Dodavanje datoteke dokumentima metodom »prevuci i ispusti«

U PANTHEON DMS smo dodali metodu »Drag&Drop« (prevuci i ispusti) i pomoću nje možemo da uvozimo, odnosno, dodajemo dokumente (npr. cjenovnike, ugovore, itd.) u Dokumentaciju.

Dokumente možemo, pomoću pomenute metode, dodati bilo gdje na formama u PANTEON-u.

SAVJET Metoda »prevuci i ispusti« ili drag and drop generalno znači da korisnik može izabrati datoteku tako što će je »uhvatiti« i prevući na drugu lokaciju. Na primjer, odabere datoteku na ekranu računara i prenosi je na drugu lokaciju na ekranu.

UPOZORENJE Dokumente možemo metodom »odaberi i ispusti« ispustiti bilo gdje na formi u PANTHEON-u- To znači da se dokumenti mogu dodavati svim formama, čak i tamo gdje zadato nema Dokumentacije. Na primjer, Bilansi stanja, Kontni plan, Šifrant Klasifikacije artikala itd. (a tim da, prijenosom dokumenata una formu, tu se integriše Dokumentacija ).   Program će kao zadato dodati novi dokument u Dokumentaciju nakon prijenosa ili će dodati datoteku dokumenta u postojeći, ako je to odabrano na formi za unos.   Nakon prijenosa, podaci i dokumenti se čuvaju u bazi podataka. Veza sa dokumentima i šifranti se kreiraju automatski.

Gore opisano vam predstavljamo u sljedećim primjerima.

OPIS PRIMJERA Odgovorna osoba želi da arhiviranom servisnom dokumentu u Dokumentaciji priloži dodatni dokument, dogovoreni prijedlog obrasca za evidentiranje reklamacija kupaca. Takođee, želi da se u šifrant subjkata doda upravo zaključen ugovor sa dobavljačem i, na kraju, interni pravilnik o klasifikaciji artikala u šifrant klasifikacije artikala. To će izvršiti koristeći opcije opisane u nastavku, upotrebom metode »prevuci i ispusti«.: Dodajanje datoteke na Dokument u Dokumentaciji metodom "drag&drop" Dodavanje dokumenata metodom »Drag&Drop« bilo gdje na formu Dodavanje dokumenta metodom »rDrag&Drop« bilo gdje na formu gdje ne postoji Dokumentacija

1. Dodavanje datoteka na Dokument u Dokumentaciji metodom »Drag&Drop«

Odgovorna osoba, pomoću Pretrage dokumenata u Dokumentaciji traži i označava arhivirani dokument servisnog odjela 23-DMS-0-000032.

Želi mu dodati novi dokument: Obrazac za reklamaciju kupca.

U tu svrhu, bira Datoteke i metodom »Drag&Drop« prenosi željeni dokument u Dokumentaciju.

Otvara se obrazac Skeniranje/Uvoz dokumenata.

U prozoru, u poljima unosi podatke:

• Subjekt: bira Adela Administrator jer se radi o dokumentu vezanom za jednog radnika;
• Klasifikacija: 111 - Ugovori o radu, ugovori o uslugama jer se radi o dokumentu koji spada u ugovore.

Obrazac zatvara klikom na dugme Potvrdi.

Nakon što je postupak završen, vidi uspješno dodat dokument na tabu Datoteke.

2. Dodavanje dokumenata metodom »Drag&Drop« bilo gdje na obrazac

Odgovorna osoba želi ugovor koji je primila od preduzeće Elektroprivreda BH d.d. prenijeti u Dokumentaciju.

Otvara Šifrant subjekata.

Datoteku potpisanog ugovora ispusti bilo gdje na obrascu, kada se prikaže ikona za ispuštanje.

UPOZORENJE Dokumente možemo metodom »Drag&Drop« ispustiti bilo gdje na formu u PANTHEON-u, odnosno, u našem primjeru, bilo gdje na obrascu Šifrant subjekata. To znači da nije potrebno tražiti određenog kupca, dobavljača, itd.   Program automatski klasifikuje dokument i povezuje ga sa određenim subjektom, ako mi to navedemo u prozoru Skeniranje.

Program otvara obrazac Skeniranje za dodavanje dokumenta sa prikazanom datotekom.

U prozoru bira:

• Subjekt: Elektroprivreda BH d.d.., jer je ugovor vezan za dotičnog poslovnog partnera i dokument želi vezati za njega;
• Klasifikacija: 431 - Ugovori - poslovni.

Klikom na dugme Potvrdi zaključuje postupak.

Kada se bude pretraživao odabrani subjekt Snabdijevanje vodom d.o.o. u Šifrantu subjekata, odgovorna osoba može vidjeti dokument u Dokumentaciji koji je dodat korištenjem metode »Drag&Drop«.

3. Dodavanje dokumenta metodom »Drag&Drop« bilo gdje na formu gdje ne postoji Dokumentacija

Odgovorna osoba želi da na formi Šifrant klasifikacije artikla doda dokument npr. Garantni list.

Dokumentacija nije zadato interisana u formu.

Prevlači datoteku sa željene lokacije na računaru i ispušta je bilo gdje na formi kada se pojavi ikona iza ispuštanje.

Program otvara obrazac za povezivanje obrasca i PANTHEON DMS sistema: Poveži obrazac sa DMS arhivom.

U prozoru, odgovorna osoba definiše:

• Arhivu: DMS0 - Zadatu arhivu za Dokumentaciju.
• Klasifikacija: 427 - Garancije.

Postupak završava klikom na dugme Potvrdi.

Program otvara obrazac Skeniranje za dodavanje dokumenata u Dokumentaciju sa prikazanom datotekom.

• U prozoru navodi Subjekt: Tecta d.d, jer je to naš interni dokument i samim tim ga vezuje za vlastito preduzeće.
• U prozoru je već dodijeljena Klasifikacija, koju smo odabrali u prerhodnom koraku.

Postupak završava klikom na dugme Potvrdi.

Na ekranu se pojavljuje prozor Pregled dokumenta, koji nam daje uvid u dokument dodat u Dokumentaciju.

Ukoliko odgovorna osoba zatvori Šifrant klasifikacija artikala i želi naknadno da provjeri povezane dokumente u Dokumentaciji, to može učiniti klikom na dugme Uvoz/Izvoz podataka i opcijom Prikaži dokumente.

SAVJET Na formama koji nemaju integrisanu Dokumentaciju, funkcionalnost je dostupna u pregledu dokumenata. Pročitajte više o korištenju funkcionalnosti dugmeta  (Info) koje prikazuje informacije o dokumentima: veze, metapodatke, datoteke, log komentara, u poglavlju Informacije o dokumentu.