Dodavanje datoteke dokumentima metodom »povuci i ispisti«

U PANTHEON DMS smo dodali metodu »povuci i ispusti« i pomoću nje možemo uvoziti, odnosno, dodajemo dokumente (npr. cjenike, ugovore, itd.) u Dokumentaciju.

Dokumente možemo, pomoću spomenute metode, dodati bilo gdje na obrascima u PANTHEON-u.

SAVJET Metoda »povuci i ispusti« ili »drag and drop« generalno znači da korisnik može izabrati datoteku tako što će ju »uhvatiti« i prevući na drugu lokaciju. Na primjer, uhvati datoteku na ekranu računala i prenosi je na drugu lokaciju na ekranu.

UPOZORENJE Dokumente možemo metodom »povuci i ispusti« ispustiti bilo gdje na obrascima u PANTHEON-u. To znači da se dokumenti mogu dodavati svim obrascima, čak i tamo gdje podrazumijevano nema Dokumentacije. Na primjer, Bilanca, Kontni plan, Šifrant Klasifikacije Idenata itd. (prijenosom dokumenta u obrazac, tamo se integrira Dokumentacija).   Program će prema zadanim postavkama dodati novi dokument u Dokumentaciju prilikom preuzimanja ili dodati datoteku dokumenta u postojeću, ako je to odabrano na obrascu za unos.   Nakon prijenosa podaci i dokumenti pohranjuju se u bazu podataka. Veza na dokumente i šifrante kreira se automatski.

Gore navedeno smo Vam predstavili u sljedećim primjerima.

OPIS PRIMJERA Odgovorna osoba želi uz arhivirani servisni dokument u Dokumentaciji priložiti dodatni dokument, dogovoreni predložak obrasca za evidentiranje reklamacija kupaca. Također želi dodati upravo sklopljeni ugovor s dobavljačem u šifrarnik subjekata i na kraju interni pravilnik o klasifikaciji identiteta, u šifrarnik klasifikacije identiteta. To će učiniti u opcijama opisanim u nastavku, koristeći metodu »povuci i ispusti«. Dodavanje datoteka na Dokument u Dokumentaciji metodom »povuci i ispusti«. Dodavanje dokumenata metodom »povuci i ispusti« bilo gdje na obraza Dodavanje dokumenta metodom »povuci i ispusti« bilo gdje na obrazac gdje ne postoji Dokumentacija

1. Dodavanje datoteka na Dokument u Dokumentaciji metodom »povuci i ispusti«

Odgovorna osoba, pomoću Pretrage dokumenata u Dokumentaciji traži i označava arhivirani dokument uslužnog odjela: 23-DMS-0-000032.

Želi dodati novi dokument: Reklamaciju kupca.

U tu svrhu bira Datoteke i metodom »povuci i ispusti« prenosi željeni dokument u Dokumentaciju.

Otvara se obrazac Skeniranje.

U prozoru, u poljima unosi podatke:

• Subjekt bira tvrtku Tecta d.d., jer se radi o dokumentu vezanom za vlastitu tvrtku.
• Klasifikacija 33 - Servisna dokumentacija, jer se

Obrazac zatvara klikom na gumb Potvrdi.

Nakon što je postupak završen, vidi uspješno dodani dokument na kartici Datoteke.

2. Dodavanje dokumenata metodom »povuci i ispusti« bilo gdje na obrazac

Odgovorna osoba želi ugovor, koji je primila od tvrtke Alianz, prenesti u Dokumentaciju.

Bira Šifrant subjekata.

Datoteku potpisanog ugovora ispusti bilo gdje na obrascu, kada se prikaže ikona za ispuštanje.

UPOZORENJE Dokumente možemo metodom »povuci i ispusti« ispustiti bilo gdje na obrascu u PANTHEON-u, odnosno, u našem primjeru, bilo gdje na obrascu Šifrant subjekata. To znači da nije potrebno tražiti određenog kupca, dobavljača, itd.   Program automatski klasificira dokument i povezuje ga s određenim subjektom, ako mi to navedemo u prozoru Skeniranje.

Program otvara obrazac Skeniranje za dodavanje dokumenta s prikazanom datotekom.

U prozoru bira:

• Subjekt: Osiguranje Hrvatska d.d., jer je ugovor vezan za odabrog poslovnog partnera i dokument želi vezati za njega;
• Klasifikacija: 261 - Ugovori

Klikom na Potvrdi zaključuje postupak.

Kada se bude pretraživao izabrani subjekt Alianz u Šifrantu subjekata, odgovorna osoba može vidjeti dokument u Dokumentaciji koji je dodan korištenjem metode »povuci i ispusti«.

3. Dodavanje dokumenta metodom »povuci i ispusti« bilo gdje na obrazac gdje ne postoji Dokumentacija

Odgovorna osova želi na obrazac Šifrant klasifikacije identa dodati dokument interni pravilnik odnosno, akt o klasifikaciji idenata.

Prema zadanim postavkama, Dokumentacija nije integrirana u obrazac.

Povlači datoteku sa željenog mjesta na računalu i ispušta je bilo gdje na obrazac kada se pojavi ikona za ispuštanje.

Program otvara obrazac za povezivanje obrasca i PANTHEON DMS sistema: Poveži obrazac sa DMS arhivom.

U prozoru odgovorna osoba definira:

• Arhivu: DMS0 - Podrazumijevanu arhivu za Dokumentaciju.
• Klasifikacija: - 011- Pravilnik o unutarnjoj organizaciji

Postupak završava klikom na gumb Potvrdi.

Program otvara obrazac Skeniranje za dodavanje dokumenata u Dokumentaciju s prikazanim dokumentom.

• U prozoru navodi Subjekt: Tecta d.d. jer je to naš interni dokument i samim tim ga veže za vlastitu tvrtku.
• Klasifikacija je već navedena u prozoru jer smo je izabrali u prethodnom koraku.

Postupak završava klikom na gumb Potvrdi.

Na ekranu se pojavljuje prozor Pregled dokumenata, koji nam daje uvid u dokument dodan u Dokumentaciju.

Ukoliko odgovorna osova zatvori Šifrant klasifikacije idenata i želi naknadno provjeriti povezane dokumente u Dokumentaciji, to može učiniti klikom na gumb Uvoz/Izvoz podataka i opcijom Prikaži dokumente.

SAVJET Na obrascima koji nemaju integriranu Dokumentaciju, funkcionalnost je dostupna u pregledu dokumenata. Pročitajte više o korištenju funkcionalnosti gumbom (Info) koje prikazuje informacije o dokumentima: veze, metapodatke, datoteke, log razgovora, u poglavlju Informacije o dokumentu.