Podsjetnici

Opomini

Modul je namijenjen upozoravanju dužnika o dospjelim obveznostima. S pomoću modula prikupljamo dospjela otvorena stavke po proizvoljno definisanim vremenskim intervalima i šaljemo opomene dužnicima putem elektronske ili obične pošte.

Opomin je osmišljen kao vrsta dokumenta i omogućeno nam je otvaranje većeg broja dokumenata za slanje opomena s različito postavljenim vremenskim intervalima dospijeća dokumenata.

Upotreba modula opomina je povezana s:

• postavkama u šifrantu vrsta dokumenata,
• izradom opomina,
• postavkama u šifrantu subjekata.

Postavke u šifrantu vrsta dokumenata

U šifrantu vrsta dokumenata (Postavke – Program – Vrste dokumenata) otvaramo novi dokument/e za slanje Opomina. Za prvo otvaranje opomina šifrant se otvara automatski kada kliknemo na meni Opomini, inače idemo preko menija ili dvoklikom na polje Broj u opomenu .

Novu vrstu dokumenta dodajemo klikom na  i ispunjavamo sva potrebna polja. Sadržaj pojedinog polja nalazimo na poveznici Postavka dokumenta za slanje opomina.

Svako slanje opomina putem elektronske ili obične pošte se zabilježi u programu. Također je moguće poslane opomene vidjeti zabilježene u Naplati (Vrsta zapisa u naplatu). To olakšava rad naplati, jer već prilikom kontaktiranja subjekta vide kada je opomin poslan.

Opomba u zaglavlju, Tekst specifikacije i Opomba u podnožju opomina mogu se slobodno oblikovati. Pri tome se ravnamo prema uputama Upotreba varijabli na modulu Opomini.

Izrada opomina

Do funkcionalnosti izrade opomina pristupamo preko menija Novac – Opomini – OPO – Opomini.

Na početku otvaramo novi dokument  za pripremu opomina. Posebno važan je datum obračuna, koji određuje prikupljanje kandidata za opominjanje. Datum obračuna je također dan, do kojeg se izračunavaju kamate na opomenu.

Izbor kandidata dodatno ograničavamo s parametrima izbora:

Kašnjenje plaćanja možemo također obračunati. U polju Vrsta kamatne stope biramo odgovarajuću kamatnu stopu. Obično se radi o kamatnoj stopi koju propisuje Zakon o propisanoj kamatnoj stopi zakasnelih kamata. Program izračunava kamate prema kamatnim stopama iz odabrane tabele Vrste kamatne stope.

Kandidate prikupljamo klikom na dugme Prikupi .

U zavisnosti od unesenog broja perioda u šifrantu vrsta dokumenata, zavisi broj prikazanih perioda (1. period, 2. period itd.). Na kartici iznad su prikazani svi subjekti i dokumenti, gdje je broj dana prekoračenja veći od najveće određene u šifrantu vrsta dokumenata.

Prikupljeni kandidati su po pojedinim periodima prikupljeni u dvije tabele:

• Po partnerima
• Dokumenti odabranog partnera

U tabeli Po partnerima određujemo:

• koji subjekti će biti odabrani za slanje opomina (kolona Odabrano),
• kome nećemo uzimati u obzir obračunate kamate (kolona Ne uzim. kam.),
• možemo promijeniti zadani način slanja, koji je postavljen u šifrantu subjekata (kolona Način slanja) i
• elektronsku adresu. Također se elektronska adresa određuje u šifrantu kontaktnih osoba subjekta (Adresa el. pošte za slanje opomina). Prikupljene elektronske adrese možemo ručno ispraviti prilikom pripreme opomina (dodati, obrisati, promijeniti, ...).

Slanje i štampanje opomina

Štampamo i šaljemo opomene za subjekte i dokumente koje označimo kao Odabrane. Slanje se prilikom klika na dugme Štampaj opomene ili Pošalji opomene vrši samo za subjekte i dokumente na trenutnoj kartici.

Da li ćemo za određeni subjekt poslati elektronsku poruku s opominom ili ćemo ga moći odštampati, zavisi od postavke načina slanja kod subjekta na opominima (Tabela pregleda Po partnerima - kolona Način slanja). Ovu postavku možemo u pripremi opomina još promijeniti.

Prije štampanja opomina moramo odabrati Predložak ispisa opomina. Opomene štampamo klikom na dugme Štampaj opomene. Ako je odabrana opcija za Ispis platnih naloga, štampat će se platni nalozi. Opomene će biti štampane za subjekte koji imaju odabran način slanja Papirno.

Obeležena opcija nam omogućava ispis opomina i za one subjekte i dokumente koji imaju kvačicu na Odabrano, iako imamo u načinu slanja označeno Elektronsko.

Ako na dokumentu nema kvačice Ispiši sve, program štampa samo dokumente, gdje subjekti imaju označeno da je način slanja Papirno.

Kvačica pri otvaranju novog dokumenta po defaultu nije označena.

Putem elektronske pošte šaljemo opomene klikom na dugme Pošalji opomene. Opomene će biti poslati za subjekte koji imaju odabran način slanja Elektronsko.

Pregled istorije

Sva slanja odnosno štampanja opomina se čuvaju. Pregled slanja nam je dostupan na kartici Pregled istorije u modulu Opomini, između Pregled dok. u Šifrantu subjekata i u Naplati (postavka u šifrantu vrsta dokumenata).

• Ako opomene štampamo, u Naplatu se zabilježi vrsta zapisa, koja je određena u Opominama za zapis u Naplatu (EI). U opombi se zabilježi npr: P - 11OPM00000001 opomba za opomin. Opomba može biti proizvoljna.
• Ako opomene pošaljemo putem e-pošte, u Naplatu se zabilježi vrsta zapisa, koja je određena u Opominama za zapis u Naplatu (EI) u opombi se zabilježi npr: E - 11OPM00000001 opomba za opomin. Opomba može biti proizvoljna.

Izrađeni opomini su vidljivi i u kartici Pregled dokumenata.

Postavke u šifrantu subjekata

Na pripremu odnosno slanje opomina utiču i postavke u šifrantu subjekata.

Način poslovanja određuje odabrani način poslovanja s subjektom. Ako je ovdje za subjekt odabran način poslovanja Papirno, tada ovom subjektu neće biti poslana elektronska pošta, nego ćemo mu moći odštampati opomin. U samoj pripremi opomina moguće je način slanja opomina promijeniti, to jest unijeti elektronsku adresu i odabrati način poslovanja Elektronsko.

Ne označeno Kamate se obračunavaju znači da će opomin biti poslan, a kamate se neće obračunati.

Obeležena postavka na Slanju opomina Ne šalji opomine znači da se za ovaj subjekt opomini neće slati niti će biti među prikupljenim kandidatima, iako ima dospjela obveznost.

Elektronsku adresu za slanje opomina unosimo u šifrantu kontaktnih osoba subjekta. Prikupljene elektronske adrese možemo ručno ispraviti prilikom pripreme opomina (dodati, obrisati, itd.).

Pogledaj još poveznice:

Opomini u Vodiču.