesave,
• caktimet në listën e subjekteve.

Caktimet në listën e llojeve të dokumenteve

Në listën e llojeve të dokumenteve (Caktimet – Programi – Llojet e dokumenteve) hapim një dokument të ri për dërgimin e Kujtesave. Për hapjen e parë të kujtesës, lista hapet automatikisht kur klikojmë në menunë Kujtesa, përndryshe shkojmë përmes menusë ose me dy klikime në fushën Numri në kujtesë .

Një lloj të ri dokumenti e shtojmë me klikimin në  dhe plotësojmë të gjitha fushat e nevojshme. Përmbajtjen e secilës fushë e gjejmë në lidhjen Caktimi i dokumentit për dërgimin e kujtesave.

Çdo dërgim kujtesash përmes postës elektronike ose postës tradicionale regjistrohet në program. Po ashtu, është e mundur të shihen kujtesat e dërguara të regjistruara në Shkëmbim (Lloji i regjistrimit në shkëmbim). Kjo e lehtëson punën në shkëmbim, sepse që në kontaktimin e subjektit ata shohin kur është dërguar kujtesa.

Kujtesa në krye, Teksti i specifikimit dhe Kujtesa në fund të kujtesës mund të formohen sipas dëshirës. Në këtë rast, ne veprojmë sipas udhëzimeve Përdorimi i variablave në modulit Kujtesa.

Krijimi i kujtesave

Për të arritur funksionalitetin e krijimit të kujtesave, ne qasemi përmes menusë Para – Kujtesa – OPO – Kujtesa.

Fillimisht hapim një dokument të ri  për përgatitjen e kujtesave. Veçanërisht i rëndësishëm është data e llogaritjes, e cila përcakton mbledhjen e kandidatëve për kujtesë. Data e llogaritjes është gjithashtu dita deri në të cilën llogariten interesat në kujtesë.

Ne e kufizojmë zgjedhjen e kandidatëve me parametrat e zgjedhjes:

Vonesa e pagesës mund të llogaritet gjithashtu. Në fushën Lloji i normës së interesit zgjedhim normën e duhur të interesit. Zakonisht bëhet fjalë për normën e interesit që e përcakton Ligji për normat e interesit të vonesave. Programi llogarit interesat sipas normave të interesit nga tabela e zgjedhur Llojet e normave të interesit.

Kandidatët i mbledhim me klikimin në butonin Mblidh .

Sipas numrit të periudhave të futur në listën e llojeve të dokumenteve, varet numri i periudhave të shfaqura (1. periudha, 2. periudha etj.). Në skedën sipër shfaqen të gjitha subjektet dhe dokumentet, ku numri i ditëve të kaluara është më i madh se maksimumi i caktuar në listën e llojeve të dokumenteve.

Kandidatët e mbledhur janë të mbledhur sipas periudhave në dy tabela:

• Pas partnerëve
• Dokumentet e partnerit të zgjedhur

Në tabelën Pas partnerëve përcaktojmë:

• cilat subjekte do të zgjidhen për dërgimin e kujtesave (kolona e Zgjedhur),
• kë të mos i marrim parasysh interesat e llogaritura (kolona e Pa marrë parasysh interesat),
• mund të ndryshojmë mënyrën e parazgjedhur të dërgimit, e cila është caktuar në listën e subjekteve (kolona e Mënyrës së dërgimit) dhe
• adresën elektronike. Edhe adresa elektronike përcaktohet në listën e kontakteve të subjektit (Adresa e postës elektronike për dërgimin e kujtesave). Adresat elektronike të mbledhura mund t'i rregullojmë manualisht në përgatitjen e kujtesave (shtojmë, fshijmë, ndryshojmë, ...).

Dërgimi dhe printimi i kujtesave

Ne mund të printojmë dhe dërgojmë kujtesa për subjektet dhe dokumentet që i shënojmë si Zgjedhur. Dërgimi bëhet me klikimin në butonin Printo kujtesat ose Dërgo kujtesat vetëm për subjektet dhe dokumentet në skedën aktuale.

A do të dërgojmë një mesazh elektronik me kujtesë për një subjekt të caktuar apo do ta printojmë, varet nga caktimi i mënyrës së dërgimit për subjektin në kujtesa (Tabela e shikimit Pas partnerëve - kolona e Mënyrës së dërgimit). Këtë caktim mund ta ndryshojmë në përgatitjen e kujtesave.

Para printimit të kujtesave, ne duhet të zgjedhim Shabllonin e printimit të kujtesës. Kujtesat printohen me klikimin në butonin Printo kujtesat. Nëse është zgjedhur opsioni për Printimin e urdhërpagesave, do të printohen urdhërpagesat. Kujtesat do të printohen për subjektet që kanë zgjedhur mënyrën e dërgimit Papiror.

Opsioni i shënuar na lejon të printojmë kujtesat edhe për ata subjekte dhe dokumente që kanë shenjë në Zgjedhur, megjithëse kemi të shënuar në mënyrën e dërgimit Elektronike.

Nëse në dokument nuk ka shenjë Printo të gjitha, programi printon vetëm dokumentet, ku subjektet kanë shënuar se mënyra e dërgimit është Papiror.

Shenja kur hapim një dokument të ri nuk është e shënuar si parazgjedhje.

Përmes postës elektronike dërgojmë kujtesat me klikimin në butonin Dërgo kujtesat. Kujtesat do të dërgohen për subjektet që kanë zgjedhur mënyrën e dërgimit Elektronike.

Shikimi i historisë

Të gjitha dërgimet ose printimet e kujtesave ruhen. Shikimi i dërgimeve na është në dispozicion në skedën Shikimi i historisë në modulit Kujtesa, midis Shikimit të dokumenteve në Listën e subjekteve dhe në Shkëmbim (caktimi në listën e llojeve të dokumenteve).

• Nëse printojmë kujtesat, në Shkëmbim regjistrohet lloji i regjistrimit, i cili është caktuar në Kujtesa për regjistrim në Shkëmbim (EI). Në kujtesë regjistrohet p.sh: P - 11OPM00000001 kujtesë për kujtesën. Kujtesa mund të jetë sipas dëshirës.
• Nëse dërgojmë kujtesat përmes e-mailit, në Shkëmbim regjistrohet lloji i regjistrimit, i cili është caktuar në Kujtesa për regjistrim në Shkëmbim (EI) në kujtesë regjistrohet p.sh: E - 11OPM00000001 kujtesë për kujtesën. Kujtesa mund të jetë sipas dëshirës.

Kujtesat e krijuara janë të dukshme gjithashtu në skedën Shikimi i dokumenteve.

Caktimet në listën e subjekteve

Në përgatitjen ose dërgimin e kujtesave ndikojnë gjithashtu caktimet në listën e subjekteve.

Mënyra e biznesit përcakton mënyrën e zgjedhur të biznesit me subjektin. Nëse për subjektin është zgjedhur mënyra e biznesit Papiror, atëherë këtij subjekti nuk do t'i dërgohet postë elektronike, por ne do të mund ta printojmë kujtesën. Në përgatitjen e kujtesave është e mundur të ndryshohet mënyra e dërgimit të kujtesës, që do të thotë të futet adresa elektronike dhe të zgjidhet mënyra e biznesit Elektronike.

Jo e shënuar Interesat llogariten do të thotë se kujtesa do të dërgohet, por interesat nuk do të llogariten.

Opsioni i shënuar në Dërgimin e kujtesave Mos dërgo kujtesa do të thotë se për këtë subjekt kujtesat nuk do të dërgohen dhe as nuk do të jetë mes kandidatëve të mbledhur, megjithëse ka detyrime të skaduara.

Adresa elektronike për dërgimin e kujtesave futet në listën e kontakteve të subjektit. Adresat elektronike të mbledhura mund t'i rregullojmë manualisht në përgatitjen e kujtesave (shtojmë, fshijmë, etj.).

Shiko gjithashtu lidhjet:

Opomini në Udhëzues.