Adăugarea fișierelor document cu metoda drag and drop

În PANTHEON DMS, a fost adăugată o metodă drag-and-drop, care permite importul sau adăugarea documentelor (de exemplu, liste de prețuri, contracte etc.) în Documentație.

Folosind această metodă, documentele pot fi adăugate oriunde pe formularele PANTHEON.

INDICAȚIE În general, drag and drop înseamnă că utilizatorul poate selecta un fișier prin "prinderea" acestuia și "tragerea și plasarea" lui într-o altă locație. De exemplu, utilizatorul poate prinde un fișier de pe ecranul computerului și să-l tragă și să-l plaseze într-o altă locație pe ecran.

AVERTISMENT Documentele pot fi plasate oriunde pe formularele PANTHEON folosind metoda drag and drop. Acest lucru înseamnă că documentele pot fi adăugate pe toate formularele, chiar și pe cele pe care Documentația nu este integrată în mod implicit, de exemplu, pe Bilanțuri, Registrul Conturilor, Categorii de Articole etc. (prin plasarea unui document pe un formular, funcționalitatea Documentație este integrată automat pe acel formular). În mod implicit, programul adaugă un document nou în Documentație când documentul este plasat sau adaugă un fișier document la un document existent dacă această setare este selectată pe formularul de introducere. Când datele și documentele sunt plasate, acestea sunt stocate în baza de date. Legătura cu documentele și registrele corespunzătoare este creată automat.

Iată câteva cazuri de utilizare care vă pot ajuta să înțelegeți cum funcționează această funcție.

REZUMAT CAZ Persoana responsabilă dorește să atașeze un document suplimentar la documentul de service arhivat în Documentație, adică șablonul de formular convenit pentru urmărirea reclamațiilor clienților. Persoana responsabilă dorește, de asemenea, să adauge contractul tocmai încheiat cu furnizorul în registrul Subiecte și, în final, regulile interne privind clasificarea articolelor în registrul Categorii de Articole. Toate acestea se fac folosind metoda drag and drop : Adăugarea fișierelor la un Document în Documentație folosind metoda drag and drop Adăugarea fișierelor folosind metoda drag and drop oriunde pe formular Adăugarea fișierelor folosind metoda drag and drop oriunde pe formularul pe care Documentația nu este integrată

1. Adăugarea fișierelor la un Document în Documentație folosind metoda drag and drop

Folosind funcția de căutare în Documentație, persoana responsabilă caută și marchează documentul de service arhivat: 22-DMS0-000015.

La documentul menționat mai sus, persoana responsabilă dorește să adauge un document nou: formularul de reclamație al clientului.

Pentru a face acest lucru, persoana responsabilă selectează fila Fișiere și folosește metoda Documentație pentru a transfera documentul dorit în Documentație.

Se deschide formularul Scanare/Import documente .

În fereastra formularului, persoana responsabilă introduce următoarele date în câmpuri:

• Subiect: persoana responsabilă selectează Tecta Plc., deoarece documentul care urmează să fie adăugat este un document intern al Tecta.
• Clasificare: 33 – Documentație de service, deoarece documentul care urmează să fie adăugat este clasificat ca documentație de service.

Formularul este închis prin apăsarea butonului Confirmare .

După finalizarea procesului, persoana responsabilă poate vedea documentul adăugat cu succes în fila Fișiere .

Indicație Mai multe fișiere sau foldere pot fi adăugate în același mod ca fișier separat.

2. Adăugarea fișierelor folosind metoda drag and drop oriunde pe formular

În continuare, persoana responsabilă dorește să adauge contractul primit de la Alianz în Documentație.

Mai întâi, persoana responsabilă deschide registrul Subiecte .

Persoana responsabilă poate plasa fișierul contractului semnat oriunde pe formular când apare pictograma de plasare.

AVERTISMENT Folosind metoda drag and drop, documentele pot fi plasate oriunde pe formularele PANTHEON, în acest caz oriunde pe formularul registrului Subiecte. Acest lucru economisește timp, deoarece nu este necesar să căutați un cumpărător, furnizor etc. specific. Programul clasifică automat documentul și îl leagă de un subiect specific dacă acest lucru a fost definit anterior în fereastra Scanare/Import documente .

Programul deschide fereastra Scanare/Import documente pentru adăugarea documentelor, unde fișierul plasat este afișat.

În fereastră, persoana responsabilă selectează următoarele:

• Subiect: Intersport Ltd, deoarece contractul este legat de partenerul de afaceri relevant și documentul trebuie să fie legat de acesta.
• Clasificare: 261 – Contracte, deoarece acesta este un contract și trebuie clasificat ca atare.

Procesul este finalizat prin apăsarea butonului Confirmare .

Când subiectul Alianz selectat este căutat în registrul Subiecte , persoana responsabilă poate vedea documentul care a fost adăugat folosind metoda drag and drop în panoul Documentație , așa cum se vede în imaginea de mai jos.

3. Adăugarea fișierelor folosind metoda drag and drop oriunde pe formularul pe care Documentația nu este integrată

Persoana responsabilă dorește să adauge documentul privind regulile interne, adică Actul Categorii de Articole în formularul Categorii de Articole .

Documentația nu este integrată pe acest formular în mod implicit.

Cu toate acestea, persoana responsabilă poate trage fișierul din locația dorită de pe computer și să-l plaseze oriunde pe formular când apare pictograma de plasare.

Programul deschide o fereastră de formular pentru a lega formularul și sistemul PANTHEON DMS: Legare formular și Arhivă DMS.

În această fereastră, persoana responsabilă definește următoarele:

• Arhivă: DMS0 – Arhiva implicită pentru Documentație.
• Clasificare: 011 – Reguli interne de organizare, deoarece acest document se referă la reguli interne.

Procesul este finalizat prin apăsarea butonului Confirmare .

Programul deschide fereastra Scanare/Import documente pentru adăugarea documentelor în Documentație, unde fișierul plasat este afișat.

• În fereastră, persoana responsabilă selectează Subiect: Tecta Plc., deoarece acesta este un document intern al Tecta și trebuie, prin urmare, legat de Tecta.
• Clasificarea este deja specificată în fereastră, deoarece a fost definită deja în pasul anterior.

Procesul este finalizat prin apăsarea butonului Confirmare .

Fereastra vizualizator de documente apare pe ecran astfel încât persoana responsabilă să poată vedea că documentul a fost într-adevăr adăugat în Documentație.

Dacă persoana responsabilă închide registrul Categorii de Articole și dorește să verifice documentele legate în Documentație la o etapă ulterioară, persoana responsabilă poate face acest lucru apăsând butonul Import/Export Date și opțiunea Afișare Documente .

INDICAȚIE Pe formularele unde Documentația nu este integrată, aceeași funcție este disponibilă folosind vizualizatorul de documente. Pentru mai multe informații despre funcția Info , care afișează informații despre documente, cum ar fi linkuri, metadate, fișiere, jurnal de conversații, consultați capitolul Informații despre document .TEME CONEXE: