Odobravanje putnih naloga

U Putnim nalozima, imamo mogućnost odobravanja putnih naloga pomoću eProcesa. U nastavku teksta opisali smo neophodna podešavanja koja su potrebna za korektno funkcionisanje eProcesa. 

1. eProces - Oblikovanje poslovnih procesa - podešavanja

1.1 Oblikovanje eProcesa Putni Nalog - Odobravanje u PANTHEON-u

U prvom koraku je neophodno da se proveri da li se eProces nalazi u PANTHEON bazi podataka. Na putanji Podešavanja | Dokumentacija  potrebno je pristupiti opciji Oblikovanje poslovnih procesa . U redu sa alatima, klikom na   može se pretražiti željeni eProces u padajućoj listi. Ukoliko eProces nije na listi, u meniju   (Uvoz / Izvoz podataka) u redu sa alatima potrebno je preuzeti šifarnik pomoću opcije Prenos šifarnika. U prozoru Prenos šifarnika – definicije poslovnih procesa, klikom na taster  Prenesi sa servera, selektovanjem eProcesa pod nazivom  Putni nalog - Odobravanje i klikom na taster Prenesi u šifarnik, vrši se prenos eProcesa u bazu podataka.

1.2 Dodeljivanje zadatka pregleda putnog naloga računovođi  

Nakon što je eProces  instaliran tj. uvezan, u sledećem koraku se u bloku Putni nalog – Računovodstvo defiše korisnik (uglavnom neko iz Računovodstva), koji je odgovoran za pregled validnosti I isplatu putnog naloga (u primeru sa slike Rosa Računovođa). Duplim klikom na blok označen na slici, otvara se prozor u kome odgovorna osoba definiše korisnika za ovaj zadatak u polju Dodeljeno, kao što je prikazano na slici:

1.3 Dodeljivanje zadatka odobrenja putnog naloga Direktoru

Ukoliko je Direktor definisan u delu Adminstratorska kozola| Podešavanja | Preduzeće u polju Direktor, nikakva dodatna podešavanja za zadatak direktora nisu potrebna. U suprotnom, odgovorna osoba koja je dodeljena za odobravanje putnih naloga se dodeljuje na isti način kao i u prethonom koraku, samo u bloku Putni nalog – Direktor, kao što je prikazano na sledećoj slici:

t

1.4 Definisanje prilagiođenih (korisničkih) ispisa za potvrđivanje Putog naloga 

U zadatku Print Report sistemski izveštaj je podrazumevano izabran. 

Ispis za Putne naloge, koji se koristi u eProcesu mora se selektovati iz grupe Putni nalozi.

Ako je potreban korisnički ispis, on se definiše u bloku Print Report, kako je prikazano na slici:

UPOZORENJE Korisnički ispis za eProces mora da pripada grupi ispisa "Putni nalozi"kako bi funkcionisao korektno.

2. Postavke u šifarniku Vrsta dokumenata

U  Vrsti dokumenta na kojoj će se eProces izvoditi, potrebno je proveriti da li su unešeni svi statusi neophodni za eProces: Predlog putovanja (1), U odobravanju (2), Odobreno putovanje (3), Neodobreno putovanje (4), Predlog obračuna (5), U potvrđivanju (6), U dopuni (7), Odobreno (8), Odbijeno (9), Potpisano (S) 

UPOZORENJE Važno je da statusi budu numerisani I označeni po redosledu.

Na Vrsti dokumenta je potrebno takođe dodeliti Klasifikaciju.

3. Postavke u klasifikacijskom planu

U postavkama Klasifikacijskog plana, za klasifikaciju koja je definisana na Vrsti dokumenta (postupak opisan u prethodnom koraku), u polju Poslovni proces, potrebno je izabrati Putni nalog – Odobravanje, kao što je prikazano na slici:

UPOZORENJE Ukoliko Klasifikacija nije definisana na vrsti dokumenta za putni nalog, i za tu klasifikaciju nije definisan Poslovni process, taster za Odobrenje putnog naloga neće biti vidljiv.

4. Postavke autorizacija za korisnike

4.1 Postavke Autorizacija – Zaposleni, koji šalje zahtev na odobrenje

Korisnici moraju imati definisano ovlašćenje za poslovni proces, koji se odnosi na putne naloge i dokumentaciju. Dodatno, za korisnike koji će kreirati putne naloge moraju biti podešena ovlašćenja za statuse, ispise i druge lične podatke.

4.2.  Postavke autorizacija – Nadređeni (korisnik koji odobrava putni nalog)

Za nadređenog korisnika, pored prethodno pomenutih autorizacija, potrebno je dodati I dozvole za pregled podataka podređenih radnika.  

SAVET Postavke authorizacija se moraju proveriti za sve korisnike, koji su uključeni u poslovni proces.

5. Podešavanja u Personalnim mapama

Pojedinci, koji šalju svoje putne naloge na odobrenje kroz poslovni proces, moraju da imaju definisan podatak o svom nadređenom u personalonoj mapi.

6. Dodavanje potpisa

(u pripremi)

Savet Poslovni proces funkcioniše na način da zaposleni mogu da pripreme putni nalog u PAW-u ili granuli Putni nalozi i da ga pošalju na odobrenje svom nadređenom. Na isti način mogu da završe sve naredne korake (npr. finaliziranje putnog naloga nakon službenog puta, dodavanje priloga, itd.).

UPOZORENJE Nadređeni i računovođa ne dobijaju dovoljno informacija o putnom nalogu prilikom odobravanja zadatka pre kreiranja dokumenta u DMS-u u okviru PAW ili Granule. Zato im preporučujemo da koriste Poslovni proces za odobravanje putnih naloga u PANTHEON-u. Ako je jasno na koje se putovanje odnosi, putni nalog se može odobriti i direktno u PAW-u ili Granuli. Kada se dokument doda u DMS, ovaj problem je rešen, jer će osoba koja vrši odobrenje, jasno razumeti na koji se putni nalog odnosi zadatak, pošto su detalji putnog naloga vidljivi na ispisu u DMS-u.