Dodajanje datotek dokumentov z metodo povleci in spusti

V PANTHEON DMS smo dodali metodo »povleci in spusti« in s pomočjo slednje lahko uvažamo oz., dodajamo dokumente (npr. cenike, pogodbe, ipd.) v Dokumentacijo.

Dokumente lahko s pomočjo omenjene metode dodajamo kjerkoli na obrazcih v PANTHEON-u.

NAMIG Metoda »povleci in spusti ali drag and drop« splošno pomeni, da uporabnik lahko izbere datoteko tako, da jo »zgrabi« in povleče ter spusti na drugi lokaciji. Na primer prime datoteko na računalniškem zaslonu in jo prenese na drugo lokacijo na zaslonu.

OPOZORILO Dokumente lahko z metodo »povleci in spusti« spustimo kjerkoli na obrazcih v PANTHEON-u. To pomeni, da dokumente lahko dodajamo na vse obrazce, tudi tja kjer privzeto ni Dokumentacije. Na primer Bilance, Kontni plan, Šifrant Klasifikacij Identov ipd. (s tem, ko na obrazec prenesemo dokument, se Dokumentacija tja integrira).   Privzeto bo program v Dokumentaciji ob prenosu dodal nov dokument, ali pa dodal datoteko dokumenta k obstoječemu, če to izberemo na obrazcu za vnos.   Ob prenosu se podatki in dokumenti shranjujejo v bazo. Povezava z dokumenti in šifranti se kreira avtomatično.

Zgoraj opisano smo za vas predstavili v primerih v nadaljevanju.

OPIS PRIMERA Odgovorna oseba želi k arhiviranemu servisnemu dokumentu v Dokumentaciji priložiti dodatni dokument, dogovorjeno predlogo obrazca za beleženje reklamacij kupcev. Prav tako želi dodati pravkar sklenjeno pogodbo z dobaviteljem v šifrant subjektov ter nazadnje interni pravilnik o klasifikaciji identov, v šifrant klasifikacij identov. To bo storila po spodaj opisanih možnostih, z uporabo metode »povleci in spusti«: Dodajanje datotek na Dokument v Dokumentaciji z metodo »povleci in spusti« Dodajanje dokumenta z metodo »povleci in spusti« kjerkoli na obrazec Dodajanje dokumenta z metodo »povleci in spusti« kjerkoli na obrazec, kjer ni Dokumentacije.

1. Dodajanje datotek na Dokument v Dokumentaciji z metodo »povleci in spusti«

Odgovorna oseba s pomočjo Iskanje dokumentov v Dokumentaciji poišče in označi arhivirani dokument servisnega oddelka, 23-DMS0-000005.

Slednjemu želi dodati novi dokument: Obrazec za reklamacijo kupca.

V ta namen izbere zavihek Datoteke ter preko metode povleci in spusti prenese želeni dokument v Dokumentacijo.

Odpre se obrazec Skeniranje/Uvoz dokumentov.

V oknu vnese podatek v polji:

• Subjekt: izbere podjetje Tecta d.d., saj gre za dokument vezan na lastno podjetje;
• Klasifikacija: 33 – Servisna dokumentacija, saj gre za dokument, ki sodi med servisno dokumentacijo.

Obrazec zapre s klikom na gumb Potrdi.

Po zaključenem postopku, vidi uspešno dodan dokument na zavihku Datoteke.

​

2. Dodajanje dokumenta z metodo »povleci in spusti« kjerkoli na obrazec

Odgovorna oseba želi pogodbo, ki jo je prejela od podjetja Alianz prenesti v Dokumentacijo.

Izbere Šifrant subjektov.

Datoteko podpisane pogodbe spusti kjerkoli na obrazcu, ko se prikaže ikona za spust.

OPOZORILO Dokumente lahko z metodo »povleci in spusti« spustimo kjerkoli na obrazcih v PANTHEON-u oz., v našem primeru kjerkoli na obrazcu Šifranta subjektov. To pomeni, da nam ni potrebno iskati določenega kupca, dobavitelja.   Program dokument sam ustrezno klasificira in poveže z določenim subjektom, če mi to ustrezno določimo v oknu Skeniranje/Uvoz dokumentov.

Program odpre obrazec Skeniranje/Uvoz dokumentov za dodajanje dokumentov s prikazano datoteko.

V oknu izbere:

• Subjekt: Alianz d.d., saj je pogodba vezana na dotičnega poslovnega partnerja in dokument želi vezati nanj;
• Klasifikacija: 261 – Pogodbe, saj gre za pogodbo in dokument želi ustrezno umeščati.

Z gumbom Potrdi zaključi postopek.

Ko sedaj poišče izbrani subjekt Alianz v Šifrantu subjektov lahko dokument, ki ga je dodal s postopkom »povleci in spusti« vidi v panelu Dokumentacija, kot vidimo na sliki spodaj.

3. Dodajanje dokumenta z metodo »povleci in spusti« kjerkoli na obrazec, kjer ni Dokumentacije

Odgovorna oseba želi na obrazec Šifrant klasifikacij identov dodati dokument Interni pravilnik oz., akt o klasifikaciji identov.

Na obrazec privzeto ni integrirana Dokumentacija.

Datoteko povleče iz želenega mesta na računalniku in spusti kjerkoli na obrazcu, ko se prikaže ikona za spust.

Program odpre obrazec za povezovanje obrazca in PANTHEON DMS sistema: Poveži obrazec in arhiv DMS.

V tem oknu določi:

• Arhiv: DMSO – privzeti arhiv za Dokumentacijo;
• Klasifikacija – 011 – Pravilniki o notranji organizaciji, saj gre za interni pravilnik.

Postopek zaključi s klikom na gumb Potrdi.

Program odpre obrazec Skeniranje / Uvoz dokumentov za dodajanje dokumentov v Dokumentacijo s prikazano datoteko.

• V oknu določimo Subjekt: Tecta d.d., saj gre za naš interni dokument in ga torej vežemo na naše podjetje.
• V oknu pa je že določena Klasifikacija, saj smo jo izbrali v prejšnjem koraku.

Postopek zaključi s klikom na gumb Potrdi.

Na ekranu se pojavi okno Pregledovalnika dokumentov, ki nam daje vpogled, da je bil dokument dodan v Dokumentacijo.

V kolikor Šifrant klasifikacij identov odgovorna oseba zapre in želi kasneje preveriti povezane dokumente v Dokumentaciji to stori tako, da izberemo gumb Uvoz/Izvoz podatkov ter ukaz Prikaz dokumentov.

NAMIG Na obrazcih, ki nimajo integrirane Dokumentacije, je na voljo funkcionalnost v pregledovalniku dokumentov. Več o uporabi funkcionalnosti gumba  (Info),ki prikaže informacije o dokumentih: povezave, metapodatki, datoteke, dnevnik pogovorov, si preberite v poglavju Informacija o dokumentu.